En rejoignant notre équipe, vous jouerez un rôle essentiel en offrant un soutien administratif à plusieurs gestionnaires et en contribuant au bon déroulement des services liés aux opérations. Vous participerez à la coordination de dossiers, à l’organisation de réunions et d’événements, ainsi qu’à la préparation et à la mise en forme de documents et de communications. Accompagné(e) d’une équipe d’adjoint(e)s soudée, vous évoluerez dans un environnement dynamique où l’organisation, la polyvalence et la collaboration sont au cœur du quotidien.
Responsabilités principales
Support administratif
· Planifier, coordonner et préparer la logistique de réunions;
· Planifier divers déplacements et faire différentes soumissions (avions, hôtels, inscriptions aux séminaires, etc.);
· Gérer l’agenda, assurer un suivi de la correspondance et des courriels;
· Préparer les comptes de dépenses pour plusieurs services;
· Assurer l’archivage, le classement et le repérage des documents;
· Organiser des événements d’entreprise;
· Aide à la gestion générale du bureau;
· Participer à l’intégration des nouveaux employés.
Production de documents
· Rédiger, réviser et traduire divers documents et présentations (en français et en anglais);
· Rédiger des communications et faire circuler aux personnes concernées;
· Veiller à l’envoi de certains courriels mensuels (anniversaires de naissance et de service;
· Assurer la mise en page des comptes-rendus de réunions, des rapports, de divers documents et des courriels.
Support dans l’exécution de divers dossiers
· Mettre à jour diverses banques de données, principalement la base de données de contacts publics;
· Assister ses gestionnaires assignés dans tout projet, par exemple l’organisation d’événements, et assure un suivi de certains dossiers;
· Supporter, au besoin, les adjointes des autres secteurs.
Coordination diverse
· Préparer la liste de contacts et coordonner les signatures des cartes de Noël;
· Assurer une présence au bureau en rotation avec les autres adjointes;
· Tout autre tâche connexe.
Expérience / Formation
· DEC en bureautique ou équivalent;
· Expérience démontrée à accompagner divers gestionnaires de différents niveaux;
· Excellente maîtrise de la suite MS office;
· Connaissance des technologies de l'information et de la communication.
Qualités et aptitudes
· Discrétion et professionnalisme;
· Organisé (e) et méthodique;
· Bonne gestion des priorités;
· Initiative et pro activité;
· Esprit d’équipe;
· Rigueur et souci du détail sont très importants.
Pourquoi choisir Optimum ?
Une opportunité de joindre un groupe financier privé québécois/canadien d’envergure internationale solide et performant. Une organisation qui a su maintenir une ambiance chaleureuse, de proximité et qui est fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.
Quelques-uns de nos avantages
- Travail en mode hybride et heures d’arrivée et de départ flexibles.
- Ambiance de travail collaborative et participative, gestionnaires à l’écoute et accessibles.
- Un régime complet d'assurances collectives et un régime de retraite compétitifs avec contribution de l'employeur.
- Un accès gratuit à un médecin virtuel et au programme d'aide pour les employés (PAE).
- Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore.
- Remboursement partiel des frais de transport en commun ou d’abonnement sportif.
