Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) bilingue pour se joindre à l’équipe dynamique des Ressources humaines d’IPH Canadian Services. Ce poste peut être basé à Otaawa, Toronto ou Montréal en mode hybride.
À titre d’adjoint(e) administratif(ve), vous fournirez un soutien administratif et opérationnel essentiel à l’équipe des RH tout au long du cycle de vie des employés au sein des cabinets membres canadiens.
Ce poste joue un rôle clé de soutien dans la gestion des activités quotidiennes des ressources humaines, notamment le recrutement, la gestion des données, la production de rapports RH, l’intégration et le départ des employés, les mises à jour et modifications relatives au personnel, la gestion du rendement ainsi que la participation active à divers projets RH du groupe IPH.
Le rôle exige une personne très efficace, capable de gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique et en constante évolution.
Responsabilités
- Assurer le suivi des tâches administratives tout au long du cycle de vie des employés, notamment les périodes de probation, les anniversaires de service, les modifications aux conditions d’emploi, les fins de contrats à durée déterminée, les congés parentaux, etc.
- Maintenir à jour les données des employés dans le système d’information des ressources humaines (SIRH) et veiller à leur exactitude en tout temps.
- Coordonner les processus d’intégration et de départ des employés : saisie des données dans le SIRH, préparation de l’horaire de la première semaine, planification des rencontres, etc.
- Gérer les données de sondage dans la plateforme CultureAmp.
- Rédiger et administrer l'infolettre mensuelle des ressources humaines.
- Assurer la gestion de la boîte courriel RH : répondre efficacement aux demandes et transmettre les dossiers plus complexes aux personnes appropriées au besoin.
- Soutenir les processus de recrutement, y compris le recrutement universitaire, en participant aux appels de présélection et à la coordination des entrevues.
- Appuyer l’administration des programmes d’avantages sociaux et des différents congés.
- Fournir un soutien administratif à l’équipe RH pour l’ensemble de ses besoins, notamment la préparation de notes de service.
- Fournir un soutien administratif aux différents processus RH, incluant les évaluations de rendement semestrielles, les révisions salariales et le suivi des congés, en préparant les lettres et la documentation requise, en traitant les transactions relatives aux employés, en coordonnant les approbations, en transmettant les avis, en maintenant à jour les dossiers des employés et en assurant le suivi des actions en suspens.
- Participer à la préparation et à la mise à jour des indicateurs RH ainsi qu’à la production des rapports requis, y compris les rapports de conformité.
- Effectuer toute autre tâche connexe assignée.
Qualifications Et Expérience
- Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire (une expérience au sein d’une entreprise de services professionnels constitue un atout).
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Une expérience avec SAP SuccessFactors et/ou Ceridian Dayforce est considérée comme un atout.
- Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français et en anglais; le bilinguisme est requis.
- Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.
- Excellentes compétences organisationnelles et administratives, avec un souci marqué du détail.
- Capacité à travailler de façon autonome, à gérer les priorités et à respecter les échéances.
À propos de nous
IPH Limited est la société holding de la propriété intellectuelle (« IP ») et des sociétés associées offrant une large gamme de services et de produits de propriété intellectuelle. Les sociétés IPH emploient une équipe multidisciplinaire hautement qualifiée de plus de 1 600 personnes en Australie, au Canada, en Chine, à Hong Kong SAR, en Indonésie, en Malaisie, en Nouvelle-Zélande, aux Philippines, à Singapour et en Thaïlande. IPH soutient une clientèle diversifiée composée de sociétés Fortune Global 500, de multinationales, d'organismes de recherche du secteur public, de PME et de sociétés de services professionnels dans le monde entier.
Nous sommes passionnés par ce que nous faisons et par ce que nous pouvons réaliser. Le groupe IPH s'engage à promouvoir et à maintenir une culture de respect partagé sur le lieu de travail dans toutes ses entreprises, afin que chacun se sente valorisé et puisse donner le meilleur de lui-même.
Nous offrons, sur demande, des accommodements pour les candidats à toutes les étapes du processus de sélection.
Nous remercions d'avance tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.
La rémunération de base offerte pour ce poste varie entre 65 000 $ et 70 000 $, selon divers facteurs, notamment le lieu de travail, l’expérience pertinente, les compétences et qualifications du candidat ou de la candidate, ainsi que l’équité salariale interne.
