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Motif De L'offre D'emploi
Nouveau poste
Type D’emploi
Employé
Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):
N/A
Famille D’emplois
Opérations commerciales
Nombre De Postes à Pourvoir
1
Faculté/Service - Département
Planification stratégique et mise en œuvre
Campus
Pavillon Roger-Guindon
Affiliation Syndicale
PSUO
Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)
2026/11/12
Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)
2026/11/23
Heures Par Semaine
35
Classe Salariale
SSUO Grade 11
Échelle Salariale
$95,594.00 - $120,750.00
Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.
Raison D’être Du Poste
Diriger et coordonner les activités de la direction, les systèmes administratifs et les fonctions de gestion des priorités du Bureau de la doyenne ou du doyen de la Faculté de médecine afin de faciliter l’exercice des responsabilités de la doyenne ou du doyen en ce qui concerne l’Université, la Faculté, l’enseignement, la recherche, les partenariats cliniques et les relations externes. Établir et maintenir des voies de communication efficaces entre la doyenne ou le doyen et les équipes de direction et de haute direction de la Faculté, l’administration centrale, les unités scolaires, les hôpitaux affiliés, les instituts de recherche, la population apprenante, les partenaires externes et les autres principales parties prenantes. Conseiller la doyenne ou le doyen sur le plan stratégique à l’égard des enjeux émergents, des priorités, des possibilités, des risques et des questions nécessitant une intervention ou une décision.
Superviser la coordination des agendas, des obligations, des projets et des dossiers à traiter de la doyenne ou du doyen afin d’assurer l’efficacité et la cohérence des activités au sein du Bureau. Anticiper les problèmes et les développements susceptibles d’avoir une incidence sur les responsabilités de la doyenne ou du doyen et les priorités de la Faculté, faire la synthèse des renseignements et des points de vue pertinents, et préparer des options, des recommandations et des pistes d’action afin de favoriser une prise de décision éclairée et un leadership efficace.
Élaborer, mettre en œuvre et surveiller les plans et les processus opérationnels, les systèmes d’information et les mécanismes de suivi à l’intention de la direction, ainsi que les cadres de coordination de projets nécessaires à l’exercice quotidien du leadership de la doyenne ou du doyen et à l’exécution des décisions et des obligations en temps voulu. Effectuer des analyses, formuler des recommandations, coordonner les processus décisionnels, assurer le suivi des priorités et veiller à l’utilisation responsable des ressources du Bureau.
Responsabilités Particulières
- Fonctionnement et leadership du Bureau de la doyenne ou du doyen : Apporter des conseils stratégiques à la doyenne ou au doyen. Diriger et superviser l’ensemble des activités opérationnelles du Bureau afin d’assurer la réalisation efficace, cohérente et professionnelle de ses priorités, obligations et mandats. Anticiper les enjeux émergents et les possibilités, cerner les questions nécessitant l’attention de la doyenne ou du doyen et présenter des analyses, des options et des recommandations pour éclairer ses décisions. Coordonner les processus de travail, les échéances, les étapes décisionnelles et les mécanismes de suivi afin de faciliter l’exercice de son leadership à la Faculté de médecine et, plus largement, à l’Université d’Ottawa.
- Gestion de projets : Élaborer et piloter des projets et des initiatives complexes, proposés de sa propre initiative pour répondre aux besoins opérationnels et stratégiques ou confiés par la doyenne ou le doyen, qui nécessitent une coordination interfonctionnelle, notamment pour assurer les suivis, résoudre les problèmes et coordonner les parties prenantes. Élaborer des propositions de projet, des plans de travail, des échéanciers, des documents d’information, des registres des risques et des outils de suivi des mesures, et faciliter la mise en œuvre des priorités opérationnelles de la doyenne ou du doyen. Veiller à ce que le tout cadre avec les plans stratégiques applicables au niveau facultaire ou organisationnel établis par la doyenne ou le doyen et la direction de la planification stratégique et de la mise en œuvre.
- Gouvernance et comités : Encadrer la planification, la coordination et le suivi des travaux des comités, des groupes de travail, des retraites et des réunions de haut niveau que préside ou soutient la doyenne ou le doyen, notamment ceux de la direction et des instances de gouvernance de la Faculté. Veiller à l’établissement stratégique des ordres du jour, à la préparation de la documentation ainsi qu’à la consignation des décisions et au suivi des mesures à prendre, et s’assurer que les approbations requises ou les questions nécessitant l’intervention d’une instance supérieure sont acheminées par les voies appropriées de l’Université.
- Amélioration continue : Élaborer, mettre en œuvre et évaluer des processus, des méthodes, des modèles, des outils de suivi et des normes opérationnelles afin d’accroître l’efficacité, la fiabilité et le professionnalisme du Bureau. Cerner les lacunes sur le plan opérationnel, recommander et mettre en œuvre des améliorations concrètes afin de réduire les dédoublements, de clarifier les responsabilités et d’améliorer les services offerts à la doyenne ou au doyen, à la direction et aux parties prenantes.
