About Leyad
Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential and commercial properties across Canada. For over a decade, we’ve focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence. Our success stems from our ability to identify opportunities where others see challenges and consistently deliver strong results for our clients and tenants.
Position Summary
We are seeking a highly organized and proactive Leasing Coordinator to support our commercial leasing team. This role will assist with coordinating leasing activities, preparing and maintaining documentation, tracking leasing activity, supporting tenant communications, and ensuring transactions progress smoothly from initial inquiry through execution.
The ideal candidate is detail-oriented, organized, and comfortable managing multiple priorities in a fast-paced commercial real estate environment. Strong communication skills and a customer-service mindset are essential.
Key Responsibilities
- Provide administrative and coordination support to the commercial leasing team.
- Assist with the preparation and administration of offers to lease, leases, amendments, renewals, assignments, and other leasing documents.
- Coordinate the circulation and execution of leasing documents with tenants, legal counsel, property management, and internal stakeholders.
- Maintain accurate tenant, lease, vacancy, and leasing activity records.
- Track key lease dates, including expiries, renewal options, rent escalations, and commencement dates.
- Assist with tenant renewals and follow up on upcoming lease expiries.
- Support Leasing Managers with proposals, presentations, correspondence, and other leasing materials.
- Coordinate communications and follow-ups with prospective tenants, brokers, and existing tenants.
- Assist with responding to leasing inquiries and coordinating property tours and site visits.
- Maintain vacancy listings, leasing availability information, and marketing materials.
- Track active leasing deals and follow up with internal and external parties to ensure deadlines are met.
- Assist with leasing reports, pipeline reports, occupancy information, and other tracking tools.
- Coordinate with Property Management, Accounting, Legal, and Operations to support the smooth implementation of executed leases.
- Assist with collecting and tracking required tenant documentation, including insurance certificates, deposits, and other lease requirements.
- Maintain organized and complete leasing files and update information in Yardi, MRI, or other lease management systems.
- Assist with market research, special projects, and other administrative tasks as required.
- Maintain confidentiality of tenant, lease, and company information.
Qualifications
- 2–4+ years of experience in commercial real estate, leasing, property management, administration, or a related field.
- Previous experience supporting a commercial leasing team is considered a strong asset.
- Experience with retail, shopping centre, office, or other commercial real estate portfolios is an asset.
- Strong understanding of commercial leasing terminology and processes.
- Excellent organizational and time-management skills with strong attention to detail.
- Strong written and verbal communication skills with a professional and customer-focused approach.
- Comfortable communicating with tenants, prospective tenants, brokers, legal counsel, and internal stakeholders.
- Proficiency in Microsoft Office, particularly Outlook, Word, and Excel.
- Experience with Yardi, MRI, or other property/lease management software is an asset.
- Strong problem-solving and follow-up skills.
- Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment.
- Knowledge of commercial lease structures, including base rent, additional rent, operating costs, rent escalations, and renewal options, is an asset.
- Both French and English are required as we operate across Canada.
Why Join Leyad
At Leyad, you’ll join a collaborative and forward-thinking real estate team dedicated to innovation and performance. This position offers the opportunity to gain valuable experience across a diverse commercial real estate portfolio while working closely with an experienced leasing team and developing your career within a dynamic and supportive environment.
À propos de Leyad
Leyad est une société montréalaise d’investissement et de gestion immobilière qui possède un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles et commerciales partout au Canada. Depuis plus d’une décennie, nous nous concentrons sur la création de valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables, ainsi qu’à notre engagement envers l’excellence. Notre succès repose sur notre capacité à déceler des occasions là où d’autres voient des défis et à obtenir constamment des résultats solides pour nos clients et nos locataires.
Sommaire du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) à la location hautement organisé(e) et proactif(ve) afin de soutenir notre équipe de location commerciale. La personne titulaire du poste participera à la coordination des activités de location, à la préparation et à la gestion de la documentation, au suivi des activités de location, aux communications avec les locataires et veillera au bon déroulement des transactions, de la demande initiale jusqu’à la conclusion de la transaction.
