Coordonnateur(trice) – Maintenance, bâtiments et fournisseurs
Vous aimez les journées variées, résoudre des situations concrètes et assurer le bon déroulement des opérations? Profitez d’un mode de travail hybride et évoluez dans un environnement multisite où vous coordonnerez les demandes de maintenance, les interventions de fournisseurs et les achats de biens et de services nécessaires aux opérations.
Notre client, une entreprise du secteur de la logistique en pleine évolution, recherche une personne polyvalente, débrouillarde et orientée vers les solutions. Vous jouerez un rôle central dans la prise en charge des besoins courants et urgents liés aux bâtiments, aux équipements, aux fournitures et aux services externes, tout en contribuant à mieux structurer les processus et les outils de suivi.
Ce qu’il y a pour vous :
- Salaire : 57K-62K par année.
- Poste permanent et à temps plein.
- Horaire de 40 heures par semaine.
- 4 jours au bureau et 1 jour en télétravail.
- Poste principalement basé à Saint-Eustache.
- Déplacements ponctuels entre les sites de Saint-Eustache et de Mirabel.
- Remboursement des frais de déplacement effectués dans le cadre du travail.
- Assurances collectives complètes après 3 mois de service.
- Programme d’aide aux employés.
- Accès à la télémédecine.
- Cellulaire fourni ou allocation mensuelle disponible.
- 3 semaines de vacances.
- 5 journées de maladie payées par année.
- 5 journées additionnelles non payées.
- 1 journée de congé pour l’anniversaire à chaque année de service complétée.
Responsabilités :
- · Recevoir, évaluer et prioriser les demandes liées à la maintenance, aux réparations, aux bâtiments, aux équipements et aux besoins opérationnels des différents sites.
- Prendre rapidement en charge les situations urgentes pouvant affecter la continuité des opérations, notamment les bris, les réparations imprévues et les besoins immédiats en équipements ou en fournitures.
- Rechercher les fournisseurs appropriés, demander des soumissions, comparer les options et coordonner les interventions requises.
- Communiquer avec les fournisseurs de services afin de négocier les prix, les modalités, les délais d’intervention et les ententes de service.
- Planifier et coordonner les visites des fournisseurs et des techniciens sur les différents sites, puis effectuer les suivis jusqu’à la résolution complète des demandes.
- Coordonner les services liés à l’entretien et au bon fonctionnement des bâtiments, notamment l’électricité, les portes, les équipements, les réparations générales et les autres besoins des installations.
- Planifier les inspections périodiques requises pour certains équipements, dispositifs de sécurité ou installations et assurer les suivis auprès des fournisseurs concernés.
- Effectuer les achats indirects de biens, de consommables, de fournitures, d’équipements de sécurité et d’articles MRO nécessaires aux opérations.
- Créer les bons de commande dans QuickBooks Online et transmettre aux fournisseurs les renseignements nécessaires à la prestation des services ou à la livraison des biens.
- Effectuer le suivi des commandes, des délais de livraison, des interventions et des engagements pris par les fournisseurs.
- Maintenir à jour les renseignements relatifs aux fournisseurs, aux soumissions, aux contrats, aux ententes de service, aux commandes et aux interventions réalisées.
- Développer progressivement un portefeuille structuré de fournisseurs fiables pour les différentes catégories de biens et de services.
- Repérer de nouveaux fournisseurs et établir des solutions de remplacement afin de réduire les délais de recherche lorsqu’un besoin urgent survient.
- Collaborer étroitement avec les équipes des différents sites afin de comprendre leurs besoins, de déterminer les priorités et d’offrir un service interne efficace.
- Se déplacer ponctuellement entre les sites de Saint-Eustache et de Mirabel afin d’accueillir des fournisseurs, de coordonner certaines interventions ou de valider les besoins sur place.
- Participer à l’amélioration et à la standardisation des processus liés aux demandes de service, aux achats, aux fournisseurs et au suivi des interventions.
- Suggérer des façons simples et efficaces d’automatiser ou de mieux organiser certaines activités administratives.
