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Résumé Du Poste
Sous la direction du superviseur immédiat, exécuter diverses tâches de secrétariat, notamment le traitement de texte, le soutien des activités administratives et la vérification des documents en vue de leur soumission interne et externe. Répondre aux demandes de renseignements générales et des étudiants concernant les politiques, les procédures et les pratiques du secteur. Remplir des formulaires administratifs, tenir des registres, saisir et vérifier des données. Aider à l'organisation d'événements spéciaux. Organiser les voyages. Tenir l'inventaire des fournitures et gérer l'argent liquide. Ouvrir et trier le courrier.
Principales Tâches Et Responsabilités
- Dactylographie divers documents tels que correspondance, manuscrits, rapports, propositions de subventions, tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes. En suivant des instructions, il prend des dispositions pour la publication de documents, tels que le manuel du département, les pages Web et les brochures publicitaires. Mettre en forme selon les spécifications en utilisant des applications informatiques standard. Vérifier l'exhaustivité et corriger les fautes de grammaire et d'orthographe. Rédiger la correspondance courante.
- Effectuer la saisie de données pour mettre à jour les systèmes d'information informatisés relatifs à la gestion, aux dossiers des patients ou des étudiants. Produire des listes et des rapports à l'aide des logiciels appropriés. Se tenir au courant des applications informatiques courantes et les mettre en œuvre. Peut agir comme personne ressource pour les logiciels de bureautique standard.
- Obtenir, compiler et fournir des informations factuelles en consultant la documentation pertinente et en contactant les personnes ressources internes et externes appropriées. Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes générales et aux demandes des étudiants concernant les politiques, les procédures et les pratiques du secteur. Répondre aux questions ou orienter vers la personne ressource appropriée.
- Recevoir, filtrer, diriger et faire des appels téléphoniques ; prendre et transmettre des messages. Organiser des réunions et contacter les participants concernant l'heure, le lieu et l'objectif général de la réunion. Assister aux réunions, rédiger et distribuer les procès-verbaux. Sur demande, fixer et organiser des rendez-vous et prendre des dispositions pour les déplacements.
- Effectuer les tâches administratives courantes telles que l'inventaire et la commande des fournitures de bureau, le retour des marchandises et la remise des clés. Contacter les personnes ressources concernant la gestion des installations et assurer le suivi des travaux prévus. Réserver des salles pour des cours, des séminaires et d'autres événements, et réserver du matériel et d'autres services ; apporter des changements lorsque cela est demandé et/ou nécessaire.
- Traiter les bons de commande, les demandes de chèques, les avances de voyage, les notes de frais et gérer la petite caisse. Entretenir les photocopieurs, distribuer les codes de photocopie et répartir les frais. Organiser les services d'impression et la réparation ou l'entretien du matériel de bureau. 7. Effectue diverses tâches de bureau telles que le tri, le classement et la récupération de dossiers ou de documents, la photocopie et l'assemblage de documents, l'affichage d'avis et la réception, la distribution, l'adressage et l'envoi de courrier. Peut faire office de messager.
- Utilise du matériel de bureau standard tel qu'un ordinateur personnel, une machine à écrire, une calculatrice, un photocopieur et un télécopieur.
- La liste des tâches et des responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être accomplies par un employé dont le poste a été apparié à cette description de poste générique.
Autres Compétences Et/ou Aptitudes Qualifiantes
Le titulaire du poste doit posséder un niveau élevé de compétences organisationnelles, une capacité à effectuer plusieurs tâches et s'épanouir dans des environnements de travail à fort volume. Solides compétences en communication pour être en mesure d'interagir avec les différents niveaux des membres de la faculté. Il doit maîtriser l'informatique ainsi que les logiciels de McGill et la suite Office. Français (écrit et parlé) requis.
L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEP - Systèmes de bureautique 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau E) $27.75 - $34.40
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Conseiller pédagogique aux affaires étudiantes
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-09-13
Date Limite Pour Postuler
2026-10-12
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 