Site Operations Lead, Assessment Centre Corporate Services and Facilities Management Permanent
Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.
Reporting to Manager, Corporate Services and Facilities Management, the Site Operations Lead serves as the operational steward of the Royal College Assessment Centre. Acting as the primary on-site representative, you will coordinate facility operations, site readiness, vendor and property management relationships, business continuity activities, and operational support services. This role is ideal for someone who enjoys building relationships, solving problems, improving processes, and ensuring people have the resources and support they need to succeed.
Here’s an insight into your typical day to day:
- Serve as the primary on-site lead for the Assessment Centre, ensuring safe, efficient, and professional day-to-day operations.
- Coordinate facility readiness and operational support services for assessments, meetings, events, and other approved activities.
- Work closely with Assessment, Corporate Services, Events Meetings and Hospitality Services, ITS, Security, property management, vendors, and service providers to support seamless operations.
- Manage building service requests, maintenance activities, contractor access, and vendor relationships.
- Monitor service delivery and resolve operational issues to minimize disruptions.
- Lead site-level emergency preparedness, business continuity, and recovery activities.
- Support health and safety initiatives, inspections, incident response activities, and risk mitigation measures.
- Contribute to operational planning, continuous improvement initiatives, and long-term facility optimization.
- Support internal and external clients utilizing the Assessment Centre.
Does this sound like you?
- Level of education equivalent to College diploma or undergraduate degree in Business Administration, Operations Management, Facilities Management, Public Administration, or a related field.
- 5+ years of progressively responsible experience in operations, facilities coordination, site management, or a similar environment
- Demonstrated experience coordinating day to day operations in a physical workspace or facility
- Experience working in a cross functional environment, supporting multiple teams and interested parties
- Experience managing or coordinating vendors, contractors, or property management relationships
- Experience supporting health and safety programs, including incident reporting, inspections, or compliance activities
- Proven ability to act as a primary on-site contact, managing real-time issues and ensuring continuity of operations
- Bilingualism (English and French), with the ability to communicate effectively in both official languages (written and verbal) is required
- Skilled in logistics planning and execution, particularly in dynamic or time sensitive environments
- Strong interpersonal and communication skills, with the ability to interact effectively with staff, leaders, vendors, and external users
- Strong problem solving skills, with the ability to assess situations quickly and implement practical solutions
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, Teams) and experience using or supporting space booking tools, scheduling systems, or facilities platforms
Please note that this position is based on site at the Royal College Assessment Centre in Ottawa, Ontario and requires regular physical presence to support day-to-day operations, facility readiness, and service delivery. Furthermore, before and after-hours work will be required including at times, on evenings and weekends and overtime may be required during peak periods.
How to get noticed? Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by September 18, 2026.
The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.
We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 3 years.
The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.
The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact [email protected]
Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.
Annual Salary Band 7 - Salary ranges from $78,548.00 to $98,236.00
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Responsable des opérations sur place, Centre d’évaluation Services intégrés et gestion des installations Poste permanent
Le Collège royal compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est une organisation d’envergure nationale sans but lucratif créée en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.
Relevant de la gestionnaire, Services intégrés et gestion des installations, le ou la responsable des opérations voit au bon déroulement des activités du Centre d’évaluation du Collège royal. En tant que personne-ressource principale sur place, vous coordonnerez les opérations des installations, la préparation du centre, les relations avec les prestataires de produits et services et les gestionnaires de l’immeuble, les activités de continuité opérationnelle et les services de soutien opérationnel. Ce poste est idéal pour quiconque aime tisser des liens, résoudre des problèmes, améliorer les processus et s’assurer que les gens ont les ressources et le soutien dont ils ont besoin pour réussir.
Aperçu de votre rôle au quotidien
- Agir à titre de personne-ressource principale sur place du Centre d’évaluation en assurant le déroulement sécuritaire, efficace et professionnel des opérations quotidiennes.
- Coordonner la préparation des installations et les services de soutien opérationnel pour les évaluations, les réunions, les événements et les autres activités approuvées.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes de l’Évaluation, des Services intégrés, de la Gestion des événements et des Services d’accueil, des STI et de la Sécurité, ainsi qu’avec l’équipe de gestion de l’immeuble et les prestataires de produits et services pour assurer le déroulement harmonieux des opérations.
- Gérer les demandes de gestion de l’immeuble, les activités d’entretien, les relations avec les prestataires de produits et services et l’accès qui leur est donné.
- Surveiller la prestation des services et résoudre les problèmes opérationnels afin de prévenir les perturbations.
- Diriger les activités du centre liées à la préparation, à la continuité opérationnelle et au rétablissement en cas d’urgence.
- Soutenir les initiatives de santé et sécurité, dont les inspections, les interventions en cas d’incident et les mesures d’atténuation des risques.
- Contribuer à la planification opérationnelle, aux initiatives d’amélioration continue et à l’optimisation à long terme des installations.
- Offrir un soutien à la clientèle interne et externe qui utilise le Centre d’évaluation.
Ce profil vous correspond?
- Formation équivalente à un diplôme collégial ou à un diplôme de premier cycle en administration des affaires, en gestion des opérations, en gestion des installations, en administration publique ou dans un domaine connexe
- Au moins 5 ans d’expérience en gestion des opérations, en coordination des installations, en gestion de centre ou dans un milieu similaire, avec un niveau de responsabilité croissant
- Expérience manifeste en coordination des opérations quotidiennes dans un espace de travail physique ou des installations
- Expérience de travail dans un environnement interfonctionnel, en soutien à diverses équipes et parties intéressées
- Expérience en gestion ou en coordination des relations avec les prestataires de produits et services ou les équipes de gestion des immeubles
- Expérience en soutien aux programmes de santé et de sécurité, y compris le signalement des incidents, les inspections ou les activités de conformité
- Capacité reconnue à agir comme personne-ressource principale sur place, à gérer les problèmes en temps réel et à veiller à la continuité des opérations
- Bilinguisme (anglais et français) et capacité de communiquer efficacement dans les deux langues officielles (à l’écrit et à l’oral)
- Compétences en planification logistique et en exécution, particulièrement dans des environnements dynamiques où le temps est un facteur déterminant
- Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication, et capacité d’interagir efficacement avec le personnel, la direction, les prestataires et la clientèle externe
- Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à évaluer rapidement les situations et à mettre en œuvre des solutions concrètes
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams) et expérience dans l’utilisation ou la prestation des outils de réservation d’espace, des systèmes de planification d’horaires ou des plateformes de gestion des installations
Veuillez noter que ce poste est basé au Centre d’évaluation du Collège royal à Ottawa, en Ontario, et qu’une présence régulière sur place est requise pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, la préparation des installations et la prestation des services. De plus, ce poste exige du travail en dehors des heures normales de bureau, y compris le soir et la fin de semaine, et peut demander des heures supplémentaires durant les périodes de pointe.
Pour postuler Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 18 septembre 2026.
Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2ELGBTQQIA+ à poser leur candidature.
Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée au plus pendant trois ans.
Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.
Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse [email protected].
Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.
Salaire annuel Échelon 7 – Salaire de 78 548 $ à 98 236 $
