Nous recherchons un(e) Spécialiste de la paie expérimenté(e) et minutieux(se) pour gérer et soutenir les activités de paie de nos opérations au Canada et aux États-Unis. Il s'agit d'un rôle pratique responsable de veiller à ce que la paie soit traitée avec exactitude, dans les délais, et conformément aux exigences applicables en matière de paie, de fiscalité et de rapports.
Le/la Spécialiste de la paie travaillera principalement avec les Ressources humaines pour examiner et résoudre les problèmes liés à la paie, en veillant à ce que les préoccupations des employés soient traitées de façon précise, cohérente et conforme aux politiques de l'entreprise et à la législation applicable. Ce rôle collaborera également avec les Finances, les superviseurs, les gestionnaires, les fournisseurs de services de paie et d'autres partenaires selon les besoins.
Le/la candidat(e) idéal(e) possède une solide expérience en paie canadienne, y compris une expérience avec la paie Desjardins, ainsi qu'une connaissance pratique de la paie américaine. Une expérience à l'appui de la mise en œuvre ou de la transition d'un système de paie ou de SIRH constituerait un atout important.
Responsabilités
- Gérer et traiter les cycles de paie réguliers pour les employés au Canada et aux États-Unis, en veillant à l'exactitude et à l'exécution dans les délais.
- Examiner, valider et traiter les changements liés à la paie, y compris les nouvelles embauches, les cessations d'emploi, les changements de rémunération, les primes, les déductions, les avantages sociaux et autres mises à jour concernant les employés.
- Importer et rapprocher les données de feuilles de temps et de suivi du temps, en collaborant avec les RH et les superviseurs pour résoudre les écarts avant le traitement de la paie.
- Collaborer principalement avec les Ressources humaines pour enquêter sur les préoccupations, écarts et problèmes liés à la rémunération des employés, et les résoudre.
- Appuyer les RH dans la réponse aux questions des employés concernant la paie et veiller à ce que les problèmes soient traités de façon cohérente, professionnelle et confidentielle.
- Traiter les vacances, les congés de maladie, les congés payés et autres absences liées à la paie conformément aux politiques de l'entreprise et à la législation applicable.
- Collaborer avec les RH pour traiter les exigences de paie liées aux congés de maternité ou parentaux, congés de maladie, invalidité, congés sans solde et retours de congé des employés.
- Traiter les paies finales, les indemnités de vacances et autres exigences de paie liées aux cessations d'emploi.
- Appuyer la préparation et l'administration des Relevés d'emploi (RE) et d'autres documents de paie requis au Canada.
- Veiller à ce que les impôts sur la paie, les déductions statutaires et les cotisations de l'employeur soient calculés et versés avec exactitude.
- Préparer les déclarations fiscales liées à la paie, les rapprochements et les rapports gouvernementaux requis.
- Coordonner et appuyer les activités de paie de fin d'année, y compris les T4, les RL-1, les W-2 et autres rapports de fin d'année applicables.
- Résoudre les écarts liés à la paie et à la fiscalité, selon les besoins.
- Préparer les rapports de paie, les rapprochements et la documentation d'appui pour les Finances, les Ressources humaines et d'autres parties prenantes internes.
- Fournir la documentation et le soutien nécessaires à la paie pour les audits internes et externes.
- Maintenir des contrôles de paie appropriés et veiller à ce que les renseignements de paie des employés soient traités avec exactitude et confidentialité.
- Aider aux rapprochements de comptes et aux rapports liés à la paie, selon les besoins des Finances.
- Aider à répondre aux exigences liées à la paie lors de la transition ou de la mise en œuvre de nouveaux systèmes de RH, de paie et de suivi du temps par l'organisation.
- Coordonner avec les fournisseurs de services de paie externes, les organismes gouvernementaux, les fournisseurs d'avantages sociaux et d'autres partenaires, selon les besoins.
Exigences
- 3 ans ou plus d'expérience pratique de la paie au Québec, idéalement en soutenant à la fois la paie canadienne et américaine.
- À l'aise pour parler et écrire en français et en anglais.
- Solide connaissance des pratiques de paie du Québec, de la fiscalité, des déductions statutaires, du traitement de fin d'année et de la conformité en matière de paie.
- Expérience du traitement de la paie avec Desjardins / Employeur D.
