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SYSTRA Canada est une firme d'ingénierie et de consultation dont l'objectif principal est d'offrir des solutions de transport, que ce soit pour les passagers ou les marchandises: études de faisabilité pour la construction d'une nouvelle ligne ferroviaire, augmentation de la capacité de l'infrastructure existante, privatisation d'un chemin de fer.
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Contexte
Aperçu du projet
Le projet ALTO est une initiative majeure d’infrastructure dans l’histoire du Canada, visant à développer plus de 1 000 km de nouveau service ferroviaire voyageurs à grande vitesse (High-Speed Rail – HSR) reliant de grands centres urbains, notamment Toronto, Ottawa, Montréal et Québec.
Le projet exige une coordination et une intégration complexes entre de multiples disciplines et parties prenantes, y compris les municipalités, les propriétaires de services publics, les propriétaires ferroviaires, les exploitants, les autorités réglementaires, les ministères provinciaux et d’autres entités du secteur public.
Rôle
Le Gestionnaire des interfaces spécialisées est responsable de la gestion des relations de haut niveau et des interfaces stratégiques avec les principales parties prenantes institutionnelles tout au long du corridor ALTO, notamment Hydro One, Hydro-Québec, le ministère des Transports de l’Ontario, le Ministère des Transports et de la Mobilité durable du Québec, ainsi que d’autres entités provinciales, gouvernementales et stratégiques, selon les besoins.
Le poste veille à ce que les exigences, priorités, approbations, engagements, risques, contraintes et décisions stratégiques des parties prenantes soient identifiés, coordonnés, suivis et portés à l’escalade de manière structurée. Le titulaire agit comme interface principale de haut niveau entre le projet et les décideurs externes dont l’apport ou l’accord est essentiel à l’avancement du projet, à la progression de la conception, aux approbations et à la planification de la livraison.
Le Gestionnaire des interfaces spécialisées travaille en étroite collaboration avec la direction du projet, les équipes d’interfaces externes et les équipes de conception afin de garantir que l’engagement des parties prenantes est coordonné, cohérent et aligné sur les objectifs du projet.
Le poste ne remplace pas les responsables techniques des services publics chargés de l’identification des conflits avec les réseaux, de la coordination de la conception des services publics et de la résolution technique détaillée. Il gère plutôt l’alignement au niveau exécutif, les ententes stratégiques, l’escalade, les engagements et la gestion des relations avec les principales parties prenantes des secteurs des services publics, de l’énergie et du gouvernement.
Le poste soutient également les séances d’information à la direction, les négociations stratégiques, la résolution des enjeux ainsi que l’élaboration de plans formels de mobilisation avec les ministères provinciaux et d’autres parties prenantes à fort impact.
Missions/Responsabilités
Responsabilités principales
Leadership et gestion des parties prenantes
- Diriger la gestion des relations stratégiques avec les parties prenantes à travers l’Ontario et le Québec.
- Agir comme principal point de contact du projet pour les parties prenantes de haut niveau désignées.
- Établir et maintenir de solides relations de travail avec les représentants principaux, les cabinets de direction, les ministères, les organismes, les services publics et les partenaires du secteur public.
- Coordonner les activités de mobilisation entre les équipes techniques, commerciales, juridiques, de communication, de relations gouvernementales et de direction du projet.
- Veiller à ce que l’engagement des parties prenantes soit proactif, structuré, cohérent et aligné sur les priorités du projet ainsi que sur les protocoles de gouvernance approuvés.
Gestion des interfaces spécialisées et des engagements
- Identifier et gérer les interfaces stratégiques susceptibles d’avoir une incidence sur la portée, la conception, les approbations, les coûts, l’échéancier et la stratégie de réalisation du projet.
- Élaborer et tenir à jour des matrices d’interface des parties prenantes, des registres de responsabilités, des suivis d’actions, des registres d’engagements et des journaux de décisions.
- Veiller à ce que les exigences, engagements, hypothèses, contraintes et dépendances des parties prenantes soient consignés et communiqués aux équipes de projet concernées.
- Coordonner avec les responsables de discipline afin de s’assurer que les apports des parties prenantes sont pris en compte dans la conception, la planification, l’obtention des permis, la coordination des services publics, les approbations environnementales, les questions foncières et les stratégies de réalisation.
Coordination spécialisée des parties prenantes
- Coordonner la mobilisation des parties prenantes au niveau supérieur.
- Soutenir la résolution des enjeux stratégiques liés aux services publics et à l’énergie concernant les contraintes du corridor, l’alimentation électrique, les déplacements d’installations, la protection, les servitudes, l’accès, les ententes, les permis et l’intégration à long terme des actifs.
