La Fondation Santé Outaouais a pour mission de recueillir des fonds afin d’améliorer le mieux-être et la santé de la communauté de l’Outaouais, en partenariat avec le Centre intégré de santé et de services sociaux de l’Outaouais. Sous la direction de la présidence-direction générale adjointe, la personne titulaire du poste de technicien·ne – services administratifs à la haute direction offre un soutien administratif au président-directeur général et appuie la présidence-direction générale adjointe dans la coordination et le suivi de certains dossiers et priorités de la haute direction. Elle accompagne le PDG dans l’organisation et le suivi de ses activités, la préparation de ses rencontres, de ses communications et de ses dossiers, afin de lui permettre de consacrer davantage de temps à ses responsabilités stratégiques. Elle joue également un rôle important en matière de secrétariat corporatif et de gouvernance, en assurant la préparation, la coordination administrative, la documentation et le suivi des activités du conseil d’administration et de ses comités, ainsi que la tenue rigoureuse des documents et registres corporatifs. En étroite collaboration avec le PDG, la PDGA et la coordonnatrice des ressources humaines, elle contribue au bon fonctionnement de la haute direction et de l’organisation en facilitant la coordination, la circulation de l’information et le suivi des décisions, des actions et des priorités organisationnelles. Elle contribue également à l’avancement de dossiers confiés par le PDG ou la PDGA en recueillant l’information nécessaire, en effectuant les recherches et suivis requis, en coordonnant certaines étapes et en préparant les documents nécessaires. Autonome, organisée et débrouillarde, elle est en mesure de faire progresser les dossiers dans son champ de responsabilités et de solliciter les orientations ou validations nécessaires lorsque le dossier dépasse son niveau d’autorité.
Les responsabilités :
Soutien administratif à la haute direction :
- Assurer un soutien administratif au PDG dans l’organisation et le suivi de ses activités, priorités, engagements et échéanciers, notamment par la coordination de son agenda, de ses rencontres et des suivis logistiques nécessaires.
- Préparer, rassembler, réviser et mettre en forme les informations et documents nécessaires au PDG et à la PDGA, notamment les breffages, correspondances, présentations, notes et rapports.
- Effectuer les suivis découlant des rencontres et engagements de la haute direction, assurer les relances nécessaires et faciliter la circulation de l’information auprès des personnes concernées.
- Anticiper les besoins administratifs liés aux activités du PDG et porter à son attention les échéances ou suivis nécessitant son intervention.
- Collaborer avec la PDGA et la coordonnatrice des ressources humaines à certaines activités administratives et organisationnelles, notamment pour la préparation de documents confidentiels, l’intégration des employés et certains dossiers nécessitant l’implication de la haute direction.
- Traiter avec discrétion et jugement les informations et dossiers confidentiels relevant de la haute direction.
Soutien administratif et opérationnel :
- Contribuer à la réalisation de projets ou de mandats spéciaux confiés par la haute direction, dans les limites de son champ de responsabilités.
- Agir comme point de liaison administratif avec les fournisseurs de services externes, notamment en matière de technologies de l’information, pour les demandes courantes de l’organisation.
- Faciliter l’accès des employés au soutien technique requis et effectuer les suivis nécessaires jusqu’à la prise en charge de leur demande.
- Coordonner les commandes, la réception et la remise du matériel informatique et de certains équipements de travail, et tenir à jour les informations et suivis administratifs s’y rapportant.
- Porter à l’attention de la PDGA les problématiques récurrentes, besoins particuliers ou situations nécessitant une orientation ou une intervention de niveau supérieur.
Soutien à la gouvernance :
- Coordonner la préparation administrative des réunions du conseil d’administration et de ses comités, notamment les convocations, confirmations de présence, ordres du jour, résolutions et transmission de la documentation requise.
- Effectuer la prise de notes lors des réunions, préparer les projets de procès-verbaux et assurer le suivi administratif des décisions, résolutions et actions qui en découlent.
- Agir comme point de contact administratif auprès des membres du conseil d’administration et des comités, répondre à leurs demandes courantes et assurer les suivis ou les diriger vers les personnes appropriées.
- Coordonner l’accueil et l’intégration administrative des nouveaux administrateurs et membres de comités, notamment par la création de leur dossier, la préparation de la documentation, la coordination des accès requis et la transmission des informations pertinentes.
- Tenir à jour les dossiers, registres et informations corporatives relatifs aux administrateurs et membres de comités, notamment les coordonnées, mandats, nominations, échéances et documents requis.
- Assurer le classement et la conservation des procès-verbaux, résolutions et autres documents officiels et contribuer à la préparation des documents et rapports destinés aux instances de gouvernance.
Exigences du poste :
Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou domaine connexe.
De 2 à 4 ans d’expérience dans un poste administratif ou technique similaire.
Très bonne maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams).
Connaissance d’outils de gestion (plateforme de gouvernance (Panorama), Prodon ou autre CRM) : atout.
Bilinguisme : atout.
Compétences et aptitudes recherchées :
Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.
Discrétion, jugement et respect de la confidentialité.
Souci marqué du détail et rigueur dans la tenue, la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs.
Bonne capacité à communiquer clairement et à interagir avec différents intervenants internes et externes.
Autonomie dans l’exécution des tâches assignées, tout en respectant les directives et les priorités organisationnelles.
Note : L'usage du générique masculin a pour seul but d'alléger la lecture du texte.
