Es-tu une personne positive, organisée et professionnelle qui aime être au cœur de l’action dans un bureau dynamique ? Chez Stingray, nous formons une équipe de passionnés de musique et de technologie, et nous recherchons un(e)
réceptionniste pour un contrat de remplacement de congé de maternité. Il s’agit d’un poste temporaire à temps plein, en présentiel, basé à nos bureaux de Montréal. Dans ce rôle, tu es le chef d’orchestre des premières impressions et un acteur clé de nos opérations quotidiennes.
Ton quotidien - Être l’ambassadeur(drice) de Stingray : En tant que première personne que nos invités, partenaires et employés rencontrent, tu offriras une expérience d’accueil chaleureuse, professionnelle et mémorable. Tu devras :
- Accueillir et saluer tous les visiteurs et invités de manière chaleureuse, professionnelle et courtoise.
- Informer le collaborateur concerné de l’arrivée de son invité et lui apporter votre aide si nécessaire.
- Veiller à ce que l’espace d’accueil soit professionnel, bien organisé et accueillant.
- Aider les visiteurs et les collaborateurs en répondant à leurs questions d’ordre général et en les orientant vers les services compétents.
- Maître des communications : Tu géreras notre système téléphonique multiligne avec efficacité et courtoisie, en acheminant les appels aux bonnes personnes au sein de l’organisation.
- Répondre aux appels entrants, les filtrer et les transférer.
- Prendre et transmettre des messages selon les besoins.
- Gérer les demandes et les requêtes générales adressées à l’accueil.
- Coordonnateur(trice) de la logistique : Tu seras la personne-ressource pour organiser les détails qui assurent le bon fonctionnement de notre bureau, notamment :
- Coordonner les réunions internes et externes, les événements et l’accueil des clients.
- Préparer et réaménager les salles de réunion pour les réunions, les déjeuners, les présentations et les événements, en veillant à ce qu’elles soient propres, bien rangées et correctement équipées.
- Coordonner et organiser les déjeuners avec les clients, les rafraîchissements et autres besoins en matière d’accueil.
- Organiser les déplacements professionnels, notamment les vols, les hôtels et les services de voiture avec chauffeur.
- Préparer et servir le café, le thé et les rafraîchissements lors des réunions, des événements internes et pour les invités externes.
- Contribuer à l’organisation et au bon déroulement des événements et activités au sein du bureau.
- Accueil et gestion des locaux : Tu contribueras à maintenir un environnement de travail bien organisé, accueillant et parfaitement approvisionné, notamment en :
- Assurant l’entretien de la cuisine de direction et des espaces communs, notamment en rangeant, en réapprovisionnant les boissons et les fournitures, et en effectuant des vérifications régulières des stocks.
- Surveillant les niveaux des stocks de fournitures de bureau et en passant commande si nécessaire.
- Veillant à ce que les salles de réunion, les espaces d’accueil et les espaces communs soient correctement entretenus et prêts à l’emploi.
- Plaque tournante des opérations : Tu géreras tout le courrier et les expéditions (FedEx, messagers) et fourniras un soutien administratif essentiel à divers départements.
- Gérer l’ensemble du courrier, des colis et des envois entrants et sortants, y compris ceux de FedEx et des services de messagerie.
- Coordonner les enlèvements et les livraisons par messagerie, tant à l’arrivée qu’au départ.
- Distribuer le courrier et les colis aux employés ou services concernés.
- Apporter un soutien administratif général aux différents services et répondre aux demandes liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins.
Soutien administratif additionnel et soutien aux comptes fournisseurs
Bien Que La Réception Demeure La Responsabilité Principale Du Poste, Les Périodes Moins Occupées Au Comptoir D’accueil Et Au Téléphone Offrent L’occasion De Soutenir L’équipe Des Finances Dans Certaines Activités Administratives Liées Aux Comptes Fournisseurs, Notamment
- Recevoir et vérifier les factures des fournisseurs, les comptes de dépenses des employés et les relevés de cartes de crédit corporatives.
- Effectuer la saisie des factures et des données connexes dans NetSuite.
- Faire le rapprochement entre les bons de commande et les factures.
- Créer et mettre à jour les dossiers fournisseurs dans le système comptable.
- Examiner les relevés de comptes fournisseurs et participer aux conciliations de comptes.
- Participer au traitement des paiements et aux tirages de chèques sur diverses plateformes bancaires.
- Offrir un soutien administratif général et effectuer de la saisie de données pour l’équipe des finances, au besoin.
Tes Qualifications
- Expérience : 2+ ans d’expérience en tant que réceptionniste ou dans un rôle de service à la clientèle. L’expérience en réservation de voyages d’affaires est un atout majeur.
- Bilinguisme : Tu maîtrises parfaitement le français et l’anglais.
- Calme sous la pression : Tu restes calme, professionnel(le) et axé(e) sur les solutions.
- Sens de l’organisation : Tu es très organisé(e), avec une facilité à prioriser les tâches.
- Initiative : Tu es débrouillard(e), proactif(ve) et travailles bien de manière autonome et en équipe.
- Flexibilité : Tu es disponible pour travailler le soir et pendant les périodes de vacances, selon les besoins.
- Intérêt pour la finance : Une expérience en administration, en tenue de livres, en comptes fournisseurs ou en saisie de données constitue un atout. Ce poste convient particulièrement aux personnes souhaitant acquérir une exposition aux processus financiers corporatifs, tout en occupant un rôle axé sur l’accueil et le service à la clientèle.
La vie chez Stingray
- Un bureau cool à Montréal avec la flexibilité de travailler de la maison le vendredi
- Café Stingray avec déjeuners et collations offerts tous les jours
- Contribution à votre carte OPUS pour faciliter vos déplacements
- Régime d’achat d’actions (avec contribution de Stingray)
- Accès complet à la plateforme de soins de santé virtuels Dialogue
- Cours de fitness gratuits offerts chaque semaine
- Accès à des consultations privées sur la nutrition et le bien-être
- Cours de langues gratuits, formation, accès aux technologies et plateformes d’IA les plus récentes pour propulser votre productivité et votre créativité
- Horaire d’été
- Étapes importantes célébrées avec notre programme de fidélité
- 5@7 et événements sociaux animés
- Et bien plus encore !
Le Groupe Stingray, dont le siège social est à Montréal, est une entreprise de premier plan dans le domaine de la musique, des médias et de la technologie, qui compte plus de 1 200 employés dans le monde.
Nos bureaux sont situés dans le Vieux-Port de Montréal à quelques minutes de la piste cyclable du canal Lachine, un endroit de choix pour un pique-nique ou un jogging à l’heure du déjeuner (Change selon l’endroit).
Stingray souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi et s’engage à faire en sorte que notre effectif soit représentatif des communautés que nous desservons et dans lesquelles nous œuvrons. Les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles sont encouragés à postuler et à s’identifier afin que nous puissions travailler à la pleine représentation de ces groupes au sein de notre entreprise.
Pas le poste pour vous? Visitez
jobs.stingray.com , nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents!
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