Coordonnateur(trice) administratif(ve) et des opérations
Poste hybride · 20 à 30 heures par semaine · Verdun (Montréal) · Permis de conduire et véhicule requis · 20 $ à 25 $/heure
À propos de nous
Le Chiffon Doré est une entreprise spécialisée en entretien ménager commercial et en copropriétés. Nous desservons plusieurs immeubles à travers la région de Montréal et sommes en pleine croissance.
Nous recherchons une personne organisée, autonome et débrouillarde pour soutenir la présidente dans la coordination quotidienne des opérations et contribuer à la structuration de l'entreprise.
Ce poste est idéal pour une personne qui aime autant l'administration que la coordination terrain et qui souhaite jouer un rôle clé dans une PME en évolution.
Sommaire du poste
Relevant directement de la présidente, la personne titulaire du poste assure la coordination quotidienne des opérations administratives et terrain.
Elle agit comme point de contact principal auprès des employés, des clients et des fournisseurs, tout en veillant au bon fonctionnement des activités de l'entreprise.
Le poste combine environ :
- 80 % de travail administratif
- 20 % de déplacements et suivis terrain
ResponsabilitésCoordination des opérations
- Planifier les horaires de travail et coordonner les remplacements
- Assurer les suivis quotidiens auprès des employés
- Communiquer les informations nécessaires pour les nouveaux contrats et les changements d'horaire
- Participer à l'intégration des nouveaux employés
- Maintenir à jour les dossiers d'immeubles, de clés et d'employés
- Assurer le respect des procédures opérationnelles
Administration
- Préparer et vérifier la facturation courante
- Compiler les heures travaillées, le kilométrage et les dépenses pour la paie
- Traiter les courriels et communications administratives
- Effectuer les suivis auprès des clients, fournisseurs et employés
- Maintenir les dossiers administratifs à jour
- Documenter et mettre à jour les procédures et outils de gestion
Gestion des clés, du matériel et de l'inventaire
- Tenir à jour le registre des clés
- Coordonner la remise et la récupération des clés
- Préparer le matériel requis pour les nouveaux contrats
- Effectuer certains achats de fournitures
- Assurer le suivi de l'inventaire de l'entrepôt
Contrôle de la qualité
- Réaliser des inspections dans les immeubles
- Documenter les écarts observés
- Communiquer les correctifs requis aux employés ou sous-traitants
- Effectuer les suivis nécessaires afin de s'assurer que les problèmes sont corrigés
- Maintenir une relation professionnelle avec les gestionnaires d'immeubles
Profil recherché
Nous recherchons avant tout une personne capable de prendre des initiatives et d'assurer des suivis rigoureux sans supervision constante.
La personne idéale est reconnue pour son sens de l'organisation, sa débrouillardise et sa capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Exigences
- Minimum de 2 à 3 années d'expérience dans un poste de coordination, de répartition, d'administration ou de soutien aux opérations
- Expérience en gestion d'horaires ou coordination de personnel
- Excellente maîtrise du français écrit
- Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams et OneDrive)
- Capacité à communiquer clairement avec les employés et les clients
- Grand sens de l'organisation et des priorités
- Permis de conduire valide
- Véhicule disponible pour les déplacements
Atouts
- Expérience dans un secteur comportant des équipes mobiles (entretien ménager, gestion immobilière, soins à domicile, sécurité, construction ou après-sinistre)
- Connaissance d'un logiciel d'horaire tel que Connecteam, Agendrix ou Voilà
- Expérience avec Microsoft Lists, Power Automate ou Copilot
- Familiarité avec les outils d'intelligence artificielle
- Anglais fonctionnel
Conditions de travail
- Poste hybride combinant télétravail, bureau et déplacements sur les sites
- Bureau situé à Verdun
- Horaire flexible de 20 à 30 heures par semaine
- Possibilité d'augmentation progressive des heures selon la croissance de l'entreprise
- Possibilité de répartir l'horaire sur 4 ou 5 jours
- Remboursement des frais de déplacement
- Formation offerte sur nos méthodes de travail et nos outils
Pour postuler
Veuillez joindre votre curriculum vitae ainsi qu'un court texte expliquant pourquoi ce poste vous intéresse et ce qui ferait de vous une excellente candidate ou un excellent candidat pour ce rôle.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