- Familiarité avec les pratiques de paie américaines, les impôts sur la paie, les déductions et les exigences de fin d'année.
- Expérience avec les systèmes de suivi du temps ainsi que l'importation et le rapprochement des feuilles de temps.
- Expérience du traitement des vacances, des congés, des cessations d'emploi et d'autres changements liés au cycle de vie des employés, du point de vue de la paie.
- Une expérience antérieure à l'appui de la mise en œuvre, de la conversion ou de la transition d'un système de paie ou de SIRH est considérée comme un atout important.
- Expérience à l'appui des audits de paie et de la préparation de rapprochements et de rapports de paie.
- Solides compétences en Excel et aisance avec les données de paie.
- Excellent souci du détail, sens de l'organisation et capacité à respecter des délais de paie stricts.
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We are looking for an experienced, detail-oriented Payroll Specialist to manage and support payroll activities across our Canadian and U.S. operations. This is a hands-on role responsible for ensuring payroll is processed accurately, on time, and in compliance with applicable payroll, tax, and reporting requirements.
The Payroll Specialist will work primarily with Human Resources to review and resolve payroll-related issues, ensuring employee concerns are addressed accurately, consistently, and in accordance with company policies and applicable legislation. This role will also work with Finance, supervisors, managers, payroll providers, and other partners as required.
The ideal candidate has strong Canadian payroll experience, including experience with Desjardins payroll, as well as working knowledge of U.S. payroll. Experience supporting a payroll or HRIS system implementation or transition would be a strong asset.
Responsibilities:
- Manage and process regular payroll cycles for employees in Canada and the United States, ensuring accuracy and timely completion.
- Review, validate, and process payroll changes, including new hires, terminations, compensation changes, bonuses, deductions, benefits, and other employee updates.
- Import and reconcile timecard and timekeeping data, working with HR and supervisors to resolve discrepancies before payroll is processed.
- Partner primarily with Human Resources to investigate and resolve employee payroll concerns, discrepancies, and pay-related issues.
- Support HR in responding to employee payroll questions and ensure issues are handled consistently, professionally, and confidentially.
- Process vacation, sick time, paid time off, and other payroll-related absences in accordance with company policies and applicable legislation.
- Partner with HR to process payroll requirements related to maternity or parental leaves, medical leaves, disability, unpaid leaves, and employee returns from leave.
- Process final pays, vacation payouts, and other termination-related payroll requirements.
- Support the preparation and administration of Records of Employment (ROEs) and other required payroll documentation in Canada.
- Ensure payroll taxes, statutory deductions, and employer contributions are calculated and remitted accurately.
- Prepare payroll tax filings, reconciliations, and required government reporting.
- Coordinate and support year-end payroll activities, including T4s, RL-1s, W-2s, and other applicable year-end reporting.
- Resolve payroll and tax discrepancies as required.
- Prepare payroll reports, reconciliations, and supporting documentation for Finance, Human Resources, and other internal stakeholders.
- Provide payroll documentation and support for internal and external audits.
- Maintain appropriate payroll controls and ensure employee payroll information is handled accurately and confidentially.
- Assist with payroll-related account reconciliations and reporting as required by Finance.
- Assist with payroll-related requirements as the organization transitions or implements new HR, payroll, and timekeeping systems.
- Coordinate with external payroll providers, government agencies, benefits providers, and other partners as required.
Requirements
- 3+ years of hands-on Quebec payroll experience, ideally supporting both Canadian and U.S. payroll.
- Comfortable speaking and writing in both French and English.
- Strong knowledge of Quebec payroll practices, taxation, statutory deductions, year-end processing, and payroll compliance.
- Experience processing payroll using Desjardins / Employer D.
- Familiarity with U.S. payroll practices, payroll taxes, deductions, and year-end requirements.
- Experience with timekeeping systems and timecard imports and reconciliation.
- Experience processing vacation, leaves of absence, terminations, and other employee lifecycle changes from a payroll perspective.
- Previous experience supporting a payroll or HRIS implementation, conversion, or system transition is considered a strong asset.
- Experience supporting payroll audits and preparing payroll reconciliations and reports.
- Strong Excel skills and comfort working with payroll data.
- Excellent attention to detail, organizational skills, and ability to meet strict payroll deadlines.
