EHN Canada est le plus grand réseau privé d’établissements de traitement de la santé mentale, des traumatismes et de la toxicomanie à la fine pointe de l’industrie, chacun ayant à cœur d’offrir des traitements de qualité aux Canadiens. Nous nous engageons à la fois à prendre soin de nos patients et à soutenir leurs proches. Forts de plus de 100 ans d’expérience collective, nos programmes pour patients hospitalisés, ambulatoires et en ligne sont offerts partout au pays, offrant des soins essentiels et empreints de compassion aux patients, où qu’ils se trouvent. EHN Canada est fier d’offrir des soins à la fois excellents et accessibles à tous les Canadiens.
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Présentation
Rattaché(e) au responsable de l’équipe des admissions, le/la coordinateur(trice) des admissions est le principal interlocuteur sur place en matière d’admissions et coordonne le processus d’admission des clients potentiels, de la demande initiale jusqu’à leur admission. Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe interdisciplinaire du site, notamment le personnel infirmier, clinique, médical et opérationnel, afin de s’assurer que les clients potentiels sont correctement évalués, approuvés et préparés à leur admission.
Le coordinateur des admissions répond aux demandes de renseignements émanant des clients potentiels, de leurs familles, des prescripteurs et d’autres parties prenantes, et mène des entretiens professionnels et bienveillants afin de comprendre la situation de chaque personne, ses besoins en matière de traitement et ses objectifs. Il mène à bien les processus de sélection et d’évaluation requis, fournit des informations sur les programmes et services disponibles, et aide les clients et leurs familles à s’y retrouver dans le processus d’admission.
En tant que seul coordinateur des admissions sur place, le titulaire du poste doit faire preuve d’une grande organisation, d’autonomie, de réactivité et d’aisance dans la coordination de multiples admissions et demandes de renseignements, tout en maintenant une communication étroite avec l’équipe des admissions au sens large et la direction du site.
La réussite à ce poste repose sur d’excellentes compétences en communication, de l’empathie, de solides aptitudes au service client, de la motivation personnelle, de l’intelligence émotionnelle, un bon jugement, le souci du détail et une approche hautement collaborative du travail au sein d’un environnement de soins de santé interdisciplinaire.
Principales responsabilités
- Servir de principal interlocuteur sur place pour les admissions et coordonner le processus d’admission en collaboration avec le responsable de l’équipe des admissions et l’équipe interdisciplinaire du site.
- Gérer, organiser et hiérarchiser les demandes des clients potentiels, les évaluations, les admissions et les activités liées à la liste d’attente.
- Travailler en collaboration avec les membres des équipes infirmières, cliniques, médicales et opérationnelles afin de déterminer si le client est prêt à être admis et si l’admission est appropriée.
- Coordonner l’examen des clients potentiels dont les besoins médicaux, psychiatriques, cliniques ou autres nécessitent une évaluation interdisciplinaire supplémentaire avant l’admission.
- Transmettre les admissions complexes ou douteuses au responsable de l’équipe des admissions et à la direction clinique ou médicale compétente pour examen et décision finale.
- S'assurer que toutes les évaluations préalables à l'admission, les consentements, les documents et les informations justificatives requis sont reçus et complétés avant l'admission.
- Coordonner les dates d'admission, les informations d'arrivée, la disponibilité des lits et les autres aspects logistiques liés à l'admission avec les services concernés du site.
- Se tenir informé de la disponibilité actuelle des lits, des admissions prévues, des sorties et des besoins liés à la liste d’attente, en collaboration avec la direction du site.
- Communiquer régulièrement avec le responsable de l’équipe des admissions concernant l’activité d’admission, les obstacles, les tendances, les cas complexes et la capacité d’accueil.
- Faciliter une communication efficace entre le service des admissions et l’équipe interdisciplinaire du site afin de favoriser une prise en charge sûre, coordonnée et rapide des patients.
- Tenir à jour une documentation précise et en temps opportun dans les dossiers des clients, les systèmes d'admission, les bases de données et les processus d'assurance qualité concernés.
- Participer aux réunions interdisciplinaires, aux discussions relatives aux admissions et aux consultations de cas, selon les besoins.
- Développer et entretenir des relations positives avec les sources d’orientation, les partenaires communautaires, les professionnels de santé et les autres parties prenantes.
- Participer aux activités d’amélioration de la qualité liées au processus d’admission et identifier les possibilités d’améliorer l’expérience des clients et des sources d’orientation.
- Se tenir informé et comprendre les politiques et procédures applicables en matière de vie privée, de confidentialité, de santé et de sécurité, ainsi que celles de l’organisation.
- Autres tâches selon les besoins.
Responsabilités en matière d’admission et de coordination des clients
- Répondre aux appels, e-mails, demandes de prise en charge et autres demandes d’admission, et déterminer l’éligibilité à une évaluation complémentaire ou à l’admission.
- Fournir des informations sur les programmes et services disponibles au sein du réseau EHN Canada et, le cas échéant, fournir des informations ou orienter vers d’autres ressources communautaires.
