About Leyad
Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential, commercial, and industrial properties across Canada. For over a decade, we’ve focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence. Our success stems from our ability to identify opportunities where others see challenges and consistently deliver strong results for our clients/tenants.
Position Overview
The Senior Accounts Payable Specialist is responsible for managing complex accounts payable functions across multiple entities, ensuring accuracy, compliance, and efficiency. This role oversees full-cycle accounts payable processing, vendor master data integrity, payment setups, and timely and accurate disbursements. The Senior AP Specialist acts as a key resource for troubleshooting escalated issues, supporting audits, identifying process improvements, and mentoring junior AP team members in a fast-paced real estate environment.
Key Responsibilities
- Process and review high-volume, complex invoices, including multi-entity and intercompany transactions.
- Prepare and process weekly and monthly payment runs, including EFT, ACH, wires, and cheques.
- Maintain and regularly audit vendor master data, ensuring the accuracy of vendor addresses, banking details, tax information, and contact details.
- Set up new vendors in the system while ensuring compliance with internal policies and applicable GST/HST/QST and banking verification requirements.
- Process and maintain payment setups, including banking information and payment method configurations.
- Resolve escalated vendor inquiries, disputes, and payment issues in a timely and professional manner.
- Perform detailed reconciliations of vendor statements and the accounts payable subledger.
- Support monthly accounts payable closing procedures and ensure transactions are accurately recorded within the appropriate accounting periods.
- Assist with internal and external audits by preparing reports, reconciliations, and supporting documentation.
- Monitor accounts payable aging and proactively manage overdue balances.
- Ensure compliance with Company accounting policies, procedures, internal controls, and applicable tax requirements.
- Identify and recommend process improvements, efficiencies, and automation opportunities within the accounts payable function.
- Mentor and support junior accounts payable team members, including reviewing work and assisting with training.
- Maintain organized and accurate electronic records of invoices, vendor documentation, payment records, and supporting documentation.
- Provide support to the accounting team with various accounting and administrative tasks as required.
Qualifications
- Degree or diploma in Accounting, Finance, or a related field.
- 4–7 years of progressive accounts payable experience, preferably within a multi-entity, high-volume, real estate, construction, or property management environment.
- Strong understanding of full-cycle accounts payable processes, vendor onboarding, compliance, and vendor master data management.
- Proficiency in ERP systems, with experience using Yardi Voyager preferred.
- Advanced proficiency in Microsoft Excel, including pivot tables, VLOOKUP, formulas, and data analysis.
- Strong knowledge of Canadian tax requirements, including GST/HST/QST.
- Experience with payment processing, including EFT, ACH, wires, and cheques.
- Strong communication, analytical, reconciliation, and problem-solving skills.
- Excellent organizational and time management skills, with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
- Ability to work independently while handling confidential and sensitive financial information.
- Strong attention to detail and commitment to accuracy and data integrity.
Key Competencies
- Highly organized, detail-oriented, and thorough.
- Strong analytical and numerical skills.
- Proactive and solutions-oriented with a strong focus on process improvement.
- Strong problem-solving and reconciliation skills.
- Excellent judgment and ability to troubleshoot complex accounts payable issues.
- Reliable and committed to accuracy, compliance, and meeting deadlines.
- Strong communication and interpersonal skills, with the ability to manage vendor relationships professionally.
- Team player with the ability to mentor and support junior team members.
- Ability to work independently while effectively supporting the broader accounting team.
Assets
- Experience in real estate, construction, or property management.
- Familiarity with accounts payable automation tools and electronic document workflows.
- Experience working with multiple entities and intercompany transactions.
- French and English are required as we operate across Canada.
Why Join Leyad
At Leyad, you’ll join a collaborative and forward-thinking team that values integrity, innovation, and performance. This position provides an excellent opportunity to take on a senior role within the accounts payable function, contribute to process improvements and efficiencies, and support the success of a growing real estate organization.
À propos de Leyad
Leyad est une société montréalaise d’investissement et de gestion immobilière qui possède un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles, commerciales et industrielles partout au Canada. Depuis plus d’une décennie, nous nous concentrons sur la création de valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables, ainsi qu’à notre engagement envers l’excellence. Notre succès repose sur notre capacité à identifier des opportunités là où d’autres voient des défis et à obtenir constamment de solides résultats pour nos clients/locataires.
Aperçu du poste
Le/la Spécialiste principal(e) des comptes fournisseurs est responsable de la gestion de fonctions complexes liées aux comptes fournisseurs pour plusieurs entités, en veillant à l’exactitude, à la conformité et à l’efficacité des processus. Cette personne supervise le traitement complet des comptes fournisseurs, l’intégrité des données maîtres des fournisseurs, la configuration des paiements ainsi que le traitement rapide et précis des décaissements. Le/la Spécialiste principal(e) des comptes fournisseurs agit comme personne-ressource pour la résolution de problèmes complexes, le soutien aux audits, l’identification d’améliorations aux processus et l’accompagnement des membres juniors de l’équipe des comptes fournisseurs dans un environnement immobilier dynamique.
