Cette offre comprend du français et de l’anglais.
Poste : Chargé de projets en gestion de conférences
Supérieur immédiat : Directrice nationale des opérations, division PCO
Expérience : 5 ans minimum
Statut d’emploi : 37.5h/semaine
Salaire : Salaire concurrentiel fondé sur l'expérience professionnelle, plan de bonification et avantages sociaux
Mode de travail : Hybride
Date d’entrée en fonction : Immédiat
Bureaux JPdL : Montréal, Québec, Ottawa
À PROPOS DE JPdL
Fondée en 1982 par Jean-Paul de Lavison, JPdL est devenue l'une des plus importantes entreprises de planification d'événements et de conférences au Canada. Son expertise repose sur trois piliers d'activité :
- Gestion d'événements corporatifs, d’événements associatifs et de voyages incitatifs pour le marché canadien et américain.
- Conception et gestion de voyages incitatifs, de séminaires, d'expéditions d'apprentissage et de missions professionnelles à travers le Canada, adaptés aux besoins des clients européens.
- Gestion de congrès prioritairement scientifiques et symposiums au niveau local, national et international.
CE QUI NOUS DISTINGUE
Nous avons une équipe extraordinaire! Notre structure dynamique s'adapte continuellement, répond aux défis et se transforme pour mieux répondre au contexte et aux exigences d'aujourd'hui. La nécessité de donner un sens à nos actions et le désir de s'impliquer pour faire une différence ! La volonté d'intégrer les enjeux de développement durable dans nos activités quotidiennes et d'adopter des actions écoresponsables spécifiques pour la gestion exemplaire de tous nos événements.
DIFFÉRENCES CLÉS : ORGANISATEUR DE CONGRÈS VS. GESTION DE CONFÉRENCES ASSOCIATIVES
Si vous avez travaillé dans le domaine de la gestion de conférences pour une association, vous trouverez ce rôle différent, mais passionnant. Les organisateurs de congrès jonglent avec de multiples événements pour divers clients, ce qui signifie que vous devrez vous adapter rapidement, gérer différentes priorités et vous concentrer sur la satisfaction du client et la rentabilité des projets. Le rythme est soutenu, mais il est également gratifiant pour ceux qui aiment que chaque journée soit différente.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU POSTE
Planification et gestion d’événements :
· Créer et gérer les échéanciers, budgets et cahiers des charges avec aisance et sans stress.
· Toujours prévoir un plan B (et même un plan C) pour parer à l’imprévu.
· Être le calme au milieu de la tempête lors de l’exécutions d’événements sur site.
Relations avec les clients et parties prenantes :
· Construire des relations solides avec les clients et faire en sorte qu’ils se sentent toujours au cœur de vos priorités.
· Collaborer avec les comités, commanditaires et fournisseurs pour synchroniser les éléments des projets.
· Négocier avec les fournisseurs.
Budget et supervision financière :
· Établir des budgets précis et garder un œil sur chaque dollar.
· Réconcilier les comptes après l’événement et donner aux clients une vue claire de leurs dépenses - et de tout ce qui a rendu l’événement magique.
Leadership et coordination d’équipe :
· Guider les équipes projets comme un pro, en assurant que tout le monde connaît son rôle.
· Maintenir une ambiance positive et productive, même lorsque les délais sont serrés.
· Être un mentor auprès des collaborateurs juniors et encourager leur réussite.
· Déléguer les tâches avec clarté et confiance.
Développement de contenu et de programmes scientifiques :
· Bien comprendre tout le cycle, de l’appel à résumés jusqu’à la gestion du salon des conférenciers et des communications.
· Maîtriser des plateformes comme STOVA et PheedLoop.
Gestion logistique et des fournisseurs :
· Superviser tous les détails pratiques, de l’audiovisuel à la restauration.
· S’assurer que les fournisseurs tiennent leurs engagements (et plus encore).
Technologies et outils :
· Maximiser l’utilisation d’outils comme ASANA pour maintenir les échéanciers de toutes les composantes.