- Réaliser un dépistage et des évaluations pré-admission exhaustifs dans le cadre des attributions du poste et formuler des recommandations quant à l’adéquation du traitement.
- Établir une relation de confiance avec les clients potentiels et leurs familles tout en recueillant des informations pertinentes concernant la consommation de substances, la santé mentale, les antécédents médicaux, les antécédents thérapeutiques, les soutiens, les risques et les objectifs thérapeutiques.
- Gérer de manière proactive les dossiers des clients potentiels tout au long du processus d’admission. Cela implique de communiquer avec les clients, leurs familles, les sources d’orientation, les professionnels de santé, les organisations, les professionnels du droit et d’autres parties externes, le cas échéant et avec le consentement approprié.
- Consigner avec précision et en temps opportun l’ensemble des communications avec les clients, leurs familles, les sources d’orientation et les autres parties concernées.
- Assurer la liaison avec les agents d’orientation communautaires, notamment les représentants des programmes d’aide aux employés (PAE), les organismes de santé au travail, les prestataires de soins de santé, les partenaires gouvernementaux et d’autres sources d’orientation, le cas échéant.
- Collaborer avec l’équipe interdisciplinaire concernant les clients potentiels dont l’admission nécessite une planification supplémentaire sur les plans médical, infirmier, psychiatrique, clinique, d’accessibilité ou opérationnel.
- Remplir les documents obligatoires d’évaluation et d’admission, les formulaires de consentement et tout autre formulaire requis.
- Maintenir une communication ouverte avec les membres de l’équipe interdisciplinaire concernant les admissions prévues, les besoins des clients, les risques identifiés et toute autre information nécessaire pour assurer une transition en toute sécurité vers le traitement.
- Coordonner les évaluations médicales ou cliniques préalables à l’admission avec les médecins ou d’autres professionnels de santé, le cas échéant.
- Tenir à jour les listes d’attente des clients et assurer un suivi rapide des clients potentiels concernant le statut de leur admission.
- Accompagner les clients nécessitant une prise en charge du sevrage ou une stabilisation avant leur admission en assurant la coordination avec les ressources de santé internes ou externes appropriées ;
- Favoriser une expérience d’admission accueillante, respectueuse, adaptée à la culture, tenant compte des traumatismes et centrée sur la personne.
- Autres tâches selon les besoins.
Qualifications :
- Une expérience professionnelle dans les domaines de la santé mentale, du traitement des troubles liés à la consommation de substances, des soins de santé, des services sociaux ou dans un environnement connexe est un atout.
- Un diplôme obtenu dans le cadre d’un programme réglementé de formation aux professions de santé est un atout
- Une expérience professionnelle dans les domaines de la santé mentale, du traitement des troubles liés à la consommation de substances, des soins de santé, des services sociaux ou dans un environnement connexe est un atout.
- Une expérience de travail auprès de personnes souffrant de troubles liés à la consommation de substances, de troubles mentaux et de troubles concomitants est considérée comme un atout.
- Solides compétences en matière d’évaluation, d’entretien, de communication, de service à la clientèle et d’établissement de relations.
- Capacité avérée à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe interdisciplinaire.
- Solides compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs demandes simultanées, des priorités concurrentes, des informations confidentielles et des admissions urgentes.
- Solides compétences en communication écrite et en documentation, avec un haut niveau de précision et le souci du détail.
- La maîtrise des dossiers médicaux électroniques, des bases de données, de Microsoft Office et d’autres systèmes de communication numériques est un atout.
- La maîtrise du français et de l’anglais est obligatoire
Avantages sociaux et avantages pour les employés :
- Ensemble complet d’avantages sociaux, y compris une allocation annuelle de 2 000 $ pour les services de santé mentale et de toxicomanie, ainsi que 600 $ par service pour divers services paramédicaux, tels que la massothérapie et la physiothérapie.
- Programme d’aide aux employés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 par l’entremise de GreenShield Health
- Des politiques concurrentielles de congés payés, y compris un jour de congé payé le jour de votre anniversaire.
- Accès à des installations de conditionnement physique internes, le cas échéant, ou à des abonnements à prix réduit à des salles de sport externs
- Avantages et rabais avec Perkopolis – divertissement, assurance habitation/auto/animal de compagnie
- Développement personnel et professionnel grâce à notre programme d’aide à l’éducation
- La présence à l’échelle nationale permet d’offrir des possibilités de relocalisation de soutien.
- Régime de retraite à prestations déterminées par l’entremise du Régime des CAAT avec une cotisation de l’employeur pouvant atteindre 4 %
- Complément de congé de maternité et parental
- Accès à des rabais à la garderie Kids & Co.
L'intelligence artificielle (IA) peut être utilisée pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats à ce poste en analysant les documents de candidature et en générant des recommandations afin d'aider les responsables du recrutement dans leur prise de décision.
EHN Canada est un employeur souscrivant au principe de l'équité en matière d'emploi. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers pendant le processus d'entretien, veuillez contacter le service des ressources humaines.
