Relevant du Directeur des ventes et du développement des affaires, le Coordonnateur opérations des ventes assure la gestion administrative des ventes et veille à l’intégrité des données commerciales de l’entreprise. Il agit comme point de liaison entre les équipes des ventes, de la production, de la logistique, des finances et des technologies de l’information afin de garantir l’exactitude des commandes, l’efficacité des processus et la fiabilité de l’information dans les différents systèmes de gestion.
Il collabore également étroitement avec le Directeur Finance et TI dans l’optimisation des systèmes, l’amélioration des processus d’affaires et le maintien de l’intégrité des données, dans le but de soutenir la performance et la croissance de l’organisation.
RESPONSABILITÉS CLÉS
Validation et conformité des commandes
- Vérifier l’exactitude des commandes saisies dans les systèmes internes afin d’assurer la conformité des données et de minimiser les erreurs opérationnelles.
- Effectuer les validations requises concernant les prix, les produits, les conditions commerciales et les informations clients avant le traitement des commandes.
- Collaborer avec les équipes concernées afin de corriger rapidement les écarts ou informations manquantes.
Administration des systèmes de ventes (CRM/HubSpot/Keybook)
- Assurer la gestion, la mise à jour et l’intégrité des données dans les différents systèmes de ventes de l’entreprise.
- Agir comme personne-ressource auprès des équipes NAM, SAM et RSM afin d’assurer une utilisation adéquate et rigoureuse des plateformes.
- Effectuer des suivis réguliers avec les équipes de ventes afin d’assurer l’exactitude et la mise à jour des données clients, opportunités et activités commerciales.
Gestion des prix et des données commerciales
- Maintenir à jour les listes de prix, les conditions commerciales et les informations clients.
- Coordonner les mises à jour tarifaires et assurer leur cohérence dans l’ensemble des systèmes.
- Veiller à l’exactitude des données servant aux prévisions et aux analyses commerciales.
Coordination des commandes et de la logistique
- Assurer l’avancement des commandes et des expéditions en assurant une communication efficace entre les équipes des ventes, de la production, de la logistique et les autres intervenants afin de respecter les échéanciers de livraison.
Analyse et amélioration continue
- Produire des rapports, indicateurs et suivis administratifs liés aux activités de ventes.
- Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et opérationnels liés aux ventes.
EXIGENCES DU POSTE
- Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités.
- Grande rigueur et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.
- Bonne aptitude en coordination et en suivi opérationnel.
- Esprit analytique et capacité à résoudre les problèmes rapidement.
QUALIFICATIONS REQUISES
- DEC en administration, bureautique, logistique, comptabilité ou toute autre formation pertinente
- 2 à 5 années d’expérience dans un poste similaire en administration des ventes, support opérationnel, coordination des ventes ou service à la clientèle.
- Expérience avec des systèmes CRM et ERP (ex. : HubSpot, Keybook ou systèmes similaires).
- Expérience en gestion de commandes, coordination logistique et suivi administratif.
