Operations Manager, Provincial Employment Roundtable
Want to join a dynamic organization focused on improving employment and employability outcomes for Québec’s English-speaking community? If you have strong organizational and administrative skills, apply today and help the Provincial Employment Roundtable (PERT) have a strong operational impact.
PERT is a nonprofit organization that seeks to address the employability issues faced by English-speaking Quebecers. Since our founding in 2020, we have developed a research and engagement agenda in collaboration with stakeholders across Québec who are working to improve the labour market outcomes of English speakers.
Position Summary
Reporting directly to the Executive Director, the Operations Manager (1-year contract, full-time, with potential for renewal) is PERT's operational backbone. You will work with the Executive Director to oversee internal systems, including finance, people, and administration, and ensure our program objectives and deliverables are achieved on time and on budget, allowing our small team to focus on mission and impact. This is a hybrid position that requires working in person at PERT’s Montreal downtown office and from home.
Primary Responsibilities
Finance & Accounting
- Oversee day-to-day financial administration, including bookkeeping, accounts payable/receivable, and financial reporting.
- Track budgets against actuals, flag variances, and support the Executive Director with financial planning and cash-flow oversight.
- Ensure payroll and benefits are prepared and distributed accurately and on time, coordinating with external providers as needed.
- Coordinate with external accountants and auditors, and lead preparation for the annual audit.
People & HR
- Coordinate the full employee lifecycle: recruitment, onboarding, benefits administration, and offboarding.
- Support existing staff with HR guidance, training coordination, and performance-management processes.
- Maintain and improve HR policies, and help foster an inclusive, healthy, and collaborative workplace culture.
Operations, IT & Administration
- Keep the office running: general coordination, supplies, vendor and subscription management, and record-keeping.
- Act as the point person for purchasing, account management, and technology/IT matters (in coordination with external IT support).
- Develop and maintain policies and procedures to ensure compliance with regulations and non-profit funding requirements.
Requirements
- Demonstrated experience managing multiple priorities, with a track record of delivering results on time and within budget.
- 3-5 years of knowledge and experience in Finance, HR, or Administration.
- Skills in event planning.
- Expertise in project management.
Nice to have:
- Strong bilingual communication skills (French and English) to effectively engage with diverse stakeholders.
- Previous experience in the non-profit sector.
- An understanding of employability challenges in Québec, particularly those affecting the English-speaking community.
We Offer
- An inspiring mission working with an energetic and collaborative team
- Flexible work arrangements
- A full-time office space located near downtown Montreal
Job Specifications
- Full-time position
- 1-year contract, with potential for renewal
- Salary: $60,000 - $75,000, commensurate with experience and skills
- 9 paid sick days
- 15 days of paid vacation in addition to office closure between Christmas and New Year's
- Health and dental benefits
Position Start Date
As soon as possible
Application Process & Deadline
Please submit a CV and cover letter on our platform at: https://secure.collage.co/jobs/pertquebec/65602.
Applications will be reviewed on a rolling basis. Only candidates selected for an interview will be contacted. If you need any accommodations for any part of the application process, please contact [email protected].
----------------------------------------------------------------------------------
Gestionnaire des opérations, La table ronde provinciale sur l'emploi
Vous souhaitez vous joindre à une organisation dynamique vouée à améliorer les résultats en matière d'emploi et d'employabilité de la communauté d'expression anglaise du Québec? Si vous possédez de solides compétences organisationnelles et administratives, posez votre candidature dès aujourd'hui et contribuez à l'impact opérationnel de la Table ronde provinciale sur l'emploi (PERT).
PERT est un organisme à but non lucratif qui vise à relever les défis d'employabilité auxquels sont confrontés les Québécoises et Québécois d'expression anglaise. Depuis notre fondation en 2020, nous avons élaboré un programme de recherche et de mobilisation en collaboration avec des parties prenantes de partout au Québec qui travaillent à améliorer les résultats sur le marché du travail des personnes d'expression anglaise.
Sommaire du poste
Relevant directement de la direction générale, la ou le gestionnaire des opérations (contrat d'un an, à temps plein, avec possibilité de renouvellement) constitue le pilier opérationnel de PERT. En collaboration avec la direction générale, vous superviserez les systèmes internes (finances, personnel et administration) et veillerez à ce que les objectifs et les livrables de nos programmes soient atteints dans les délais et dans le respect du budget, permettant ainsi à notre petite équipe de se concentrer sur sa mission et son impact. Il s'agit d'un poste hybride qui exige une présence au bureau de PERT, au centre-ville de Montréal, ainsi que du télétravail.
Principales responsabilités
Finances et comptabilité
- Superviser l'administration financière quotidienne, notamment en collaboration avec la personne responsable de la tenue de livres, les comptes fournisseurs et clients, ainsi que la production de rapports financiers.
- Suivre les budgets par rapport aux montants réels, signaler les écarts et appuyer la direction générale dans la planification financière et la supervision des flux de trésorerie.
- Veiller à ce que la paie et les avantages sociaux soient préparés et versés avec exactitude et dans les délais, en coordination avec des fournisseurs externes au besoin.
- Assurer la coordination avec les comptables et auditeurs externes, et diriger la préparation de l'audit annuel.
Personnel et ressources humaines
- Coordonner l'ensemble du cycle de vie des employé·es : recrutement, intégration, administration des avantages sociaux et départ.
- Soutenir le personnel en place par de l'accompagnement en ressources humaines, la coordination de la formation et les processus de gestion du rendement.
- Maintenir et améliorer les politiques de ressources humaines, et contribuer à favoriser une culture de travail inclusive, saine et collaborative.
Opérations, TI et administration
- Assurer le bon fonctionnement du bureau : coordination générale, fournitures, gestion des fournisseurs et des abonnements, et tenue des dossiers.
- Agir à titre de personne-ressource pour les achats, la gestion des comptes et les questions liées à la technologie et aux TI (en coordination avec le soutien informatique externe).
- Élaborer et maintenir des politiques et des procédures afin d'assurer la conformité aux règlements et aux exigences de financement propres aux OBNL.
Exigences
- Expérience démontrée dans la gestion de priorités multiples, avec un bilan de résultats livrés dans les délais et le respect du budget.
- De 3 à 5 ans de connaissances et d'expérience en finances, en ressources humaines ou en administration.
- Compétences en organisation d'événements.
- Expertise en gestion de projet.
Atouts
- Solides compétences en communication bilingue (français et anglais) permettant d'interagir efficacement avec des parties prenantes diverses.
- Expérience antérieure dans le secteur à but non lucratif.
- Une compréhension des défis d'employabilité au Québec, en particulier ceux qui touchent la communauté d'expression anglaise.
Ce que nous offrons
- Une mission inspirante au sein d'une équipe dynamique et collaborative.
- Des modalités de travail flexibles.
- Un espace de bureau à temps plein situé près du centre-ville de Montréal.
Détails du poste
- Poste à temps plein.
- Contrat d'un an, avec possibilité de renouvellement.
- Salaire : de 60 000 $ à 75 000 $, selon l'expérience et les compétences.
- 9 jours de congé de maladie payés.
- 15 jours de vacances payées, en plus de la fermeture des bureaux entre Noël et le jour de l'An.
- Assurance maladie et soins dentaires.
Date d'entrée en poste
Dès que possible.
Processus de candidature et échéance
Veuillez soumettre un curriculum vitæ et une lettre de motivation à l’adresse suivante: https://secure.collage.co/jobs/pertquebec/65602.
Les candidatures seront évaluées au fur et à mesure de leur réception. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation à toute étape du processus de candidature, veuillez communiquer à l'adresse [email protected].
