Overview
(English version follows)
Affichage 26-53 (Poste temporaire à temps plein)
Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.
L’Université Bishop’s recherche un·e adjoint·e administratif·ve – Expérience Étudiant.e dans l’École de Gestion Williams pour un poste temporaire à temps plein. Se rapportant à la Doyenne de l’École de Gestion Williams, Maggie Shepherd, la personne titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec la coordonnatrice de l’apprentissage par expérientiel et la conseillère COOP, la personne titulaire du poste est responsable de soutenir les opérations quotidiennes du Bureau de l’apprentissage expérientiel et des stages COOP de l’École de gestion Williams.
La personne titulaire du poste assure un soutien administratif et opérationnel à la prestation et au développement continu des programmes d’apprentissage expérientiel et d’enseignement COOP de l’École de gestion Williams. Ce rôle constitue également un premier point de contact pour les personnes étudiants, les employeurs, les membres du corps professoral et les partenaires communautaires.
La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles. La période de travail pour ce poste est du 28 septembre 2026 au 31 aout 2028. Ce poste ne dépassera pas deux (2) ans.
Nature des tâches et des responsabilités
- Assurer le bon déroulement des opérations administratives quotidiennes du Bureau de l’apprentissage expérientiel et des stages COOP.
- Fournir un soutien administratif et opérationnel aux initiatives d’apprentissage expérientiel, aux activités de stages COOP, à l’engagement des employeurs et aux programmes destinés aux personnes étudiants.
- Aider à la coordination des opportunités d’apprentissage expérientiel, des cycles de recrutement pour les stages COOP, des activités d’engagement étudiant et des processus connexes.
- Effectuer le suivi du budget, la conciliation budgétaire et le contrôle des dépenses du bureau.
- Planifier les réunions et les rendez-vous, et contribuer à la préparation des ordres du jour, des documents de réunion, des procès-verbaux et des suivis.
- Prépare les contrats, les bons de commande, les demandes de paiement, les rapports de dépenses et toute autre documentation administrative.
- Maintenir les bases de données, les dossiers, la documentation et les systèmes de production de rapports, en veillant à l’exactitude, à la fiabilité et à l’accessibilité de l’information afin de soutenir l’administration des programmes, la prise de décision, la conformité et l’amélioration continue.
- Soutenir les activités de communication et d’engagement des parties prenantes en préparant et en diffusant de l’information sur les programmes, du matériel promotionnel et des mises à jour, en agissant comme personne-ressource principale auprès les personnes étudiants, employeurs, membres du corps professoral, personnes diplômés et partenaires communautaires, tout en coordonnant les réunions, demandes de renseignements, documents et activités de suivi connexes.
- Assiste à la planification, à la coordination et à la réalisation d’ateliers, de séances d’orientation, d’activités de réseautage, de séances d’information pour les employeurs, de salons de l’emploi et d’autres activités d’apprentissage expérientiel, notamment en assurant la logistique, les inscriptions, les communications, la préparation du matériel et les suivis.
- Effectuer toute autre tâche connexe et tout projet spécial confié.
Qualifications et exigences
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente en administration.
- Maîtrise de la suite Microsoft 365, y compris SharePoint.
- Excellentes aptitudes en organisation, planification et gestion des priorités.
- Grand souci du détail et engagement envers l’exactitude.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
- Forte orientation vers le service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles.
- Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les personnes étudiants, les employeurs, les membres du corps professoral, les diplômés et les partenaires communautaires.
- Une expérience en coordination d’événements et en logistique constitue un atout.
- Une expérience avec les bases de données, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les systèmes d’information étudiants constitue un atout.
- Une connaissance de l’apprentissage expérientiel, de l’enseignement coopératif, des services de carrière ou du milieu de l’enseignement postsecondaire constitue un atout.
POSTING 26-53 ( Temporary full-time position)
The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They do not represent an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.
Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant-Student Experience in the Williams School of Business for a temporary full-time position. Reporting to the Maggie Shepherd, Dean of the Williams School of Business the incumbent will work closely with the Experiential Learning Coordinator and Co-op Advisor. The incumbent is responsible for supporting the daily operations of the Experiential Learning and Co-op Office within the Williams School of Business. The incumbent will provide administrative and operational support for the delivery and ongoing development of experiential learning and co-operative education programs within the Williams School of Business. This role also serves as a first point of contact for students, employers, faculty, and community partners.
This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required. The working period for this position is September 28, 2026, to August 31, 2028. This position will not exceed two (2) years.
Nature of duties and responsibilities
- Facilitate the day-to-day administrative operations of the Experiential Learning and Co-op Office.
- Provide administrative and operational support for experiential learning initiatives, co-op activities, employer engagement, and student programming.
- Assist with the coordination of experiential learning opportunities, co-op recruitment cycles, student engagement activities, and related processes.
- Assist with budget tracking, reconciliation, and monitoring of office expenses.
- Schedule meetings and appointments and assist with the preparation of agendas, meeting materials, minutes, and action items.
- Prepare contracts, purchase orders, payment requests, expense claims, and other administrative documentation.
- Maintain databases, records, documentation, and reporting systems, ensuring accurate, reliable, and accessible information to support program administration, decision-making, compliance, and continuous improvement.
- Support communications and stakeholder engagement activities by preparing and distributing program information, promotional materials, and updates, while serving as a key point of contact for students, employers, faculty, alumni, and community partners and coordinating related meetings, inquiries, documentation, and follow-up activities.
- Assist with the planning, coordination, and delivery of workshops, orientation sessions, networking events, employer information sessions, career fairs, and other experiential learning activities, including logistics, registrations, communications, materials preparation, and follow-up.
- Perform other related duties and special projects assigned.
Qualifications and Requirements
- Diploma of College Studies (DEC) in Office Administration, Business Administration, or a related field.
- Minimum of 3 years of relevant administrative experience.
- Proficiency with Microsoft 365 suite, including SharePoint
- Excellent organizational, planning, and priority management skills.
- Strong attention to detail and commitment to accuracy.
- Excellent written and oral communication skills in English and French.
- Strong customer service orientation and interpersonal skills.
- Ability to establish and maintain effective working relationships with students, employers, faculty, alumni, and community partners.
- Experience with event coordination and logistics is considered an asset.
- Experience working with databases, CRM systems, or student information systems is considered an asset.
- Knowledge of experiential learning, co-operative education, career services, or the post-secondary education environment is considered an asset.
Full job offer: https://working.ubishops.ca/job/26-53-adjoint-e-administratif%c2%b7ve-experience-etudiant-e-ecole-de-gestion-williams-administrative-assistant-student-experience-williams-school-of-business/
