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Motif De L'offre D'emploi
Remplacement temporaire d'un poste permanent
Type D’emploi
Employé
Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):
11
Famille D’emplois
Soutien administratif
Nombre De Postes à Pourvoir
1
Faculté/Service - Département
Bibliothèque de l’Université d’Ottawa
Campus
Pavillon Morisset
Affiliation Syndicale
PSUO
Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)
2026/09/04
Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)
2026/09/17
Heures Par Semaine
35
Classe Salariale
SSUO Grade 08
Échelle Salariale
$68,149.00 - $86,083.00
L'Université d'Ottawa : un carrefour de cultures et d'idées
L'Université d'Ottawa abrite une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiantes et étudiants, enseignantes et enseignants et membres du personnel qui vivent, travaillent et étudient en anglais et en français. Notre campus est un carrefour de cultures et d'idées où des esprits audacieux se rencontrent pour donner naissance à des idées révolutionnaires. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et le renforcement de la diversité au sein de notre corps enseignant et de notre personnel constitue un pas dans cette direction. Notre objectif est d’offrir aux étudiantes et aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.
Nous figurons parmi les dix meilleures universités de recherche du Canada : nos professeures et professeurs et chercheuses et chercheurs explorent de nouvelles approches pour relever les défis d’aujourd’hui. Comptant parmi les rares universités canadiennes classées parmi les 200 meilleures au monde, nous attirons des penseuses et penseurs exceptionnels et accueillons des perspectives diverses venues des quatre coins du globe. Nos employées et employés se mobilisent autour d’un objectif commun : l’amélioration continue, le développement personnel, l’excellence du service, le travail d’équipe et la passion pour l’apprentissage, animés par la volonté de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Les contributions de chacun sont valorisées, et nous contribuons tous à faire de l’Université d’Ottawa une institution de classe mondiale. Mais surtout, nous veillons à ce que vous puissiez atteindre pleinement votre potentiel.
Car à l’université d'Ottawa, vous êtes à votre place !
À propos de la bibliothèque
Conformément à la vision ambitieuse et aux aspirations fondamentales du plan de « Transformation 2030 », la bibliothèque de l’Université d’Ottawa favorise la recherche de pointe et soutient un apprentissage transformateur en mettant à la disposition de la communauté de l’Université d’Ottawa une expertise, des services, des collections et des technologies, le tout dans un environnement accueillant et propice à l’épanouissement.
La bibliothèque de l’Université d’Ottawa se compose de trois bibliothèques principales – la bibliothèque Morisset (arts et sciences), la bibliothèque de droit Brian Dickson et la bibliothèque des sciences de la santé – ainsi que d’un certain nombre de collections de recherche spécialisées. Elle emploie environ 150 personnes, dont 55 bibliothécaires, au service des étudianbtes et étudiants, des enseignantes et enseignants et du personnel de l’université.
Raison Du Poste
Fournir un soutien administratif au cadre supérieur (Bibliothécaire en chef et doyenne des bibliothèques, Directrice ou directeur du personnel) pour assurer le bon fonctionnement du cabinet et appuyer la mise en oeuvre des activités et des projets. Exercer toutes ses fonctions de façon autonome et proactive : pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des événements et des projets assignés.
Responsabilités Typiques
- Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre supérieur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et informer ou impliquer le supérieur lorsque nécessaire.
- Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre supérieur. Développer et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du cabinet du cadre supérieur en respectant les règles de l’Université et en protégeant l’image du service. Assister aux réunions de la haute direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le dirigeant principal. Préparer des demandes pour approbation par le Bureau des gouverneurs, le Sénat, le CA et autres comités et sous-comités.
- Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre supérieur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des réunions, des comités et des sous-comités qui sont présidés par le cadre supérieur. Tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.
- Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre supérieur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.
- Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.
- Production des rapports : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision, les projets spéciaux et les activités de la direction.
- Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
Connaissances, expérience et habiletés
Qualités Essentielles
- Formation postsecondaire en administration, bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
- Au moins 05 années d’expérience manifestée dans un rôle semblable.
Autres Qualités
- Expérience en rédaction administrative bilingue, très bonne connaissance de la grammaire
- Très bonne connaissance des logiciels informatiques
- Sens de l’organisation, d’autonomie et de jugement
- Excellentes aptitudes en communication
- Bilinguisme: Français et Anglais (oral et écrit)
Compétences Clés à L’Université D’Ottawa
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à
[email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.