- Gestion des enjeux et coordination des risques : Surveiller les enjeux émergents, les échéances, les risques d’atteinte à la réputation et les questions délicates touchant le Bureau et la Faculté de médecine. Fournir rapidement à la doyenne ou au doyen les renseignements, les analyses et les conseils nécessaires concernant ces enjeux, les points de vue des parties prenantes, les possibilités, les préoccupations et les questions nécessitant son attention ou son intervention. Anticiper les répercussions et recommander les approches ou les mesures à prendre pour favoriser la réalisation de ses priorités et de ses initiatives stratégiques ainsi que le maintien de ses relations. Faire preuve de jugement et de discrétion pour évaluer le degré d’urgence, coordonner les interventions, soumettre au besoin les enjeux aux instances appropriées et veiller à faire intervenir les parties prenantes concernées en temps utile et de façon professionnelle.
- Gestion des ressources et coordination du Bureau : Contribuer à la planification et à la gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles nécessaires au bon fonctionnement du Bureau. Superviser le personnel de soutien administratif ou de projet, répartir le travail, établir les priorités, assurer le suivi des livrables et fournir des conseils, en plus de participer aux processus de gestion du rendement en collaboration avec la ou le gestionnaire responsable ou les partenaires des Ressources humaines.
- Liaison et coordination avec les parties prenantes : Agir à titre de trait d’union entre la doyenne ou le doyen et les parties prenantes internes et externes, notamment les membres de la direction facultaire et universitaire, les directions de département, les hautes fonctions administratives, les services centraux, d’autres décanats et les divers bureaux de la haute direction de l’Université, ainsi que les hôpitaux affiliés, les instituts de recherche, les instances gouvernementales, les philanthropes, les partenaires communautaires et d’autres organisations. Assurer la circulation efficace de l’information, le suivi des dossiers en temps opportun et la coordination des interventions dans les sphères de responsabilité de la doyenne ou du doyen.
- Gestion de l’agenda et des priorités de la doyenne ou du doyen : Superviser la gestion de l’agenda de la doyenne ou du doyen en organisant les priorités en amont et en assurant l’avancement et le suivi des obligations, des réunions, des décisions et des mesures qui en découlent. Veiller à ce que les dossiers nécessitant son attention soient traités dans le bon ordre, bien documentés et pris en charge en temps opportun.
- Supervision de l’équipe : Assurer la supervision du personnel de soutien, y compris la gestion du rendement, l’établissement des objectifs de l’équipe ainsi que l’élaboration des plans de formation et de perfectionnement professionnel. Veiller à ce que chaque membre de l’équipe s’acquitte efficacement de ses responsabilités afin d’assurer la qualité du travail produit par le Bureau et le respect des normes les plus élevées. Fournir au personnel les ressources et les outils nécessaires à l’exercice de ses fonctions et à l’atteinte des objectifs opérationnels, et superviser la coordination, la répartition et l’examen des tâches afin d’assurer une distribution équitable de celles-ci et de la charge de travail.
- Documentation et rapports : Préparer à l’intention de la doyenne ou du doyen des notes d’information, des ordres du jour, des documents de référence et d’aide à la décision, des points d’allocution, des présentations, des rapports et de la correspondance. Effectuer des recherches et des analyses, faire la synthèse de renseignements complexes, cerner les options, les répercussions et les risques, et formuler des conseils et des recommandations fondés sur des données probantes afin d’éclairer la prise de décisions, l’établissement des priorités et les orientations stratégiques de la doyenne ou du doyen.
Qualités Essentielles
- Baccalauréat dans une discipline pertinente ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
- Sept ans d’expérience dans un poste semblable.
- Titre professionnel PMP, un atout.
Autres Qualités Et Compétences
- Expérience de la préparation de plans d’affaires, de documents de planification et de tableaux de bord organisationnels comprenant des objectifs, des cibles, des stratégies et des indicateurs de rendement.
- Expérience de la gestion du changement organisationnel.
- Connaissance approfondie de la culture et du fonctionnement d’une université, un atout.
- Leadership inspirant s’illustrant par une capacité à susciter la collaboration et la mobilisation des partenaires et des collègues grâce à l’innovation et à l’excellence.
- Connaissance des enjeux et des défis spécifiques aux communautés francophones en milieux minoritaires au pays.
- Capacité reconnue de considérer les questions complexes de façon stratégique pour en arriver à des recommandations et des plans d’action réfléchis.
- Aptitudes communicationnelles exceptionnelles permettant de présenter et d’expliquer des idées et des enjeux complexes à différents publics internes et externes.
- Fortes aptitudes dans la rédaction de rapports à l’intention de la haute administration et de différentes instances.
- Capacité à évaluer et à traiter des enjeux complexes de manière claire et réfléchie afin de les résoudre rapidement sans compromettre les activités et les relations.
- Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
Compétences Clés à L’Université D’Ottawa
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.
