Vue d’ensemble
Le/la Spécialiste junior – Inventaire, HACCP et conformité réglementaire joue un rôle transversal de coordination, de contrôle et de soutien aux opérations. La personne assure le suivi des inventaires, de la traçabilité, des exigences HACCP et de certaines exigences réglementaires applicables aux activités de Fromagex, notamment pour les produits et expéditions liés aux États-Unis.
Le poste est principalement basé hors entrepôt. La personne travaille donc en étroite collaboration avec les commis d’entrepôt et l’équipe Logistique afin de s’assurer que les contrôles, décomptes, validations et suivis sont effectués correctement et dans les délais.
Responsabilités
Inventaire et contrôle des données
- Planifier et coordonner les décomptes d’inventaire avec les équipes d’entrepôt et de Logistique
- Fournir les directives et outils nécessaires pour assurer des décomptes uniformes et fiables.
- Effectuer le suivi des inventaires réalisés par les commis d’entrepôt.
- Analyser les écarts d’inventaire et coordonner les recherches nécessaires avec les équipes concernées.
- Faire le suivi des lots, quantités, dates d’expiration et emplacements lorsque requis.
- Assurer la cohérence entre l’inventaire physique, les informations dans SAP et les documents de suivi.
- Identifier les écarts ou problèmes récurrents et proposer des améliorations.
- Assurer les suivis nécessaires jusqu’à la résolution des écarts.
HACCP, traçabilité et salubrité
- Maintenir la documentation et les dossiers liés au programme HACCP et à la salubrité.
- Coordonner avec les équipes concernées la réalisation des contrôles et vérifications requis.
- Effectuer les suivis à distance afin de s’assurer que les registres et contrôles sont complétés adéquatement.
- Effectuer les suivis de non-conformités et d’actions correctives.
- Coordonner les exercices de traçabilité et les simulations de rappel.
- Formation du Personnel : Forme et sensibilise le personnel aux principes et aux exigences HACCP, y compris les bonnes pratiques d'hygiène et de manipulation des produits;
- Maintenir les dossiers nécessaires pour démontrer la conformité lors d’audits ou d’inspections.
- Soutenir les équipes dans l’interprétation et l’application des procédures.
Conformité réglementaire – USDA / États-Unis
- Effectuer les recherches et suivis concernant les exigences réglementaires applicables aux produits et aux expéditions vers les États-Unis.
- Vérifier et maintenir la documentation réglementaire requise pour les produits et fournisseurs.
- Maintenir les dossiers de conformité à jour et facilement accessibles.
- Effectuer les recherches nécessaires lors de l’introduction de nouveaux produits ou lorsqu’une exigence réglementaire soulève une question.
- Collaborer avec l’équipe Import-Export en lui fournissant l’information, la documentation et les références réglementaires nécessaires aux dédouanements et aux suivis avec les courtiers.
- Préparer les informations nécessaires lors de retenues douanières, de demandes d’information ou de problématiques réglementaires, et assurer le suivi interne des dossiers.
- Effectuer une veille des changements réglementaires pouvant avoir un impact sur les produits ou les opérations.
- Communiquer les changements pertinents aux équipes concernées et contribuer à l’adaptation des procédures internes.
Limites et interfaces du rôle
- Le poste n’est pas un rôle d’exécution en entrepôt : les décomptes et vérifications physiques sont réalisés par les équipes terrain.
Le poste n’a pas de responsabilité de gestion directe des commis d’entrepôt ou de l’équipe Logistique.
- Le poste ne remplace pas l’équipe Import-Export dans ses communications avec les courtiers en douanes.
- Le poste apporte le soutien, les recherches et l’information nécessaires afin de faciliter les opérations et les suivis des équipes responsables.
Exigences (formation, expérience, compétences)
- Formation en administration, gestion des opérations, qualité, salubrité alimentaire, logistique ou domaine connexe.
- Expérience pertinente en gestion d’inventaire, qualité, HACCP, salubrité alimentaire, logistique ou conformité.
- Bonne compréhension des principes HACCP et de la traçabilité.
- Intérêt et capacité à effectuer des recherches liées aux exigences USDA/APHIS et autres exigences applicables.
- Bonne capacité à comprendre et interpréter des exigences réglementaires et des documents techniques.
- Très bonne capacité d’organisation et de suivi.
- Esprit analytique et capacité à investiguer un écart ou une situation problématique.
- Bonne capacité de communication et de coordination avec des équipes à distance.
- Autonomie, jugement et capacité à établir les priorités.
- Bilingue (français/anglais);
- Connaissance d’un système ERP, idéalement SAP Business One, un atout.
Compétences clés
- Rigueur : Assurer la qualité des données, des dossiers et des suivis.
- Analyse : Comprendre les écarts, rechercher les causes et déterminer les suivis requis.
- Coordination : Faire avancer les demandes avec les équipes terrain sans être directement sur place.
- Autonomie : Gérer les suivis courants et savoir quand demander une validation ou escalader.
- Communication : Donner des directives claires et assurer des suivis efficaces avec plusieurs équipes.
- Jugement : Évaluer les situations et prioriser les actions selon les risques et les impacts.
- Amélioration continue : Identifier des façons plus simples et fiables de faire les choses.
Comportements attendus
- Autonomie et capacité à gérer les suivis courants.
- Rigueur, précision et souci du détail.
- Esprit d’analyse et capacité à investiguer les écarts ou situations problématiques.
- Esprit d’équipe et bonne capacité de communication avec plusieurs équipes.
- Adaptabilité, jugement et sens de l’organisation.
Conditions de travail
- Horaire de travail de 37.5 heures;
- Horaire fixe de jour sur semaine, sans heures supplémentaires autorisées;
- Déplacement à l’extérieur de l’entreprise requis occasionnelement;
- Autres conditions particulières : suivre les procédures de sécurité et HACCP.
