Notre client, une clinique privée de médecine esthétique et de chirurgie faciale parmi les plus reconnues à Montréal, est à la recherche d’un(e) Gestionnaire de réception.
En forte croissance, la clinique s’appuie sur une marque bien établie, une clientèle fidèle, des installations modernes et une équipe multidisciplinaire de professionnels. Elle souhaite maintenant accueillir une personne expérimentée qui prendra en charge la réception et contribuera directement à offrir une expérience patient haut de gamme, fluide et personnalisée.
Nous recherchons une personne structurée, professionnelle et naturellement orientée vers le service, capable de superviser l’équipe de réception, coordonner les opérations quotidiennes et assurer la qualité du parcours patient.
En collaboration étroite avec l’équipe clinique et la direction des opérations, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement de la réception, du premier contact avec le patient jusqu’au suivi après rendez-vous, tout en veillant au maintien d’un environnement raffiné, discret et parfaitement organisé.
Responsabilités principales
Relation avec les patients
- Accueillir chaque patient avec chaleur, professionnalisme et discrétion, en offrant une expérience d’accueil soignée et personnalisée.
- Répondre aux appels, courriels et demandes d’information, assurer un suivi courtois et diriger les messages aux bonnes personnes.
- Gérer la prise de rendez-vous, les confirmations, les modifications d’horaire et la coordination de l’agenda quotidien de la clinique.
- Soutenir les processus de facturation : répondre aux questions des patients, traiter les paiements et effectuer les suivis de base avec précision.
- Résoudre les préoccupations courantes des patients avec calme, écoute et une approche orientée vers les solutions.
- Veiller au bon déroulement du flux de patients et au maintien d’une expérience fluide à la réception et dans les espaces d’attente.
- Assister aux commandes et aux besoins d’inventaire de base pour la réception, incluant les fournitures, produits et essentiels.
- Maintenir les espaces d’accueil et les aires communes impeccables, ordonnés et alignés avec les standards visuels élevés de la clinique.
- Soutenir la communication entre les patients, l’équipe clinique et la direction afin d’assurer une continuité de soins et de service.
Gestion de la réception et coordination
- Gérer et organiser efficacement l’horaire des employés de la réception.
- Assurer une couverture adéquate de la réception selon les besoins opérationnels et les périodes de forte affluence.
- Coordonner les suivis qualité auprès des patients.
- Procéder aux évaluations des employés en collaboration avec la direction des opérations.
- Soutenir, encadrer et mobiliser l’équipe de réception afin d’assurer une qualité de service constante.
- Veiller à ce que tous les dossiers soient complets, à jour et conformes aux normes de la clinique.
- Contribuer à la tenue rigoureuse des dossiers patients et à la mise à jour des documents administratifs de la réception.
- Collaborer étroitement avec l’équipe médicale, la direction et les autres départements afin d’assurer la fluidité des opérations quotidiennes.
- Identifier rapidement les enjeux pouvant nuire à l’expérience patient ou au fonctionnement de la réception et contribuer à la mise en place de solutions concrètes.
Ce que nous recherchons
- De 5 à 10 ans d’expérience en gestion de réception, coordination administrative ou dans un rôle similaire comportant des responsabilités de supervision.
- Une expérience démontrée dans un environnement où la qualité du service à la clientèle est une priorité.
- Une expérience en milieu clinique, médico-esthétique, dentaire, hôtelier haut de gamme ou dans un autre environnement de services comparable sera considérée comme un atout important.
- Une excellente maîtrise du français et une bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Une excellente maîtrise des outils informatiques et une aisance avec les logiciels de gestion de rendez-vous ou de dossiers patients.
- Une présence professionnelle, posée et soignée, adaptée à un environnement clinique haut de gamme.
- D’excellentes habiletés de communication et un sens développé du service, avec une approche empathique et discrète.
- Une organisation irréprochable, un grand souci du détail et la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.
- Autonomie, initiative et fiabilité, avec une grande capacité à travailler avec un minimum de supervision.
- Une attitude calme et orientée vers les solutions, ainsi que la capacité à maintenir un haut niveau de service même en période de forte affluence.
- Une expérience en gestion ou supervision d’une équipe de réception constitue un atout important.
- Le bilinguisme français-anglais est requis afin de communiquer efficacement avec la clientèle et l’équipe montréalaises.
Avantages offerts
- Salaire compétitif selon l’expérience
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite avec contribution del’employeur
- Rabais employé
Processus de sélection
Notre processus est structuré, transparent et respectueux de votre temps :
- Analyse des candidatures et entretien initial avec la firme de recrutement, si votre candidature est retenue.
- Évaluation des compétences TestGorilla (30–45 min) - Test pratique spécifique au rôle.
- Entretien de présélection avec les ressources humaines de la clinique.
- Entretien approfondi en personne avec la haute direction.
- Offre d’emploi.
Poste présentiel à Montréal.
Bilinguisme français-anglais requis.
