La réceptionniste est la première personne en contact avec les clients. Elle sera responsable du service à la clientèle pour l’ensemble des appels et assurera l’accueil des visiteurs. Dans un environnement professionnel et confidentiel, elle devra guider les clients avec empathie et efficacité, tout en soutenant les conseillères et les syndics en insolvabilité dans diverses tâches administratives. La réceptionniste jouera un rôle clé pour le bon déroulement des opérations et la satisfaction des clients.
Principales responsabilités :
Service à la clientèle :
- Répondre au téléphone avec professionnalisme et empathie;
- Répondre aux questions générales des clients concernant les services d'insolvabilité, leurs dossiers en cours et diriger les demandes spécifiques vers les membres appropriés de l'équipe;
- Gérer les appels et les courriels, prendre des messages, transférer les appels et courriels au bon département en temps opportun;
- Responsable de la boîte courriel principale. Traiter et organiser les demandes reçus par courriel;
- Accueillir les clients, fournisseurs ou autres intervenants en personne.
Gestion des Rendez-vous :
- Coordonner les horaires des rendez-vous pour les consultations avec les syndics et les conseillères en insolvabilité et les autres membres de l’équipe;
- Confirmer les rendez-vous, envoyer des rappels et gérer les annulations.
Soutien Administratif :
- Traiter le courrier/courriels entrant et sortant, incluant la réception de documents légaux ou confidentiels;
- Assister dans la gestion des dossiers clients en assurant l’exactitude des informations et la confidentialité;
- Commander pour les fournitures de bureau et veiller à ce que l’espace de réception soit propre et ordonné;
- Accomplir toute autre tâches administratives connexes pour garantir une assistance efficace à la gestion des dossiers.
Traitement des Documents et Suivi des Dossiers :
- Assister dans la préparation et la gestion de documents requis pour les rendez-vous, tels que les formulaires d’insolvabilité et autres papiers administratifs;
- Administrer les dossiers, tel que la prise d'informations des clients, la préparation du dossier dans le système informatique ;
- Gérer les multiples interventions requises en cours de dossier pour administrer les actifs, les revenus et les réclamations des créanciers ;
- Suivre l’échéancier concernant l'état des différents documents requis dans le cadre d’un dossier d’insolvabilité;
- Maintenir l’ordre dans les dossiers et assurer de mettre à jour les toutes informations pertinentes reçues des différents intervenants.
Confidentialité et Conformité :
- Maintenir la confidentialité des informations clients et suivre les protocoles en matière de protection des données;
- S’assurer que toutes les communications sont conformes aux lois et régulations en vigueur concernant l’insolvabilité.
Compétences et expériences professionnelles requises :
- Diplôme d’études secondaires ou diplôme équivalent requis, des études supplémentaires en administration sont un atout;
- Expérience en service à la clientèle, idéalement au moins 2 ans d'expérience dans un environnement de bureau de syndic, comptable, notaire ou avocat;
- Excellentes compétences en communication, avec une capacité démontrée à faire preuve d’empathie et de discrétion;
- Maîtrise des outils informatiques de base (Microsoft Office, courriel, logiciels de gestion de dossiers).
- Capable de travailler dans un contexte exigeant et à gérer plusieurs tâches simultanément;
- Ouverture d’esprit, capacité d’adaptation et sens de l’organisation ;
- Sens aigu de la confidentialité et du respect des procédures légales;
- Bilinguisme : français et anglais (intermédiaire).
