Remplacement à temps complet d’une durée approximative de 1 an
Sommaire de la fonctionSous la responsabilité de la direction, l’adjoint(e) administratif(-ive) du service santé effectue des tâches de secrétariat et assure le soutien administratif pour l’équipe. Elle prend en charge les travaux de secrétariat et l’organisation logistique des événements du département (comités, réunions, assemblées). En plus de prêter main-forte à la direction et à l’équipe dans leurs tâches administratives, elle soutient la gestion des horaires et prend en charge le rappel du personnel.
Tâches et responsabilités
Service santé
- Participer à la gestion de la liste de rappels et voir aux remplacements du personnel du service de santé dans le respect des contrats de travail, politiques et pratiques en vigueur;
- Participer à la gestion des listes de disponibilités du service santé dans le respect des contrats de travail, politiques et pratiques en vigueur;
- Participer à l’élaboration et aux mises à jour des plans de roulement du service santé;
- Collaborer étroitement avec les gestionnaires du service santé dans la gestion et la planification de la main-d’œuvre;
- Traiter les remplacements des demandes de congés, d’absence et d’échanges préalablement autorisées par les chefs de service.
Soutien administratif
- Effectuer la conception de documents (formulaires, tableaux, présentations) : rédaction, révision de texte, mise en page ; sur chiffrier électronique : statistiques, suivi de données ; rédaction de compte-rendu et procès-verbaux; mise à jour et correction de documents officiels tels que politiques, procédures, programmes, etc.
- Concevoir les affiches et annonces diverses;
- Rédiger la correspondance (communiqués, notes de service et courriels) en prenant soin de réviser le texte et de procéder à la mise en page du document, puis de l’acheminer selon les modalités établies;
- Recevoir, trier, faire le suivi et distribuer les documents (télécopies, courrier interne et externe);
- Gérer les fichiers informatiques (création, numérisation, mise à jour, diffusion et classement);
- Préparer et compiler diverses statistiques, évaluations et sondages.
Autres tâches
- Organiser la logistique des activités du département : Réserver et monter les salles, y installer le mobilier et le matériel requis;
- Répondre aux demandes de renseignements et transférer les informations aux personnes concernées;
- Passer les commandes de papeterie et de fournitures de bureau pour le département;
- Effectuer toute autre tâche connexe.