***Recrutement local seulement***
Technicien(ne) en administration
Vous êtes une personne autonome, organisée et rigoureuse, à l’aise pour gérer plusieurs priorités et collaborer avec différents intervenants? Vous aimez exercer votre jugement, assurer le suivi des mandats qui vous sont confiés et contribuer activement au bon fonctionnement de l’organisation? Vous appréciez un rôle diversifié qui combine soutien administratif, gestion documentaire et communications? Nous avons une opportunité à vous offrir!
Avant de détailler le rôle, nous vous présentons les avantages dont vous bénéficierez :
· Poste à temps plein (35 h/semaine) en présentiel;
· Salaire de 50 000 $ à 65 000 $ par année, selon la formation et l’expérience;
· Assurances payées à 50% par l’employeur;
· Régime de retraite incluant contribution de 4.5% de l’employeur;
· Télémédecine;
· 4 semaines de vacances;
· Journées maladies et fériés supérieurs aux normes du travail;
· Un rôle diversifié au sein d’une équipe collaborative.
Description du poste :
Sous la supervision de la Direction des services administratifs, le·la technicien(ne) en administration assure un soutien administratif et de secrétariat aux différents services de l’organisation. Il·elle contribue au bon fonctionnement des activités quotidiennes par la gestion rigoureuse des communications, de la documentation et des priorités administratives. La personne titulaire prend en charge les mandats qui lui sont confiés, effectue les suivis nécessaires auprès des différents intervenants et veille à leur progression dans le respect des échéanciers.
Responsabilités clés :
· Coordonner et faire progresser les dossiers qui vous sont confiés, en assurant les suivis auprès des différents intervenants;
· Signaler les situations nécessitant l'attention ou la décision de la personne responsable;
· Faciliter les communications internes et externes liées aux activités des services;
· Collaborer avec les équipes afin de faciliter la circulation de l’information;
· Veiller à la sécurité et la confidentialité des documents et des informations traités;
· Contribuer au bon déroulement des réunions, notamment par leur préparation, la prise de notes et la rédaction de comptes rendus au besoin;
· Assurer le suivi des courriels et des dossiers nécessitant une attention particulière;
· Assurer les suivis et les relances nécessaires auprès des différents intervenants;
· Offrir un soutien administratif aux différents services de l’organisation;
· Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance et les documents administratifs;
· Organiser et classer les dossiers physiques et électroniques, mettre à jour les systèmes de gestion documentaire et assurer la numérisation et l’archivage selon les procédures en vigueur;
· Tenir à jour les données, tableaux et listes;
· Accueillir et orienter les appels, courriels et demandes vers les bonnes personnes;
· Gérer la réception et la distribution du courrier postal et des documents;
· Assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau et en effectuer le suivi;
· Contribuer à toute autre tâche connexe liée à vos fonctions.
Prérequis :
· DEC en bureautique, en administration ou toute autre combinaison de scolarité et d’études pertinentes;
· Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente en soutien administratif, secrétariat ou dans un rôle similaire;
· Connaissances de base en comptabilité, un atout;
· Expérience dans un rôle de soutien auprès de gestionnaires ou de plusieurs intervenants, un atout;
· Expérience au sein d’un organisme à but non lucratif, communautaire ou associatif, un atout;
· Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook, Teams et PowerPoint;
· Grande aisance avec les outils informatiques et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels;
· Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.
Profil recherché:
· Autonomie, rigueur et souci du détail;
· Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers, à établir les priorités et à s’adapter aux changements;
· Discrétion et jugement, avec un grand sens des responsabilités;
· Tact et aisance à communiquer avec différents intervenants;
· Esprit de collaboration et facilité à travailler avec plusieurs équipes;
· Initiative, débrouillardise et sens du service.
Joignez-vous à une équipe où votre rigueur, votre sens de l’organisation et vos compétences administratives contribueront directement au bon fonctionnement des activités! Faites-nous parvenir votre candidature dès maintenant! emploi@pluraliterh.ca
