Lieu de travail: 1808 rue Sherbrooke Ouest, Montréal, Québec H3H 1E5
Statut: Temps plein
Salaire : selon l'expérience
Travailler dans un environnement inspiré de la philosophie japonaise te parle? Es-tu de nature minimaliste, organisé et de caractère épuré? L’hôtel SENS est fait pour toi. Situé sur la rue Sherbrooke, la plus grande rue de la métropole, cet hôtel t’offre la possibilité de te développer comme professionnel dans le domaine hôtelier. En plus de travailler pour l’hôtel SENS, tu travailleras aussi pour le Château Versailles. Situé en face de l’hôtel SENS, cet hôtel fait partie de l’héritage montréalais. Son charme historique est toujours présent à travers les foyers et les moulures à la française. Un poste t’attend pour te permettre de te surpasser dans le milieu professionnel hôtelier.
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Relevant directement de la Directrice des ventes et du marketing, le ou la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires des ventes et jouera un rôle essentiel dans le soutien administratif et opérationnel du département, la coordination des groupes et l'organisation des événements.
La personne recherchée se distingue par son sens de l'organisation, sa rigueur, sa polyvalence et son excellent service à la clientèle. Une expérience en hôtellerie, en ventes, en coordination de groupes ou en événementiel constitue un atout important.
Principales responsabilités
Soutien administratif et coordination des ventes
- Répondre aux appels entrants et aux demandes de renseignements concernant les ventes, les groupes et les événements.
- Assurer le traitement des demandes clients et effectuer les suivis nécessaires.
- Soutenir les gestionnaires des ventes ainsi que la Directrice des ventes et du marketing dans leurs activités quotidiennes.
- Assurer une communication efficace entre les différents départements de l'hôtel, notamment les ventes, les réservations, la réception, la restauration et les opérations.
- Maintenir à jour les dossiers clients, les bases de données et les documents du département.
- Préparer des listes de prospection et effectuer des recherches de clients potentiels afin de soutenir les activités de développement des affaires.
- Effectuer des visites des établissements auprès de clients potentiels en l'absence des gestionnaires des ventes.
Gestion et coordination des groupes et événements
- Assurer la coordination administrative et opérationnelle des groupes et événements, de leur confirmation jusqu'à leur départ.
- Saisir et mettre à jour les informations dans Opera Cloud, notamment les tarifs corporatifs, les réservations de groupes, les blocs de chambres et les listes de chambres (rooming lists).
- Créer les liens de réservation pour les contrats corporatifs et les groupes dans TravelClick ou SynXis, lorsque requis.
- Coordonner les groupes, avec ou sans événement ou service de restauration, en collaboration avec les différents départements.
- Effectuer les suivis auprès des responsables de groupes avant, pendant et après leur séjour.
- Assurer le suivi des dépôts, des paiements et des modalités de facturation.
- Préparer et transmettre les résumés de groupes ainsi que les documents opérationnels aux départements concernés.
- Préparer et distribuer les documents relatifs aux événements et banquets, au besoin.
- Veiller à la transmission précise et rapide des informations importantes aux équipes opérationnelles.
- Agir à titre de personne-ressource pour les groupes et contribuer au bon déroulement de leur séjour.
- Assurer le suivi de la facturation et transmettre les factures après le départ des groupes, lorsque requis.
Soutien opérationnel et gestion administrative
- Saisir et soumettre les factures dans Tipalti pour approbation et paiement, et assurer les suivis nécessaires.
- Préparer et gérer les horaires du personnel affecté au service du petit-déjeuner au Château Versailles.
- Effectuer les commandes de nourriture, de fournitures et de matériel nécessaires au service du petit-déjeuner au Château Versailles.
- Assurer le suivi des inventaires et anticiper les besoins opérationnels du service.
- Accomplir toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement du département des ventes.
Qualifications Requises
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
- Sens aigu de l'organisation, rigueur et souci du détail.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à établir efficacement les priorités.
- Aptitude à travailler dans un environnement dynamique et à respecter les échéanciers.
- Autonomie, initiative, bon jugement et capacité à résoudre les problèmes.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word et Excel.
- Professionnalisme, attitude positive et excellent sens du service à la clientèle.
- Esprit d'équipe et capacité à collaborer efficacement avec différents départements.
- Expérience en hôtellerie, en ventes, en coordination de groupes ou en événementiel, fortement souhaitée.
- Connaissance d'un système de gestion hôtelière, notamment Opera Cloud, considérée comme un atout.
- Connaissance de TravelClick, SynXis ou Tipalti, un atout.
- Bilinguisme français-anglais requis, en raison des communications régulières avec une clientèle locale, canadienne et internationale.
Qui sommes-nous:
Tidan est un groupe hôtelier et immobilier en affaires depuis 52 ans avec un portefeuille de 12 hôtels et plus de 65 propriétés immobilières, ainsi que le plus grand club de tennis à travers l’Amérique du Nord. Pour en savoir plus sur Tidan, visitez notre site: https://www.tidan.com/fr/.
Pourquoi intégrer notre équipe:
En dehors des salaires compétitifs, nous offrons des avantages sociaux, tels que les assurances collectives qui comprennent l'assurance vie, l'assurance d'invalidité et l'assurance médicale et dentaire, ainsi que des soins de la vue. Nos employés ont accès 24h/7 jours de façon virtuelle à des professionnels de la santé via le programme d’aide aux employés. Vous avez des journées personnelles et des vacances qui sont prévues selon le département et l’hôtel que vous intégrez. Un bonus est également prévu via notre programme de référencement et encore plus.
Nous croyons au travail d’équipe et nous nous engageons à créer une équipe hautement performante que ce soit par des formations ou en solidifiant les relations d’équipe. Nous avons une admiration pour nos employés qui se donnent des défis professionnels et nous les soutenons dans leur réalisation. Faites le pas et joignez-vous à l’équipe Tidan par nos multiples opportunités d’emplois, que ce soit dans le domaine hôtelier ou immobilier, il y a une place pour vous. 