Administrative Coordinator (a French description will follow)
ABOUT GAMEX
A company focused on service quality, efficient coordination, and reliable operations.
At Gamex, every file matters. Our team supports insurance partners and clients in situations where speed, accuracy, and quality follow-up make a real difference.
As part of our service agreements with various insurance companies, we are seeking a detail-oriented, organized, and solution-focused administrative professional to manage files related to debris management.
POSITION MISSION
Ensure smooth, accurate, and professional administrative management of debris-related files while facilitating communication between insurers, clients, suppliers, and internal teams.
THE ROLE AT A GLANCE
The person in this role will serve as a key point of contact for opening, coordinating, documenting, and monitoring files. They will contribute directly to the quality of the customer experience and the efficiency of Gamex's operations.
WHO IS THIS OPPORTUNITY FOR?
This opportunity is ideal for someone who enjoys working methodically, managing multiple files simultaneously, and providing clear, human, and reassuring follow-up. If you thrive in a dynamic environment where files vary and priorities evolve, your organizational skills will be a major asset.
YOUR MAIN RESPONSIBILITIES
- Open, organize, and update administrative files related to debris management.
- Receive, validate, and document information required to process requests from insurers and internal teams.
- Conduct follow-ups by phone and email with insurance companies, clients, suppliers, and Gamex team members.
- Ensure each file contains all required information, relevant documentation, important dates, and follow-up notes.
- Coordinate next steps to move files forward efficiently and prevent unnecessary delays.
- Prepare, organize, and transmit required documents in accordance with internal procedures.
- Collaborate with operations teams to ensure a smooth transition between administrative information and field execution.
- Follow internal processes, quality standards, safety requirements, and confidentiality guidelines.
- Contribute to a positive, professional, and solution-oriented work environment.
WHAT WILL MAKE YOU SUCCESSFUL
Your ability to prioritize, maintain accurate records, conduct timely follow-ups, and communicate professionally will have a direct impact on partner satisfaction and operational efficiency.
WHAT DOES A TYPICAL DAY LOOK LIKE?
- Review newly received files and identify daily priorities.
- Update notes, documents, and tracking information in active files.
- Communicate with an insurer, client, or supplier to obtain clarification or confirm next steps.
- Meet with internal team members to coordinate upcoming actions.
- Advance or close files once all required information has been received.
DAILY TOOLS
You will use Gamex's administrative and communication tools to organize information, document follow-ups, share relevant updates, and maintain visibility on file progress.
IDEAL CANDIDATE PROFILE
- Minimum of five (5) years of experience in an administrative role or similar position.
- Ability to manage multiple files simultaneously while maintaining priorities.
- Excellent telephone and email communication skills.
- Strong attention to detail in data entry, filing, and documentation.
- Self-motivated, resourceful, sound judgment, and solution-oriented.
- Ability to work in an environment where priorities may change quickly.
- Professional discretion and respect for confidentiality.
- Bilingual with strong communication skills in both French and English.
ASSETS
- Experience handling insurance claims or loss-related files.
- Knowledge of Prextra software or experience working with CRM systems.
WHY JOIN GAMEX?
- An important and meaningful role directly linked to the quality of service provided to our partners.
- Varied responsibilities combining organization, communication, follow-up, and coordination.
- A team that values efficiency, collaboration, and professionalism.
- An environment where your judgment, follow-up skills, and attention to detail have a visible impact.
- A culture that also encourages enjoyment, teamwork, and a positive workplace atmosphere.
POSITION DETAILS
Job Title: Administrative Coordinator – Insurance Files and Debris Management
Status: Full-time, Permanent
Schedule: Monday to Friday, daytime hours, 39 hours per week
Location: Gamex Office
Compensation: $26 to $32 per hour
Start Date: As soon as possible
DO YOU SEE YOURSELF IN THIS ROLE?
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COORDONATEUR.TRICE ADMINISTRATIF.TIVE
À PROPOS DE GAMEX
Une entreprise orientée vers la qualité du service, la coordination efficace et la fiabilité des opérations.
Chez Gamex, chaque dossier compte. Notre équipe accompagne des partenaires assureurs et des clients dans des situations où la rapidité, la précision et la qualité du suivi font une différence concrète.
Dans le cadre de nos ententes de service avec différentes compagnies d'assurance, nous recherchons une personne administrative rigoureuse, organisée et orientée vers les solutions pour prendre en charge les dossiers liés à la gestion des débris.
