Relevant de la directrice des opérations, la personne occupant le poste coordination des opérations / répartition joue un rôle central dans la planification, la coordination et le suivi des activités quotidiennes. Vous agirez comme personne clé auprès de la direction pour assurer une communication fluide entre les clients, les techniciens en combustion et les tuyauteurs, et les différents départements. Vous serez responsable de l'optimisation de la logistique des appels de service et de la gestion efficace des priorités.
📌Principales Responsabilités:
1- Coordination et logistique des opérations
- Répartition: Coordonner les appels de service entrants et planifier les interventions des techniciens et tuyauteurs en tenant compte des urgences, de la logistique, des disponibilités et des compétences requises.
- Assister la directrice dans la gestion quotidienne et l'optimisation des processus opérationnels.
- Collaborer avec les départements pour la gestion de l'approvisionnement (pièces et matériel) et le respect des échéanciers.
- Assurer le suivi des demandes de main-d'œuvre interne et contribuer à la planification des ressources.
2- Service client et soumissions
- Service à la clientèle : Maintenir une communication proactive, professionnelle et fluide pour assurer la satisfaction client et répondre aux demandes par courriel ou téléphone.
- Coordonner la prise en charge des travaux avec les chargés de projets et fournisseurs.
3- Suivi administratif et contrôle qualité
- Assurer le suivi complet des appels de service jusqu'à l'étape de facturation (validation des heures, travaux supplémentaires, recommandations et contrats d'entretien).
- Mise à jour rigoureuse des dossiers clients dans le système de l'entreprise.
- Révision des feuilles de temps des employés terrain et de la fabrication afin d’assurer l’adéquation avec les heures réellement effectuées, la paie et la facturation client.
📌Expériences et formations :
- Expérience requise : Expérience pertinente en coordination des opérations, en répartition, logistique ou administration. L'expérience dans un environnement technique, industriel ou de services est un atout important.
- Compétences clés : Excellent sens de l'organisation, de la planification et de la gestion des priorités (multitâches).
- Habiletés : Autonomie, initiative, proactivité, bon jugement, rigueur, diplomatie, souci du détail et fort esprit d'analyse (résolution de problèmes).
- Informatique : Maîtrise de l'informatique, dont la Suite MS Office.
- Langues : Excellent français parlé et écrit, connaissance de base de l'anglais oral pour un service client bilingue optimal.
- Atouts : Expérience en préparation de soumissions.
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La connaissance de l’anglais est requise pour l’accomplissement des tâches liées au poste, notamment en raison de la clientèle et des partenaires d’affaires situés à l’extérieur du Québec. L’utilisation de l’anglais est nécessaire dans le cadre des communications professionnelles, des échanges avec les clients ainsi que pour répondre adéquatement à leurs besoins.
