Mission du Réseau Action TI
La mission du Réseau Action TI est de mobiliser, former et inspirer la communauté des TI du Québec pour connecter, innover et faire rayonner l’excellence technologique au service de la société.
Raison d'être de la fonction
En collaboration avec l’équipe permanente et les bénévoles des comités organisateurs, la personne titulaire du poste planifie et coordonne toutes les étapes de réalisation logistiques et technologiques des événements qui lui sont confiés, dans le respect des objectifs et des orientations de la direction.
Responsabilités
- Planifier, organiser et superviser l’ensemble des aspects logistiques des événements qui lui sont confiés (salles fournisseurs, installations, horaires, sécurité, etc.) ;
- Assurer le lien entre tous les intervenants internes et externes pour la réalisation des événements ;
- Superviser la mise en place sur site et assurer la coordination pré, pendant, et post événements ;
- Préparer les appels d’offres, réviser les bons de commande et les contrats fournisseurs, et en assurer l’approbation selon les directives de gouvernance du Réseau;
- Superviser les fournisseurs externes afin de s’assurer du bon déroulement des activités ;
- Participer à l’inscription des événements lorsque requis ;
- Coordonner les conférenciers, formateurs et partenaires ;
- Développer un calendrier annuel d’événements en collaboration avec l’équipe interne ;
- Assurer la réalisation de tous les livrables promis aux partenaires ;
- Préparer et suivre les budgets annuels d’événements, et s’assurer de leur approbation par la direction ;
- Assurer le suivi rigoureux des revenus, dépenses et objectifs financiers des événements qui lui sont confiés ;
- Effectuer la conciliation post-événement et produire les bilans dans les délais requis ;
- Participer aux réunions des comités organisateurs ; préparer les ordres du jour des rencontres ainsi que les comptes-rendus et tous suivis post réunion ;
- Assurer la gestion des livrables et le soutien des bénévoles impliqués ;
- Passer toutes ls demandes liées aux communications (lettres, notification, documents, imprimables, PPT, sondages, etc)
- Concevoir et organiser des formats d’activités complémentaires aux grands événements ;
- Participer à des projets liés à des subventions dans le cadre des événements ou autres initiatives stratégiques ;
- Accomplir toute autre tâche connexe selon les besoins de l’organisation pour ses événements.
Profil recherché
- Excellente maîtrise de la coordination d’événements et de leurs enjeux spécifiques ;
- Rigueur, sens de l’organisation, curiosité et ouverture aux nouveautés ;
- Aptitudes relationnelles marquées et capacité à mobiliser des équipes ;
- Sens de l’observation, de l’écoute et esprit d’initiative.
- Faire preuve d'autonomie dans la gestion de ses dossier et la priorisation des actions;
- Identifier des opportunités d'amélioration et formuler des recommandations afin d'optimiser les processus et les événements.
Exigences
- AEC (Attestation d’études collégiales) en gestion d’événements ;
- Minimum de 2 années d’expérience en événements corporatifs ;
- Bilinguisme français-anglais, à l’oral et à l’écrit. (Le ou la personne occupant ce poste aura à communiquer avec des conférenciers ou des partenaires hors Québec et Canada) ;
- Maîtrise de la suite Microsoft 365, outils collaboratifs et technologies Web ;
- Expérience en marketing événementiel (atout) ;
- Expérience en OBNL ou association de membres (atout) ;
- Éligible à travailler au Québec.
Habiletés interpersonnelles
- Rigueur, jugement et souci du travail bien fait ;
- Organisation, analyse et capacité de synthèse ;
- Gestion efficace de priorités multiples ;
- Sens des affaires et alignement avec la mission ;
- Dynamisme, flexibilité, tolérance au stress et à l’ambiguïté.
Conditions d'emploi
- Horaires flexibles (dépassements possibles en période d’événements majeurs) ;
- Télétravail avec déplacements requis selon les événements et les besoins de la direction ;
- Rémunération selon expérience ;
- Vacances et congés payés ;
- Avantages sociaux et allocation numérique
- La personne recherchée demeure dans le ville de Québec ou de Montréal
Comment postuler
Joignez-vous à une équipe passionnée qui crée des événements marquants pour la communauté TI au Québec. Ici, vos idées prennent vie et votre travail a un impact direct !
Vous avez le goût de postuler ? Veuillez nous transmettre votre curriculum vitae à emplois@actionti.com et vos expériences pour des événements équivalents à ceux de notre organisation.