La personne idéale est minutieuse, organisée et à l’aise de gérer plusieurs priorités dans un environnement immobilier commercial dynamique. D’excellentes aptitudes en communication ainsi qu’une approche axée sur le service à la clientèle sont essentielles.
Principales responsabilités
- Fournir un soutien administratif et de coordination à l’équipe de location commerciale.
- Participer à la préparation et à l’administration des offres de location, baux, modifications, renouvellements, cessions et autres documents liés à la location.
- Coordonner la circulation et la signature des documents de location avec les locataires, les conseillers juridiques, la gestion immobilière et les parties prenantes internes.
- Tenir à jour des dossiers précis concernant les locataires, les baux, les locaux vacants et les activités de location.
- Effectuer le suivi des principales dates liées aux baux, notamment les dates d’expiration, les options de renouvellement, les augmentations de loyer et les dates de début.
- Participer au renouvellement des baux et effectuer le suivi des échéances à venir.
- Soutenir les gestionnaires de location dans la préparation de propositions, présentations, correspondances et autres documents liés à la location.
- Coordonner les communications et les suivis avec les locataires potentiels, les courtiers et les locataires actuels.
- Participer au traitement des demandes de location et à la coordination des visites de propriétés et des visites sur site.
- Tenir à jour les listes de locaux vacants, les informations sur les disponibilités locatives et le matériel de marketing.
- Effectuer le suivi des transactions de location en cours et assurer le suivi auprès des parties internes et externes afin de respecter les échéanciers.
- Participer à la préparation des rapports de location, des rapports sur le pipeline, des données d’occupation et autres outils de suivi.
- Collaborer avec les équipes de gestion immobilière, de comptabilité, des affaires juridiques et des opérations afin d’assurer la mise en œuvre harmonieuse des baux signés.
- Participer à la collecte et au suivi des documents requis auprès des locataires, notamment les certificats d’assurance, les dépôts et autres exigences prévues aux baux.
- Maintenir des dossiers de location complets et bien organisés et mettre à jour les informations dans Yardi, MRI ou autres systèmes de gestion des baux.
- Participer aux recherches de marché, aux projets spéciaux et à d’autres tâches administratives, au besoin.
- Assurer la confidentialité des renseignements relatifs aux locataires, aux baux et à l’entreprise.
Qualifications
- 2 à 4 années ou plus d’expérience en immobilier commercial, location, gestion immobilière, administration ou dans un domaine connexe.
- Une expérience préalable en soutien à une équipe de location commerciale constitue un atout important.
- Une expérience dans les secteurs du commerce de détail, des centres commerciaux, des immeubles de bureaux ou autres portefeuilles immobiliers commerciaux constitue un atout.
- Bonne compréhension de la terminologie et des processus liés à la location commerciale.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec un grand souci du détail.
- Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale, avec une approche professionnelle axée sur le service à la clientèle.
- Aisance à communiquer avec les locataires, les locataires potentiels, les courtiers, les conseillers juridiques et les parties prenantes internes.
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word et Excel.
- Expérience avec Yardi, MRI ou d’autres logiciels de gestion immobilière ou de gestion des baux constitue un atout.
- Excellentes aptitudes en résolution de problèmes et en suivi.
- Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration dans un environnement dynamique.
- Connaissance des structures de baux commerciaux, notamment le loyer de base, le loyer additionnel, les frais d’exploitation, les augmentations de loyer et les options de renouvellement, constitue un atout.
- Les langues française et anglaise sont toutes deux requises, puisque nous exerçons nos activités partout au Canada.
Pourquoi vous joindre à Leyad
Chez Leyad, vous vous joindrez à une équipe immobilière collaborative et tournée vers l’avenir, qui mise sur l’innovation et la performance. Ce poste offre l’occasion d’acquérir une expérience précieuse au sein d’un portefeuille immobilier commercial diversifié, tout en travaillant étroitement avec une équipe de location expérimentée et en développant votre carrière dans un environnement dynamique et stimulant.
