Vous avez de l'expérience en tant qu'adjoint.e administratif.ve dans un environnement professionnel, idéalement en cabinet d’avocats, et souhaitez évoluer dans un environnement dynamique et international ? Ce poste est fait pour vous !
Notre client, situé à Montréal, est à la recherche d'une personne fiable, compétente et organisée. Vous aurez l'opportunité de soutenir un groupe d'avocat·e·s et d'adjoint·e·s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux services de bureau. Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l'accueil des visiteurs au bureau.
Vos futurs avantages :
- Poste permanent à temps plein, du lundi au
vendredi (35 heures/semaine), présentiel ;
- Assurances collectives (dentaire, médicaments,
lunettes) payées à 100% par l’employeur dès le premier jour ;
- Compte santé de 500 $ par an ;
- Compte de dépenses bien-être et sportives de 300
$ par an ;
- 10 jours de congés maladie et personnels ;
- Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés)
;
- REER disponible dès le premier jour. La participation
de l’employeur sera versée après un an de travail ;
- Assurance vie ;
- De 3 à 4 semaines de vacances par an, selon
l’expérience ;
- Programme de mentorat ;
- Congé parental inclusif ;
- Temps supplémentaire rémunéré à 1.5.
Vos futures responsabilités :
- Préparateur des rapports de dépenses ;
- Traiter des factures dans Chrome River Invoice ;
- Ajouter d'autres parties dans les vérifications
de conflits ;
- Aide à la gestion de documents et à la
préparation des interrogatoires et des procès ;
- Gérer les appels téléphoniques et les messages à
la réception ;
- Rediriger les courriels de manière efficace,
courtoise et professionnelle ;
- Accueillir les clients·e·s, les huissiers et
messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception ;
- Sauvegarder des documents électroniques dans
iManage ;
- Préparer et envoyer des documents au moyen du
logiciel Box ;
- Fournir des services de reprographie ;
- Réserver les services de sténographes officiels,
au besoin ;
- Gérer la réservation des salles de conférence et
de vidéoconférence; s'assurer quotidiennement que le calendrier est à jour ;
- Préparer les salles de conférence en vue des
rencontres et réunions, incluant : la préparation du café et des
rafraîchissements, effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou
déjeuner le cas échéant, et nettoyer les salles après les réunions ;
- Voir à ce que les salles de conférence disposent
toujours des dispositions nécessaires ;
- S'assurer de la propreté générale de l'aire de
réception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain des
visiteurs ;
- S'occuper de l'entretien de la machine à café et
de ses accessoires ;
- Gérer les lave-vaisselle chaque jour et voir à
maintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café,
pour le bureau et pour les salles de conférence ;
- Se charger des commandes pour les éléments
manquants ;
- Effectuer l'expédition des envois par messager
et services de courrier express ;
- Organisateur des factures des huissiers et
messagers de cour; remettre à la comptabilité les pièces justificatives des
envois par messagers au besoin ;
- Mettre à jour de la liste téléphonique et de la
liste des personnes contacts pour les situations d'urgence ;
- Toutes autres tâches connexes, au besoin.
Profil
Compétences et qualités recherchées :
- Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute
autre combinaison équivalente de formation et d'expérience ;
- 3 années minimum d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services
professionnels ;
- Bilinguisme intermédiaire / avancé (français
et anglais) essentiel, à l'oral comme à l'écrit, compte tenu des dossiers traités
dans les deux langues par le cabinet. Échange quotidien avec les autres
provinces canadiennes, les États-Unis et d’autres pays ;
- Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook ;
- Grande rigueur et souci du détail dans l'exécution des tâches ;
- Compétences éprouvées en matière d'organisation et de gestion des priorités ;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
et à respecter des délais serrés ;
- Capacité à se concentrer et à travailler dans un
environnement dynamique ;
- Aptitude à communiquer et à interagir de
manière professionnelle avec tous les membres du personnel du cabinet ;
- Sens de l'autonomie et excellent esprit
d'équipe ;
- Respect de la confidentialité ;
- Capacité d'utiliser différents logiciels et
aptitude à en apprendre de nouveaux ;
- Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de
nouvelles tâches.
Informations contractuelles
Un peu plus d’informations sur le cabinet :
Ce client d’avocats de renommée mondiale, est présent dans plus de 60 bureaux à travers le globe. Spécialisé en commerce international et en affaires commerciales (assurance, transport, construction, énergie, biens de consommation), il offre une expertise complète en litige et en conseils juridiques, avec un fort accent sur le commerce mondial.
Rejoignez un cabinet offrant des ressources étendues, et au sein duquel le respect et l’expertise se conjuguent pour favoriser un environnement de collaboration optimale.
UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et
l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez
à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne. Notez que
nous ne communiquerons qu’avec les candidat.es retenu.e.s.
Au plaisir de vous rencontrer !