· Utiliser des outils tels que Microsoft 365 et Airtable pour gérer les événements efficacement.
***** ENGLISH*******
Position: Conference Project Manager
Supervisor: National director of operations, PCO division
Experience: 5 years minimum
Status: 37.5/week
Salary: Competitive salary based on professional experience, incentive plan and benefits
Working mode: Hybrid
Start date: Immediately
JPdL Offices: Montreal, Quebec, Ottawa
ABOUT JPdL
Founded in 1982 by Jean-Paul de Lavison, JPdL has become one of the largest events and conference planning companies in Canada. Its expertise is based on three pillars of activity:
- Management of corporate, association events and incentive trips for the Canadian and American market.
- Design and management of incentive trips, seminars, learning expeditions and professional missions across Canada, adapted to the needs of European clients.
- Management of conferences, congresses primarily scientific and symposiums at local, national and international levels.
WHAT SETS US APART
We have an amazing team! Our dynamic structure is continually adapting, meeting challenges and transforming itself to better meet today's context and requirements. The need to give meaning to our actions and the desire to get involved to make a difference! The desire to integrate sustainable development issues into our daily activities and to adopt specific eco-responsible actions for the exemplary management of all our events.
KEY DIFFERENCE: PCO VS. ASSOCIATION CONFERENCE MANAGEMENT
If you’ve worked in association conference management, you’ll find this role different - but exciting. PCOs juggle multiple events for diverse clients, meaning you’ll need to adapt quickly, manage various priorities, and focus on delivering both client satisfaction and profitability. It’s fast-paced, but also rewarding for those who love variety.
JOB DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Event Planning and Management:
- Create and manage event timelines, budgets, and logistics without breaking a sweat.
- Have a Plan B (and sometimes Plan C) ready for when things don’t go as planned.
- Be the calm in the storm when managing on-site event execution.
Client and Stakeholder Relations:
- Build amazing relationships with clients and make them feel like they’re your top priority.
- Work with committees, sponsors, and partners to keep everyone on the same page.
- Negotiate with suppliers and vendors.
Budgeting and Financial Oversight:
- Create event budgets and keep a close eye on every penny.
- Reconcile accounts post-event and show clients exactly where the magic (and money) went.
Team Leadership and Coordination:
- Lead project teams like a pro, making sure everyone knows their role and has what they need.
- Keep the vibe positive and the work productive, even on tight deadlines.
- Be a mentor to junior staff and cheer on their successes.
- Delegate tasks with clarity and trust.
Scientific Program and Content Development:
- Understand the whole cycle, from call for abstracts to speaker ready room.
- Master platforms like STOVA, PheedLoop.
Logistics and Vendor Management:
- Oversee all the nitty-gritty details, from audiovisual needs to catering.
- Ensure vendors deliver what they promised (and more).
Technology and Tools:
- Comprehend tools like ASANA to keep deadlines on track.
- Leverage tools like Microsoft and Airtable to manage events.
PROFILE
Education and Experience:
- At least 5 years of experience in event and conference management.
- Proven track record of managing multiple projects simultaneously in a fast-paced environment.
- Familiarity with working for a Professional Congress Organizer (PCO).
Skills:
- Top-notch organizational and time management skills.
- Problem-solving abilities.
- Stellar communication skills in both English and French required.
- Cool under pressure with a “can-do” attitude.
- Tech-savvy and always looking to learn new tools.
- Detail-oriented with a creative twist.
- A natural leader who’s also a great teammate.
- Knows how to delegate like a boss.
- Brings cultural awareness and interpersonal finesse to the table.
- Ready to travel occasionally and work flexible hours when the job demands it.
Contact:
If you feel ready to join the JPdL team, we would love to meet you! Send us your curriculum vitae and a cover letter to [email protected]. Please indicate in the subject of the email: “Conference Project Manager, Montréal, Québec and Ottawa”
Thank you for your interest in JPdL. Only candidates selected for an interview will be contacted.
