Sommaire du poste
Relevant de la directrice des opérations, la personne titulaire contribue à la réalisation efficace des activités et priorités de la Fondation en assurant la coordination de projets, la logistique des événements-bénéfice, la mise en œuvre du plan marketing et un appui de coordination et de logistique à la direction des opérations.
Le poste requiert une personne professionnelle, autonome et orientée vers les résultats, capable de prendre en charge des mandats de bout en bout, de coordonner plusieurs intervenants et de maintenir un suivi rigoureux des échéanciers et livrables. La personne titulaire travaille en collaboration avec l’ensemble des équipes de la Fondation ainsi qu’avec différents fournisseurs et partenaires externes.
Sans être responsable de définir les orientations stratégiques ou le plan marketing, elle joue un rôle important dans leur mise en œuvre concrète. Elle contribue également à dégager de la capacité pour la directrice des opérations en prenant en charge, de façon autonome, les suivis, la préparation et la logistique qui ne requièrent pas l’intervention directe de celle-ci.
Lieu de travail
Campus de l’UQAM (Pavillon JE : 1534 rue St-Denis, Montréal (QC) H2L 2C4)
1. Coordination des événements
- Planifier et coordonner l’ensemble des aspects logistiques des événements de la Fondation, de la préparation jusqu’au bilan post évènement.
- Élaborer les échéanciers et coordonner les fournisseurs, lieux, inscriptions, besoins techniques, matériel, équipes internes, bénévoles et autres ressources nécessaires.
- Coordonner les contributions des différentes équipes de la Fondation afin d’assurer une exécution fluide et cohérente des événements.
- Assurer un suivi rigoureux des livrables, échéances, engagements des fournisseurs et éléments budgétaires relevant de ses mandats.
- Veiller à la qualité de l’expérience offerte aux participants, partenaires et autres parties prenantes.
- Identifier rapidement les enjeux logistiques et mettre en œuvre les solutions appropriées.
- Produire les bilans de réalisation et documenter les améliorations à apporter aux éditions suivantes.
2. Mise en œuvre du plan marketing
- Traduire le plan marketing établi par la Fondation en calendrier d’activités, échéanciers et actions concrètes.
- Coordonner le déploiement des campagnes et initiatives prévues au plan marketing avec les personnes responsables et les fournisseurs concernés.
- S’assurer que les contenus, outils, listes, approbations et autres contributions requises sont disponibles dans les délais prévus.
- Coordonner la production et la livraison de certaines pièces ou actions marketing avec les ressources internes et externes.
- Maintenir une vue d’ensemble des initiatives en cours et assurer le suivi des échéanciers et livrables.
- Compiler les indicateurs établis, documenter les résultats et préparer les suivis nécessaires à l’évaluation des initiatives.
- Formuler des recommandations pratiques visant à améliorer l’exécution du plan à partir des résultats et apprentissages, sans être responsable de définir la stratégie marketing.
3. Coordination de projets et mandats opérationnels
- Prendre en charge certains projets et mandats confiés par la directrice des opérations et en assurer la réalisation jusqu’à leur conclusion.
- Établir les plans de travail, échéanciers, responsabilités et mécanismes de suivi nécessaires à la réalisation des mandats.
- Coordonner les collaborateurs internes et externes concernés et assurer la circulation de l’information requise.
- Suivre l’avancement des travaux, identifier les risques ou obstacles et proposer des solutions permettant de maintenir les projets sur la bonne voie.
- Assurer le suivi des décisions et actions et relancer, lorsque requis, les personnes responsables des livrables.
- Contribuer à l’amélioration des processus, outils et méthodes de travail liés aux opérations et aux projets de la Fondation.
4. Appui de coordination et de logistique à la directrice des opérations
- Assurer un appui de coordination et de logistique à la directrice des opérations dans la réalisation de ses responsabilités et priorités, en prenant en charge les activités de préparation, d’organisation et de suivi qui permettent à la direction de fonctionner efficacement.
- Organiser certaines rencontres sous la responsabilité de la directrice des opérations et en coordonner les aspects logistiques.
- Préparer les ordres du jour, documents de travail, présentations et informations nécessaires aux rencontres relevant de la direction des opérations.
