SOMMAIRE DU POSTE :
Reconnue pour la qualité de ses produits et services, le Vieux-Port de Montréal (VPM) gère un vaste site récréotouristique. À travers la mise en valeur du site du Vieux-Port et du Centre des sciences de Montréal (CSM), la Société participe activement au développement de la métropole. Un lieu dynamique et diversifié vous attend !
À titre de coordonnateur administratif, vous assurez un support administratif à la direction du Centre des sciences de Montréal et fournissez un soutien aux membres des équipes.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :
Coordination efficace des activités de la direction
- Coordonne les agendas, organise les réunions, réserve les salles, prépare la documentation requise et rédige les comptes rendus lorsque nécessaire;
- Effectue le tri et le suivi du courrier, prépare les envois, invitations et communications de la direction et coordonne la circulation de l’information auprès des employés, partenaires et autres services;
- Assure le soutien administratif de la direction, notamment la gestion des voyages d’affaires, des comptes de dépenses, des réquisitions, des commandes, de la facturation et des suivis budgétaires;
- Contribue à l’amélioration des procédures et réalise les recherches, suivis et contrôles administratifs requis, incluant les billets de faveur et de stationnement;
- Veille à l’approvisionnement en matériel de bureau et au bon fonctionnement des équipements administratifs;
- Offre, au besoin, un soutien administratif aux autres directions et assure le remplacement des coordonnateurs administratifs lors d’absences.
Des clients enchantés de l’efficacité de l’accueil et de l’information reçue
- Accueille les visiteurs, partenaires et fournisseurs et les dirige adéquatement selon les besoins;
- Assure un traitement courtois et diligent des appels téléphoniques et des demandes reçues;
- Applique les normes de service à la clientèle de la Société et participe, au besoin, aux activités promotionnelles et événements spéciaux;
- Maintient à jour ses connaissances afin de fournir une information juste et complète aux clients et achemine les plaintes à son supérieur immédiat lorsque requis.
Des documents impeccables, accessibles et actualisés
- Rédige, révise, met en page et assure la qualité des documents, correspondances, courriels, contrats et comptes rendus en français et en anglais;
- Produit, met à jour, diffuse et assure le suivi des documents de la direction auprès des différents intervenants de la Société;
- Veille au respect des normes, politiques et procédures internes et agit comme personne-ressource pour la direction;
- Assure la gestion documentaire de la direction, incluant le classement, l’archivage, la mise à jour des bases de données, tableaux de suivi, calendriers et systèmes de classement;
- Effectue le suivi des documents soumis pour approbation ou signature et assure la confidentialité des informations auxquelles il a accès;
- Effectue toute autre tâche connexe reliée à ses fonctions.
EXPÉRIENCES & CONNAISSANCES RECHERCHÉES :
- Diplôme d’études secondaires
- Connaissance de Word, Excel et Power Point dans l’environnement Windows Office
- Français écrit impeccable (vérifié par un test)
- Anglais écrit et oral (niveau 2)
- 1 année d’expérience en travail administratif
- 1 année d’expérience en service à la clientèle
APTITUDES RECHERCHÉES :
- Autonomie
- Gestion des priorités
- Sens de l’organisation et du suivi
- Habileté interpersonnelle
- Discrétion
CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES :
- Environnement de travail dynamique
- Salaire : 21,96$ (Classe 3)
- Type d’emploi : permanent syndiqué, à temps plein (37,5 heures du lundi au vendredi)
- Assurances médicales et dentaires avantages payés à 100 % par l'employeur
- Participation de l'employeur au REER pour 3,75 % du salaire
- 3 semaines de vacances annuelles rémunérées, dès l'embauche
- 15 jours de congé de maladie payées par année
- Stationnement gratuit sur place (avantage imposable)
- Programme d'aide aux employés offert par l'employeur
- Rabais et avantages chez les différents commerçants sur le site du Vieux-Port
La Société adhère à un programme d’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles sélectionnées.
L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.