Principales responsabilités
- Traiter et vérifier un volume élevé de factures complexes, y compris les transactions entre plusieurs entités et les transactions intersociétés.
- Préparer et traiter les cycles de paiements hebdomadaires et mensuels, notamment par TEF, ACH, virements bancaires et chèques.
- Maintenir et vérifier régulièrement les données maîtres des fournisseurs afin d’assurer l’exactitude des adresses, des renseignements bancaires, des informations fiscales et des coordonnées.
- Créer les nouveaux fournisseurs dans le système tout en veillant au respect des politiques internes et des exigences applicables en matière de TPS/TVH/TVQ et de vérification bancaire.
- Traiter et maintenir les configurations de paiement, notamment les renseignements bancaires et les modes de paiement.
- Répondre aux demandes complexes des fournisseurs et résoudre les différends et les problèmes de paiement de manière rapide et professionnelle.
- Effectuer des rapprochements détaillés des relevés de fournisseurs et du sous-grand livre des comptes fournisseurs.
- Participer aux procédures de clôture mensuelle des comptes fournisseurs et veiller à ce que les transactions soient enregistrées avec exactitude dans les bonnes périodes comptables.
- Participer aux audits internes et externes en préparant des rapports, des rapprochements et les documents justificatifs requis.
- Surveiller l’ancienneté des comptes fournisseurs et assurer de manière proactive le suivi des soldes en souffrance.
- Veiller au respect des politiques et procédures comptables de l’entreprise, des contrôles internes et des exigences fiscales applicables.
- Identifier et recommander des améliorations aux processus, des gains d’efficacité et des possibilités d’automatisation au sein de la fonction des comptes fournisseurs.
- Encadrer et soutenir les membres juniors de l’équipe des comptes fournisseurs, notamment en révisant leur travail et en participant à leur formation.
- Maintenir des dossiers électroniques organisés et précis concernant les factures, les documents des fournisseurs, les paiements et les pièces justificatives.
- Fournir un soutien à l’équipe comptable pour diverses tâches comptables et administratives, au besoin.
Qualifications
- Diplôme collégial ou universitaire en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe.
- De 4 à 7 ans d’expérience progressive en comptes fournisseurs, idéalement dans un environnement à plusieurs entités et à volume élevé, dans les secteurs de l’immobilier, de la construction ou de la gestion immobilière.
- Solide compréhension des processus complets des comptes fournisseurs, de l’intégration des fournisseurs, de la conformité et de la gestion des données maîtres des fournisseurs.
- Maîtrise des systèmes ERP, avec expérience de Yardi Voyager de préférence.
- Maîtrise avancée de Microsoft Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV (VLOOKUP), formules et outils d’analyse de données.
- Solide connaissance des exigences fiscales canadiennes, notamment la TPS/TVH/TVQ.
- Expérience dans le traitement des paiements, notamment par TEF, ACH, virements bancaires et chèques.
- Excellentes compétences en communication, en analyse, en rapprochement et en résolution de problèmes.
- Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et de respecter les échéances.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en traitant des renseignements financiers confidentiels et sensibles.
- Grande attention aux détails et souci constant de l’exactitude et de l’intégrité des données.
Compétences clés
- Très bonne organisation, souci du détail et rigueur.
- Solides aptitudes analytiques et numériques.
- Approche proactive axée sur la recherche de solutions et l’amélioration continue des processus.
- Excellentes compétences en résolution de problèmes et en rapprochement de comptes.
- Excellent jugement et capacité à résoudre des problèmes complexes liés aux comptes fournisseurs.
- Fiabilité et engagement envers l’exactitude, la conformité et le respect des échéances.
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de gérer les relations avec les fournisseurs de façon professionnelle.
- Esprit d’équipe et capacité à encadrer et à soutenir les membres juniors de l’équipe.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en soutenant efficacement l’ensemble de l’équipe comptable.
Atouts
- Expérience dans les secteurs de l’immobilier, de la construction ou de la gestion immobilière.
- Connaissance des outils d’automatisation des comptes fournisseurs et des flux de travail liés aux documents électroniques.
- Expérience dans un environnement comprenant plusieurs entités et des transactions intersociétés.
- Bilinguisme français et anglais, puisque nous exerçons nos activités partout au Canada.
Pourquoi vous joindre à Leyad
Chez Leyad, vous vous joindrez à une équipe collaborative et tournée vers l’avenir qui valorise l’intégrité, l’innovation et la performance. Ce poste offre une excellente occasion d’occuper un rôle de niveau supérieur au sein de la fonction des comptes fournisseurs, de contribuer à l’amélioration et à l’optimisation des processus et de participer au succès d’une organisation immobilière en pleine croissance.