- Consigner les décisions, actions et échéances et en assurer le suivi auprès des personnes concernées.
- Maintenir une vue d’ensemble des principaux dossiers, échéances, engagements et suivis de la direction des opérations.
- Recueillir et consolider auprès des équipes les informations nécessaires à certains suivis ou travaux de la direction.
- Préparer et maintenir des tableaux de suivi, synthèses, présentations et autres outils de gestion.
- Coordonner certaines activités administratives ou logistiques nécessaires au bon fonctionnement de la direction des opérations.
- Organiser et effectuer le suivi de certaines demandes adressées à la directrice des opérations, selon les priorités établies.
- Prendre en charge de façon autonome les suivis et tâches de coordination qui ne requièrent pas l’intervention directe de la directrice des opérations.
5. Suivi des opérations et amélioration continue
- Contribuer au maintien des outils de suivi des activités, projets et priorités de la direction des opérations.
- Compiler et organiser l’information permettant de suivre l’avancement des principaux mandats et d’identifier les écarts ou enjeux nécessitant une attention particulière.
- Repérer les irritants ou possibilités d’amélioration dans les façons de faire et proposer des solutions simples et réalistes.
- Participer à l’implantation de nouveaux outils ou méthodes de travail visant à améliorer l’efficacité et la collaboration entre les équipes.
- Documenter au besoin certains processus, procédures ou pratiques afin d’en faciliter l’application et la continuité.
Qualifications requises
- Diplôme universitaire de premier cycle en administration, gestion, communication, marketing, gestion de projets, événementiel ou dans un domaine pertinent ou toutes autress combinaison de diplôme et d’expérience pertinentes.
- Expérience pertinente d’environ trois à cinq ans dans des fonctions de coordination de projets, d’événements, de marketing, d’opérations ou dans un rôle professionnel connexe.
- Expérience démontrée dans la prise en charge autonome de mandats comportant plusieurs intervenants et des échéanciers serrés.
- Expérience en organisation d’événements ou en déploiement d’activités marketing constitue un atout important.
- Connaissance d’un environnement philanthropique, universitaire, institutionnel ou associatif constitue un atout.
Compétences et qualités recherchées
- Grande capacité d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
- Autonomie, initiative et capacité à mener plusieurs mandats simultanément jusqu’à leur réalisation.
- Excellent sens du suivi et souci marqué de la qualité des livrables.
- Capacité à coordonner efficacement plusieurs intervenants sans autorité hiérarchique.
- Jugement, débrouillardise et aptitude à résoudre rapidement les problèmes pratiques.
- Excellentes habiletés relationnelles et aptitude à travailler en collaboration avec des équipes, partenaires et fournisseurs variés.
- Bonnes capacités de rédaction, de synthèse et de préparation de documents de gestion.
- Aisance avec les outils numériques de gestion, de collaboration, de suivi et de marketing.
- Excellente maîtrise du français oral et écrit; bonne connaissance de l’anglais constitue un atout.
- Maîtrise de la suite Microsoft 365.
Avantages sociaux et autres modalités
- Modalités de télétravail : poste offrant un maximum de 3 jours de télétravail par semaine;
- Horaire de quatre (4) jours par semaine durant dix (10) semaines l’été;
- Possibilité d’horaire condensé de 9 jours sur 2 semaines après la période de probation;
- Fermeture complète de la Fondation pendant deux (2) semaines consécutives durant la période des Fêtes;
- Total de dix-huit (18) jours fériés, incluant les dix (10) jours de la période des Fêtes;
- Vingt (20) jours de vacances par année;
- Régime d’assurances collectives comprenant :
- assurance accident-maladie et voyage (incluant l’assurance médicaments);
- assurance vie et mutilation accidentelle avec la Financière Manuvie;
- assurance vie facultative;
- assurance invalidité;
- Note : les soins dentaires et les soins de la vue ne sont pas couverts.
- Régime de retraite par l’entremise d’un REER collectif auquel l’employeur égalera la contribution de l’employée jusqu’à concurrence de 5 %;
- Programme d’aide aux employés et à la famille incluant les services de santé primaire et de télémédecine, de santé mentale et de bien-être;
- Programme de bourses d’études pour l’employée et les membres de sa famille, permettant l’exonération des frais de scolarité à l’UQAM;