LA MISSION DU POSTE
Assurer un suivi administratif fluide, exact et professionnel des dossiers de gestion des débris, tout en facilitant la communication entre les assureurs, les clients, les fournisseurs et les équipes internes.
LE RÔLE EN BREF
La personne en poste sera un point de référence pour l'ouverture, la coordination, la documentation et le suivi des dossiers. Elle contribuera directement à la qualité de l'expérience client et à l'efficacité des opérations de Gamex.
POSTE Administratif - coordination de dossiers TYPE DE DOSSIERS Gestion des débris liés à des dossiers d'assurance PARTENAIRES Compagnies d'assurance avec ententes de service
À QUI S'ADRESSE CETTE OPPORTUNITÉ?
Cette opportunité s'adresse à une personne qui aime travailler avec méthode, garder le contrôle de plusieurs dossiers en même temps et offrir un suivi clair, humain et rassurant. Tu n'as pas besoin d'aimer la routine : les dossiers varient, les priorités évoluent et ton sens de l'organisation sera un vrai atout.
TES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Ouvrir, organiser et mettre à jour les dossiers administratifs liés à la gestion des débris.
- Recevoir, valider et consigner les informations nécessaires au traitement des demandes provenant des assureurs ou des équipes internes.
- Assurer les suivis par téléphone ou par courriel avec les compagnies d'assurance, les clients, les fournisseurs et les membres de l'équipe Gamex.
- S'assurer que chaque dossier contient les renseignements requis, les documents pertinents, les dates importantes et les notes de suivi appropriées.
- Coordonner les prochaines étapes afin de faire avancer les dossiers efficacement et d'éviter les délais inutiles.
- Préparer, classer et transmettre les documents nécessaires selon les procédures internes.
- Collaborer avec les opérations afin d'assurer une transition claire entre l'information administrative et l'exécution terrain.
- Respecter les processus internes, les standards de qualité, les consignes de sécurité et la confidentialité des renseignements.
- Contribuer à une ambiance de travail positive, professionnelle et orientée vers les solutions.
CE QUI FERA TON SUCCÈS
Ta capacité à prioriser, à documenter clairement, à relancer au bon moment et à communiquer avec professionnalisme fera une vraie différence dans la satisfaction de nos partenaires et dans la fluidité de nos opérations.
À QUOI RESSEMBLERA UNE JOURNÉE TYPIQUE?
- Vérifier les nouveaux dossiers reçus et identifier les priorités de la journée.
- Mettre à jour les notes, documents et informations de suivi dans les dossiers actifs.
- Communiquer avec un assureur, un client ou un fournisseur pour obtenir une précision ou confirmer une étape.
- Faire le point avec l'équipe interne afin de coordonner les prochaines actions.
- Fermer ou avancer les dossiers lorsque les informations requises sont complètes.
LES OUTILS DU QUOTIDIEN
Tu utiliseras les outils administratifs et de communication mis en place par Gamex pour classer l'information, documenter les suivis, transmettre les renseignements pertinents et maintenir une vue claire de l'avancement des dossiers.
LE PROFIL RECHERCHÉ
- Minimum de cinq années d’expérience dans un poste administratif ou dans des fonctions similaires
- Aisance à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les priorités.
- Excellente communication par téléphone et par courriel.
- Rigueur dans la saisie de données, le classement et la documentation des suivis.
- Autonomie, débrouillardise, jugement et attitude orientée vers les solutions.
- Capacité à travailler dans un environnement où les priorités peuvent changer rapidement.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
- Bilinguisme et aisance à communiquer avec différents types d’interlocuteurs. (français et anglais)
ATOUTS
- Expérience avec des dossiers d'assurance, de sinistre.
- Connaissance du logiciel Prextra ou d'un environnement CRM.
POURQUOI TE JOINDRE À GAMEX?
- Un rôle important, concret et directement lié à la qualité du service offert à nos partenaires.
- Des tâches variées qui combinent organisation, communication, suivi et coordination.
- Une équipe qui valorise l'efficacité, l'entraide et le professionnalisme.
- Un environnement où tes suivis, ton jugement et ta rigueur ont un impact visible.
- Une culture qui laisse aussi de la place au plaisir, à la collaboration et à une bonne ambiance de travail.
CONDITIONS DU POSTE
Titre du poste Coordonnateur(trice) administratif(ve) - dossiers d'assurance et gestion des débris
Statut Temps plein / permanent
Horaire Lundi au vendredi, de jour 39h/semaine
Lieu Bureau Gamex
Rémunération $26 à $32/h
Entrée en poste dès que possible
POUR POSTULER
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