Description de l'entreprise
Raphael Brien Inc. est une entreprise de gestion de projet spécialisée dans le domaine événementiel, artistique, cinématographique et publicitaire basée à Longueuil. L'entreprise a été fondée avec l'objectif de faciliter la communication entre les départements marketing et la production sur le terrain. En tant que partenaire de confiance, notre équipe d'experts guide nos clients dans le choix des produits, de la technique de production et de l'installation les plus adaptés à leurs besoins.
Description du poste
L'adjoint.e Booking joue un rôle clé dans la coordination des opérations quotidiennes en assurant le soutien au booking, aux activités administratives et au suivi des équipes terrain. La personne recherchée devra faire preuve d'autonomie, d'organisation, de polyvalence et de proactivité afin de gérer efficacement plusieurs dossiers simultanément et contribuer au bon déroulement des opérations.
Il s’agit d’un poste à temps plein, exercé entièrement à nos bureaux de Longueuil.
Responsabilités
- Assurer la gestion des horaires des employés et des travailleurs autonomes en effectuant les affectations aux différents quarts de travail et projets.
- Maintenir une communication constante avec le personnel terrain (booking, soutien, écoute, suivi des présences, rappels, réponses aux questions, gestion des imprévus, etc.).
- Vérification et report des heures et feuilles de temps envoyées par les travailleurs, clients et chargés de projets.
- Mise à jour, gestion et archivage des dossiers des employés, clients et fournisseurs.
- Offrir un soutien administratif à l’équipe de gestion (vérification de factures, préparation de documents, classement et suivi des dossiers, etc.).
- Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et opérationnels.
- Participer aux efforts de recrutement en aidant à la sélection des candidat.e.s et en organisant des entrevues.
- Effectuer toute autre tâche connexe liée au bon déroulement des opérations.
Le/la candidat.e recherché.e doit être doté d’excellentes aptitudes en communication et d’une parfaite maîtrise du français et de l’anglais. Il ou elle doit être à l’aise au téléphone, capable d’échanger et partager des informations de manière fluide et efficace, respecter la confidentialité des informations (clients et travailleurs) et maitriser la terminologie propre au milieu de l’évènementiel.
Qualifications et exigences
- DEP/ AEC ou Certificat
- Minimum de deux (2) années d’expérience dans un poste similaire.
- Excellente maîtrise de l’environnement Windows, la suite Microsoft Office, des connaissances de Sage 50 est un atout.
- Maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit, l’espagnol est un atout.
- Rigueur, souci du détail et respect des échéanciers.
- Bonnes connaissances du milieu de l’événementiel.
- Excellentes aptitudes en organisation, planification et gestion des priorités.
- Sens du service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles.
- Esprit d’équipe, autonomie, discrétion et proactivité.
- Être flexible dans son horaire en fonction des besoins opérationnels et durant les périodes de forte activité.
- Posséder un permis de conduire.
Les postulants doivent être présents physiquement au Canada et détenir un permis de travail valide.
Il s’agit d’un poste selon un horaire régulier du lundi au vendredi, à raison de journées de huit (8) heures. Toutefois, en période de forte demande, la personne retenue devra participer au roulement des gardes téléphoniques les fins de semaine et soirs afin de contribuer au partage des responsabilités avec ses collègues.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 24,00$ à 27,00$ par heure
Avantages :
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
AUCUN APPEL - CANDIDATURE EN LIGNE SEULEMENT SVP
Nous remercions tous les candidat.e.s pour leur intérêt, seules les personnes retenues seront contactées.