- Utiliser et contribuer à l’amélioration des outils de suivi du département, notamment Excel, SharePoint, Microsoft Lists, Power Apps et Power Automate, avec l’appui de l’équipe des technologies de l’information.
- Documenter les méthodes de travail et participer à la création ou à la mise à jour des procédures.
- Préparer et maintenir des tableaux de suivi permettant de visualiser les demandes en cours, les interventions, les coûts, les délais et le niveau de service des fournisseurs.
- Assurer la qualité et la cohérence des renseignements consignés dans les outils du département.
- Transmettre à la comptabilité les bons de commande, les soumissions et les pièces justificatives nécessaires au traitement des achats et des dépenses.
- Collaborer avec la technicienne comptable afin de résoudre les écarts entre les bons de commande, les factures et la documentation disponible.
Ce dont vous aurez besoin pour réussir :
Qualifications requises
- DEC en administration, en gestion des opérations, en gestion des bâtiments, en logistique ou dans un autre domaine pertinent, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- Environ deux à quatre années d’expérience dans un rôle comprenant la coordination de maintenance, la gestion de fournisseurs, les achats indirects, les services aux bâtiments, l’administration des opérations ou des responsabilités comparables.
- Expérience concrète dans la coordination de fournisseurs de services, incluant la recherche de fournisseurs, les demandes de soumissions, la négociation, la planification des interventions et les suivis.
- Capacité à gérer simultanément des demandes courantes et des situations urgentes dans un environnement opérationnel.
- Bonne compréhension du processus d’achat, des bons de commande et du suivi des factures, sans expertise comptable spécialisée requise.
- Bonne maîtrise d’Excel et de Microsoft 365.
- Bonne aisance avec les outils informatiques et intérêt pour l’amélioration des méthodes de travail.
- Capacité à se déplacer ponctuellement entre les sites de Saint-Eustache et de Mirabel.
- Français courant et anglais fonctionnel afin de communiquer avec certains fournisseurs et partenaires, notamment pour soutenir les besoins d’un site situé aux États-Unis.
Qualifications souhaitées
- Expérience en coordination de maintenance, en gestion des installations, en services aux bâtiments ou dans un environnement industriel, logistique ou multisite.
- Expérience dans une organisation en croissance où les processus et les outils doivent être développés ou améliorés.
- Expérience avec QuickBooks Online pour la création et le suivi de bons de commande.
- Connaissance de Power Apps, Power Automate, SharePoint, Microsoft Lists, Power Query ou d’outils comparables.
- Expérience avec des achats indirects, des articles MRO, des équipements de sécurité ou des services de maintenance.
- Connaissance générale des inspections périodiques, de l’entretien préventif ou des exigences liées à la santé et à la sécurité au travail.
Compétences comportementales
- Excellent sens des priorités et capacité à demeurer efficace lorsque plusieurs demandes urgentes surviennent simultanément.
- Débrouillardise et capacité à trouver rapidement des solutions concrètes.
- Orientation vers le service interne et souci de limiter les interruptions des opérations.
- Autonomie, initiative et capacité à prendre en charge un dossier jusqu’à sa fermeture.
- Excellentes habiletés de communication avec les fournisseurs, les équipes opérationnelles et les différents services internes.
- Habiletés de négociation et capacité à comparer les coûts, les délais et la qualité des services proposés.
- Sens de l’organisation, rigueur et qualité des suivis.
- Polyvalence et aisance dans un environnement où les journées et les priorités peuvent changer rapidement.
- Capacité à travailler dans un environnement en développement qui n’est pas encore entièrement structuré.
- Capacité à structurer l’information, à documenter les processus et à proposer des améliorations réalistes.
- Curiosité technologique et facilité à apprendre de nouveaux outils.
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec les opérations, les finances, les technologies de l’information et les fournisseurs externes.
Pourquoi Recrute Action?
Recrute Action (permis d’agence : AP-2504511) offre des services de recrutement fondés sur un accompagnement de qualité et une approche personnalisée. Dans le cadre du processus de sélection, certaines candidatures peuvent être analysées à l’aide d’outils d’intelligence artificielle. Seules les candidatures répondant aux critères du poste seront contactées.