- Assurer l’alignement entre les discussions stratégiques sur les services publics et le travail des responsables des services publics, des équipes de conception, des équipes environnementales et des objectifs du projet.
- Suivre les engagements et décisions découlant des discussions avec les propriétaires de services publics et les parties prenantes du secteur de l’énergie, et veiller à ce qu’ils soient traduits en exigences de projet concrètes.
- Soutenir les négociations, les structures de gouvernance, les protocoles d’entente et les cadres contractuels requis pour les principales interfaces avec les services publics ou l’énergie.
Approbations, décisions et escalade
- Mettre en place et tenir à jour un registre stratégique des approbations et engagements des parties prenantes.
- Assurer le suivi des décisions, approbations, dépendances, actions en suspens et points d’escalade requis de la part des parties prenantes stratégiques.
- Définir des mécanismes d’escalade pour les questions non résolues, sensibles ou urgentes, et soutenir leur résolution rapide par les canaux de gouvernance appropriés.
- Veiller à ce que les décisions des parties prenantes soient documentées, traçables et communiquées aux fonctions de projet concernées.
- Contribuer à la prise de décision au niveau de la direction du projet en présentant des options claires, des recommandations, des risques et les mesures requises.
Gestion des risques et des enjeux
- Identifier les risques stratégiques liés aux parties prenantes, y compris les retards d’approbation, les incohérences de politiques, les contraintes des services publics, les enjeux de juridiction, les priorités conflictuelles des parties prenantes, les sensibilités réputationnelles et les engagements non résolus.
- Élaborer des stratégies d’atténuation en coordination avec la direction du projet, les équipes juridiques et commerciales, les équipes de communication et les responsables de discipline.
- Soutenir les ateliers sur les risques et les revues exécutives liés aux questions stratégiques des parties prenantes.
- Fournir des signaux d’alerte précoces sur les enjeux des parties prenantes pouvant affecter l’échéancier, les coûts, la portée, les approbations ou la stratégie de réalisation.
- Veiller à ce que les risques et enjeux liés aux parties prenantes soient intégrés aux processus formels de gestion des risques et des enjeux du projet.
Rapports et gouvernance
- Élaborer des rapports réguliers sur l’état des parties prenantes à l’intention de la direction du projet.
- Fournir des mises à jour concises sur les relations clés, les enjeux ouverts, les décisions requises, les réunions à venir, les points d’escalade, les engagements et les approbations.
- Contribuer aux forums de gouvernance du projet, aux séances d’information de la direction, aux revues d’interfaces externes et aux réunions de coordination stratégique.
- Veiller à ce que les dossiers des parties prenantes, les procès-verbaux, les journaux d’actions, la correspondance, les décisions et les approbations soient tenus conformément aux exigences de gouvernance du projet.
- Soutenir l’amélioration continue des processus, outils et pratiques de gestion des parties prenantes et de production de rapports.
Profil/Compétences
Exigences
- Baccalauréat ou maîtrise en génie électrique, ou dans une discipline connexe.
- Plus de 20 ans d’expérience en gestion des parties prenantes, gestion des interfaces externes, réalisation d’infrastructures ou coordination de grands programmes.
- Expérience dans de grands projets d’infrastructures linéaires tels que le rail, le transport en commun, les autoroutes, l’énergie, les services publics ou les grands corridors de transport.
- Bonne compréhension des environnements de projet multijuridictionnels impliquant des parties prenantes de l’Ontario et du Québec.
- Expérience en soutien aux séances d’information au niveau exécutif, aux négociations, à la résolution d’enjeux, aux notes décisionnelles et aux forums de gouvernance.
- Expérience dans la gestion des engagements des parties prenantes, des registres d’interface, des suivis d’actions, des registres d’approbation et des processus d’escalade.
- Une expérience en train à grande vitesse (HSR) constitue un atout important.
- Expérience en systèmes HT, TPS et en systèmes d’alimentation électrique ferroviaire.
- Bilinguisme : anglais et français fortement souhaité.
Compétences et aptitudes
- Solides compétences en leadership, diplomatie et gestion des relations.
- Capacité à intervenir efficacement tant au niveau exécutif que technique.
- Excellentes aptitudes en communication, préparation de notes d’information, rédaction, présentation et cadrage des enjeux.
- Capacité à structurer des problématiques complexes liées aux parties prenantes et à les mener vers une résolution.
- Capacité à gérer plusieurs parties prenantes de haut niveau ayant des priorités concurrentes.
- Jugement sûr et capacité à traiter des questions confidentielles, sensibles ou importantes sur le plan réputationnel.
- Excellentes compétences organisationnelles et grande attention portée aux engagements, actions, décisions et approbations.
- Esprit collaboratif avec capacité à aligner les équipes techniques, commerciales, juridiques, de communication et de direction.
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