Description originale de l’offre
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Sommaire Du Poste
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.
Principales Responsabilités
(i) Agit en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Résout les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et se met en rapport avec les personnes ressources appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
(ii) Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recommande des modifications de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l'établissement des priorités de travail. Assure le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
(iii) Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux et des rapports annuels. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prend des notes et dactylographie divers documents tels que la correspondance, les rapports, les mémos. Signe certains documents.
(iv) Gère les comptes de l'unité. Prépare les budgets ou les propositions budgétaires. Contrôle et rapproche divers comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les divergences et les erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande. (v) compile des informations en vue de préparer des demandes de subvention, assure la liaison avec d'autres institutions pour cette compilation et coordonne leur soumission. Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures internes et celles des organismes subventionnaires. Il s'assure que les informations sont complètes et que les lignes directrices sont respectées.
(vi) Tient à jour les dossiers du personnel et remplit les documents relatifs aux paiements, aux affectations, aux nominations, aux promotions, aux nominations, aux congés sabbatiques et aux absences, ainsi que d'autres formulaires administratifs. Explique les procédures à suivre. Veille à ce que les délais soient respectés.
(vii) Participe aux activités liées aux affaires étudiantes telles que l'admission, la préinscription, l'inscription, l'aide financière et les questions relatives aux étudiants internationaux. Il suit les inscriptions, les changements de cours, les rapports sur la situation des étudiants, les prêts, les bourses et l'octroi de bourses d'études. Renvoie les problèmes ne relevant pas de son domaine de compétence aux personnes-ressources ou aux fonctionnaires compétents.
(viii) Tient à jour l'agenda du superviseur. Fixe les rendez-vous, les rappelle au superviseur et organise l'emploi du temps en fonction des priorités.
(ix) Fournit des informations aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Détermine le motif de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Il évalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.
(x) Examine et trie le courrier. Prépare les dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant les informations nécessaires. Répond aux demandes dans son domaine de responsabilité. Il prend note des actions requises et en assure le suivi.
(xi) planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
(xii) Coordonne l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organise les déplacements.
(xiii) Utilise divers logiciels. Entretient les systèmes d'information informatisés et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agit comme personne-ressource en ce qui concerne l'utilisation des logiciels. Explique et démontre l'utilisation des logiciels, résout les problèmes dans son domaine de compétence et assure la liaison avec les personnes-ressources en informatique, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Maintenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.
(xiv) Assurer l'inventaire et l'achat des fournitures et des équipements. Organise l'entretien du matériel de bureau.
(xv) Utilise le matériel de bureau standard tel que l'ordinateur personnel, la calculatrice, la photocopieuse et le télécopieur.
La liste des tâches et des responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches susceptibles d'être accomplies par un employé dont le poste a été associé à la présente description d'emploi générique.
Autres Compétences Et/ou Aptitudes
Capacité avérée à établir des relations productives avec tous les niveaux de parties prenantes. Capacité avérée à travailler de manière autonome et en tant que membre d'une équipe. Anglais et français, parlés et écrits. Capacité avérée à apporter un soutien à diverses activités administratives, y compris celles liées aux activités étudiantes, académiques et autres. Capacité avérée à prendre des initiatives, à résoudre des problèmes et à organiser le travail. Forte capacité à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités et à respecter des délais multiples dans un environnement dynamique. Il doit être axé sur le client et le service, et aider tous les clients avec tact et diplomatie tout en conservant une attitude professionnelle à tout moment. Aptitude avérée à rédiger de la correspondance, précision et souci du détail. Vous devez faire preuve de discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Student Records Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-10-31
Date Limite Pour Postuler
2026-10-08
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.
