Description du poste Adjoint.e administratif.ve au sein de l’Orchestre symphonique de Gatineau (OSG), vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l’organisation. En poste à temps plein et en présentiel hybride sur le site de Gatineau (QC), vous assurez la gestion des courriels, des appels téléphoniques, de l’agenda et des dossiers administratifs. Vous soutenez la direction et l’equipe interne dans l’opérationalisation des activées de l’orchestre et de l’organisation (suivis de logistique, documentation, contrats, subventions et contributions, inscriptions et partenariats). Vous participez à la préparation de documents de la gouvernance, à la mise à jour de bases de données, au classement des archives et au suivi des paiements et factures simples. Vous collaborez avec les différents intervenants (direction, musicien·ne·s, fournisseurs, partenaires, public) afin de garantir une communication fluide et un accueil professionnel.
Qualifications
- Compétences démontrée dans un poste similaire: Ajoint.e de direction, administration exécuitve, capacité à soutenir la direction et l’équipe dans la gestion quotidienne,
maîtrise des outils bureautiques (suite Office dont Word, Excel, Powerpoint), organisation rigoureuse, autonomie.
- Compétences de secrétariat : gestion de documents, saisie de données, classement et tenue de dossiers.
- Compétences en communication :
capacité à adapter son discours à différents interlocuteurs, respect et confidentialité,
- parfaitement bilingue vous avez une aisance rédactionnelle en français et en angalis.
- Compétences en accueil téléphonique : gestion professionnelle des appels, sens du service, étiquette clientèle et de la confidentialité.
- Atouts supplémentaires : aptitudes pour le développement et l’entreprenariat, intérêt marqué pour le milieu culturel ou musical, expérience en milieu associatif (OBNL) et événementiel appréciée.
