Responsabilités
Relevant de la Cheffe d’équipe, Projets spéciaux et évènements majeurs, le ou la titulaire du poste assure la logistique et le bon déroulement des activités et évènements corporatifs, ainsi que la maintenance du bâtiment.
Tâches
Maintenance
- Assurer le bon fonctionnement, l’entretien et la sécurité des bâtiments, des équipements et des espaces extérieurs;
- Effectuer des inspections régulières des installations et réaliser les interventions préventives et correctives requises (ex : travaux mineurs, tâches manuelles);
- Veiller à la propreté, à l’ordre et à la fonctionnalité des espaces communs et des locaux techniques;
- Coordonner les services et travaux effectués par les fournisseurs externes et assurer le suivi de leur qualité;
- Accueillir les visiteurs et les fournisseurs, gérer les livraisons et soutenir les opérations quotidiennes liées aux installations;
- Répondre aux demandes d’entretien et de maintenance des employés;
- Gérer les inventaires, les approvisionnements et le réapprovisionnement des fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement;
- Participer à l’aménagement et au réaménagement des espaces de travail ainsi qu’aux déménagements internes;
- Contribuer à l’application et au maintien des mesures de santé, de sécurité et de sûreté;
- Agir à titre de personne-ressource pour les situations d’urgence et les premiers secours;
- Effectuer le transport et la manutention d'équipements;
- Effectuer certaines tâches administratives et de planification logistique;
- Offrir un soutien général aux différentes équipes et accomplir toute autre tâche connexe liée à la gestion des installations et des services généraux.
Évènements
- Effectuer la tenue et le ravitaillement des inventaires (matériel, équipement, produits alimentaires, outils promotionnels, pavoisement);
- Accueillir les fournisseurs et veiller au bon déploiement des services (ex. : traiteur);
- Faire le montage et le démontage des salles et espaces pour réunions, activités et événements (mobilier, matériel audiovisuel, filage, vaissellerie, préparation de café, etc.) selon les consignes reçues;
- Réaliser des courses et des commissions ;
- Gérer les demandes de préparation d’équipement et de matériel selon les demandes reçues (pavoisement, outils promotionnels, etc.);
- S’assure de respecter les politiques et procédures reliées à la protection des renseignements personnels;
- Collaborer au bon déroulement des événements et activités;
- Préparer et gérer les envois d’enveloppes et de colis (publipostage, étiquetage, emballage) en collaboration avec l’équipe du courrier;
- Aider au besoin le Coordonnateur(trice), Administration et évènements;
- Toute autre tâche connexe.
Particularités
- Horaires variables (possibilité de devoir débuter plus tôt le matin et plus tard le soir);
- Sur appel en cas d’urgence (24 heures sur 24 et 7 jours sur 7);
- Permis de conduire valide demandé;
- Poste demandant un travail physique (lever des charges, travail debout, tâches manuelles, déplacements, endroits clos et travail en hauteur, etc.);
- Un certificat de secouriste valide sera demandé (possibilité de faire la formation après l’embauche).
Formation générale
- Détenir un diplôme d’études en administration ou tout autre domaine connexe/expérience pertinente;
- Formation en maintenance de bâtiment est un atout;
- Formations techniques (électricité, plomberie, etc.) sont des atouts;
- Certificat de secouriste valide ou devra être complétée.
Expérience
- Détenir de 0 à 2 années d’expérience dans des fonctions similaires.
Habiletés, compétences ou qualifications requises
- Communiquer avec aisance en français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Valoriser le travail d’équipe;
- Bonne gestion des priorités et du stress;
- Être minutieux(se), efficace et consciencieux(se);
- Être proactif et responsable;
- Démontrer un excellent sens de l’organisation et faire preuve de débrouillardise;
- Posséder une expérience en service à la clientèle;
- Accorder une grande importance à la discrétion et à la confidentialité;
- Posséder une expérience avec un système de base de données;
- Autonome et polyvalent;
- Maîtriser les logiciels la suite Microsoft Office, notamment Excel et Word, et démontrer une aptitude à effectuer des recherches sur Internet et à apprendre des logiciels informatiques.
Particularités et avantages
- Horaire de travail flexible de 35 h par semaine, de jour;
- Assurance collective;
- Télétravail hybride;
- Café offert gratuitement;
- Gym complet et cours de groupe offerts;
- Formation continue encouragée;
- Vacances annuelles généreuses;
- Journées personnelles;
- Régime de retraite à prestations déterminées;
- Programme de santé et de mieux-être;
- Certification entreprise en santé.
Cette description de tâches ne constitue pas un cadre rigide. Toute autre tâche peut être demandée selon les besoins de l’entreprise.
Chez UV Assurance, nous croyons fermement que la richesse de notre équipe repose sur la diversité des parcours, des identités et des expériences. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif, respectueux et équitable pour tous et toutes.
Nous encourageons les candidatures de personnes autochtones, en situation de handicap, issues de la communauté 2ELGBTQI+, de femmes, ainsi que de personnes racisées ou appartenant à des groupes historiquement marginalisés. Si vous avez besoin d’un accommodement à n’importe quelle étape du processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en faire part , nous sommes là pour vous soutenir.
Votre talent, votre voix et votre vision comptent.
