Milieu de travail
La
Direction des affaires professorales gère tous les aspects de la carrière des membres du corps professoral à HEC Montréal. Ce corps professoral est composé de plus de 300 personnes, incluant environ 250 professeurs et 60 maîtres d’enseignement regroupés en 11 départements distincts. De plus, un groupe d’environ 500 chargés de cours contribue sur une base contractuelle aux enseignements dispensés par les départements. Dans ce contexte, la direction des affaires professorales coordonne les activités des 11 directions de département, se préoccupe de la gestion des talents en gérant l’ensemble des dimensions de la carrière des membres du corps professoral. En parallèle, elle collabore avec les 11 départements d’enseignement dans la gestion du soutien administratif, la gestion des opérations et l’amélioration des processus.
Rôle et responsabilités
L'adjointe ou l’adjoint soutien aux affaires professorales remplace les absences des adjoints(es) aux activités professorales et des adjoints(es) de direction, comble les besoins ponctuels et prête main‑forte lors des périodes achalandées afin d’assurer la continuité des services. En collaboration avec les directions des départements d’enseignement, le corps enseignant, et les équipes administratives, la personne titulaire de l’emploi prend en charge un large éventail de tâches liées à l’administration, à la coordination, aux activités pédagogiques et au soutien à la gestion. Selon les remplacements et les responsabilités y étant rattachées, la personne titulaire de ce poste peut être admissible à une prime d’affectation temporaire en fonction des modalités. De plus, elle peut être appelée à soutenir la directrice-conseil de la DAP sur différents projets d’amélioration des processus ainsi qu’au niveau du soutien administratif requis au bon déroulement des assemblées annuelles des professeurs. Enfin, elle s’intègre rapidement à de nouveaux environnements de travail afin d’assurer la continuité des opérations et le respect des échéanciers.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :
Soutien aux activités professorales des départements : Au besoin, remplace les adjoints(es) aux activités professorales des départements d’enseignement.
- Voit à l'organisation matérielle des cours :
- Informe le corps enseignant des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.
- Crée et met à jour les sites de cours Zone Cours;
- Commande le matériel pédagogique selon les dates butoirs de la COOP. Prépare et distribue les recueils, quiz, plans de cours et autres documents pédagogiques auprès de la communauté étudiante concernée;
- Effectue les déclarations de droits d’auteur;
- Assure le suivi dans la préparation des examens (montage, lecture, correction, mise en page) pour fin d’impression selon l’horaire prévu par le registrariat et planifie les remises de travaux, tests et quiz sur Zone Cours.
- Assure le suivi des demandes d’absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.
- Reçoit les visiteurs, fournit les renseignements d’ordre courant ou relevant de sa compétence.
- De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l’École.
- Prépare divers documents, compile des données, saisit les textes et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et anglaise.
- Prépare les relevés de dépenses des professeurs et des invités externes et assure le suivi auprès du service de comptabilité et trésorerie.
- Aide les membres du corps enseignant en répondant à leurs demandes de support liées aux ressources pédagogiques, à l'organisation des cours et à l'utilisation des outils numériques.
- Assiste le corps enseignant dans la réalisation de leurs activités et divers projets.
Soutien à la direction des départements d’enseignement : Au besoin, remplace l’adjoint(e) de direction d’un département d’enseignement.
- Informe la direction du département des procédures administratives en matière de budget, des opérations courantes, des échéanciers ainsi que des tâches à réaliser.
- Voit à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou des activités de la direction du département.
- Prépare les documents administratifs et les informations pertinentes pour établir les prévisions budgétaires de son secteur de travail, en effectue le suivi régulier, et renseigne la direction du département sur les montants disponibles.
- Participe au traitement et au suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
- Demandes d’autorisation d’engagement.
- Demandes de paiement pour personnel contractuel.
- Demande de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation.
- Demande d’achat.
- Tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
- Prépare, tient à jour et fait le suivi des dossiers du corps professoral et enseignant (recrutement, engagement, promotion, congés, conciliation des charges d’enseignement, etc.).
- Voit à l’organisation logistique des séminaires et autres activités du département (remboursement des dépenses, réservation de chambre d’hôtel, réservation de salles, etc.).
- Assure le transfert des connaissances relatives aux processus, outils et systèmes administratifs utilisés par les départements.
- Au besoin, effectue la mise à jour de pages Web du département.
Soutien administratif dans différents projets d’amélioration des processus sur différentes plateformes (création de calendriers opérationnels, création de tableaux de bord pour les adjoints(es), etc.).
- Participe à l’amélioration et à l’automatisation des processus de travail.
- Met à jour et optimise l’intranet des adjoints(es) (ZoneAdmin) et des listes de distribution Sympa.
Assemblée des professeurs : Annuellement, assiste la direction de l’assemblée des professeurs dans la gestion administrative des rencontres.
- Coordonne l’organisation des assemblées des professeurs et assure leur bon déroulement. Planifie les aspects logistiques (salles, équipements, services alimentaires et demandes de services).
- Prépare et diffuse les communications, convocations, ordres du jour et outils d’inscription.
- Maintient à jour les plateformes administratives et les informations destinées aux membres.
- Agit comme personne-ressource auprès des professeurs, des unités administratives et des fournisseurs.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
Profil recherchéSCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat
- Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES À L’EMPLOI
- Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- La langue principale d'enseignement à HEC Montréal est le français. Certains cours et programmes sont offerts en anglais. La connaissance de l’anglais est requise pour l’organisation des cours en cette langue et pour la communication avec la clientèle étudiante non francophone.
- Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex. : Office 365, Excel, Teams, SharePoint, etc.).
- Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web : environnements numériques d'apprentissage (Zone Cours/Canvas), systèmes de gestion de contenu (WordPress, Drupal, etc.).
- Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
- Connaissance du milieu universitaire
APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES
- Grande capacité d’adaptation et polyvalence
- Autonomie, initiative et débrouillardise
- Habiletés dans les relations interpersonnelles et le service à la clientèle
- Discrétion, tact et diplomatie
- Rigueur, minutie, précision et souci du détail
- Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
- Aptitude démontrée pour le travail en équipe
- Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
- Capacité d’exercer un jugement éthique, notamment dans la gestion de l’information confidentielle ou issue de ressources organisationnelles
- Démontre une volonté d’apprentissage, une ouverture au changement et une capacité à travailler dans un environnement en constante évolution
Avantages
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été (selon la politique en vigueur)
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine
