Résumé des fonctions
Au sein de l'équipe Approvisionnement et gestion des stocks, la personne titulaire du poste est responsable de l'exécution des activités opérationnelles quotidiennes liées au processus d'approvisionnement et de paiement (Procure-to-Pay), du traitement des transactions, du soutien aux activités de disposition d'actifs et de l'accompagnement des utilisateurs des systèmes d'approvisionnement. Elle veille au respect du cadre de gouvernance de l'approvisionnement du CN en traitant les demandes d'achat, en contribuant à la création des bons de commande, en assurant la gestion des catalogues électroniques, en soutenant les activités administratives liées à la vente d'actifs excédentaires et à la valorisation de la ferraille, ainsi qu'en facilitant la résolution des exceptions liées aux factures et aux bons de commande.Le poste convient à une personne dynamique et rigoureuse souhaitant approfondir son expertise pratique des plateformes d'approvisionnement d'entreprise, notamment SAP, Ariba et Fieldglass, tout en contribuant à l'efficacité, à la conformité et à la performance des activités d'achats opérationnels et de récupération de valeur des actifs.
Principales responsabilités
Gestion transactionnelle et administration des bons de commande
- Valider et convertir les demandes d'achat en bons de commande selon les politiques d'approvisionnement et les autorisations financières établies.
- Veiller à l'exactitude des articles, codes comptables, exigences fiscales et délais de livraison des achats transactionnels.
- Traiter efficacement les demandes afin de respecter les normes de service établies.
Soutien à la valorisation des actifs et aux surplus
- Fournir un soutien opérationnel et administratif à la valorisation des actifs (équipements excédentaires et ventes de ferraille).
- Assurer le suivi des registres de vente, traiter la libération des acheteurs et vérifier la codification financière des produits de disposition.
- Coordonner la logistique, la planification des ramassages et le rapprochement des bordereaux de pesée des matériaux et de la ferraille.
Administration des catalogues et des systèmes
- Contribuer à la gestion des catalogues, listes de prix et données de référence (fournisseurs/acheteurs) dans les systèmes d'approvisionnement.
- Soutenir la mise à jour des catalogues et le chargement des données contractuelles dans les systèmes.
- Collaborer avec la gestion par catégories et la récupération d'actifs pour garantir l'intégrité des données.
Résolution des exceptions (bons de commande et factures)
- Résoudre les écarts d'articles, divergences de quantités et blocages de factures liés au rapprochement des documents d'achat.
- Collaborer avec les fournisseurs et requérants pour régler les problèmes opérationnels et accélérer l'exécution des commandes.
- Assurer un suivi rapide des dossiers en attente pour réduire les retards de traitement.
Conformité et gouvernance
- Veiller au respect des politiques d'approvisionnement, des pouvoirs financiers délégués, des contrôles d'audit interne et des exigences réglementaires applicables.
- Conseiller les utilisateurs sur les canaux d'approvisionnement approuvés, les procédures de déclaration des surplus et l'utilisation adéquate des systèmes d'approvisionnement.
- Contribuer au maintien d'un environnement conforme et contrôlé.
Relations avec les fournisseurs et les acheteurs
- Servir de point de contact opérationnel auprès des fournisseurs et des acheteurs relativement aux confirmations de commande, aux échéanciers de livraison, aux mises à jour de catalogues, aux modalités de ramassage et aux demandes liées aux paiements.
- Recueillir des renseignements sur la performance des fournisseurs et des acheteurs et effectuer le suivi des indicateurs opérationnels pertinents.
- Favoriser des relations de travail efficaces avec les partenaires internes et externes.
Gestion des données et production de rapports opérationnels
- Maintenir à jour les dossiers d'approvisionnement, les registres contractuels, les registres de ventes d'actifs et les indicateurs liés aux demandes d'achat.
- Produire des rapports opérationnels périodiques ainsi que des sommaires des dépenses et des revenus de récupération à l'aide d'Excel, de SAP ou des tableaux de bord disponibles.
- Fournir aux équipes de gestion l'information nécessaire au suivi de la conformité et de la performance opérationnelle.
Conditions de travail
Le poste s'exerce dans un environnement de bureau selon un horaire régulier du lundi au vendredi et est admissible au modèle de travail hybride de l'entreprise. La personne titulaire du poste doit gérer plusieurs priorités et livrer les résultats attendus dans les délais prescrits, avec le soutien de l'équipe afin d'assurer une charge de travail durable et efficace. Des déplacements occasionnels, pouvant représenter jusqu'à 5 % du temps, peuvent être requis. Le rôle exige également la capacité de gérer des volumes transactionnels importants tout en respectant les ententes de niveau de service établies.Exigences
Expérience
- Au moins 2 années d'expérience progressive en approvisionnement, en achats, en gestion des commandes, en administration d'actifs excédentaires ou en gestion de la chaîne d'approvisionnement au sein d'un environnement corporatif, industriel ou d'entreprise
- Expérience pratique des processus transactionnels d'approvisionnement et de paiement, de la gestion de la documentation transactionnelle ainsi que des interactions avec les utilisateurs, les fournisseurs et les acheteurs externes
- Les candidatures présentant une combinaison équivalente d'études, de formation et d'expérience seront considérées.
Éducation/Certification/Désignation
- Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de la chaîne d'approvisionnement ou en logistique
- Participation à un programme de certification professionnelle en approvisionnement, notamment SCMP, CPSM ou CIPS, ou engagement à l'obtenir*
- Les candidatures présentant une expérience pratique, des études ou une formation équivalentes seront considérées.
- Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire).
Compétences
- Nous nous soucions les uns des autres
- Nous visons l'excellence
- Nous réussissons, ensemble
- Nous menons nos activités de façon responsable
- Conformité
- Sens des affaires
- Optimisation des processus
- Exécution à fort impact
- Négociation
Connaissances et compétences techniques
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel, PowerPoint et Word
- Expérience des systèmes intégrés de gestion et d'approvisionnement, notamment SAP, Ariba et Fieldglass*
- Solides compétences en analyse et en visualisation de données
- Maîtrise de l'anglais et du français
- Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire).Incidence sur l'entreprise
Exigences supplémentaires (le cas échéant) 