Sous la supervision de la direction des services administratifs, l’adjoint(e) de direction assure un soutien administratif et organisationnel aux Services administratifs et au Service d’aide aux prêtres. Il ou elle contribue à l’efficacité des activités des deux services en assurant la coordination et le suivi des dossiers et mandats qui lui sont confiés. La personne titulaire agit avec autonomie dans la gestion de ses priorités, assure les suivis nécessaires auprès des différents intervenants et contribue à l’amélioration des pratiques et des processus administratifs.
Responsabilités
- Coordonner les activités administratives courantes des Services administratifs et du Service de l’aide aux prêtres;
- Assurer le suivi des dossiers et mandats qui lui sont confiés et veiller au respect des priorités et des échéanciers;
- Collaborer avec les différents intervenants afin de faciliter la circulation de l’information et la coordination des suivis;
- Signaler les situations nécessitant l’attention ou la décision de la personne responsable;
- Représenter les Services administratifs et le Service de l’aide aux prêtres avec professionnalisme dans ses interactions quotidiennes;
- Contribuer à toute autre tâche connexe liée à ses fonctions;
- Assurer les communications internes et externes liées aux activités des Services administratifs et du Service de l’aide aux prêtres, dans le respect de la confidentialité des informations;
- Recevoir et traiter les appels, courriels et demandes adressés aux deux services, les orienter vers les personnes concernées, assurer les suivis requis et accueillir les visiteurs;
- Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme les documents administratifs, la correspondance, les comptes rendus, les procès-verbaux et le matériel de communication, en veillant à la qualité et à la présentation professionnelle des documents;
- Maintenir des relations professionnelles et efficaces avec les paroisses et les partenaires externes;
- Gérer, classer, numériser et archiver la documentation selon les politiques en vigueur;
- Maintenir à jour les systèmes de gestion documentaire;
- Assurer la sécurité et la confidentialité des documents et des informations traités;
- Organiser les rencontres, en assurer la logistique et coordonner les préparatifs nécessaires;
- Participer à certaines rencontres à titre de soutien et rédiger les comptes rendus requis;
- Collaborer à la planification et au suivi des projets relevant des deux services;
- Participer à la coordination d’événements, de rassemblements ou de formations;
- Assurer une veille administrative afin d’identifier les besoins, de recommander des améliorations et d’optimiser les processus administratifs;
- Développer l’utilisation des nouvelles technologies, dont l’intelligence artificielle, afin de faciliter et d’optimiser le travail.
Qualifications
- Diplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou toute autre combinaison pertinente de formation et d’expérience;
- 5 ans d’expérience pertinente en soutien administratif ou dans un rôle similaire;
- Expérience dans un rôle de soutien auprès de gestionnaires ou de plusieurs intervenants, un atout;
- Expérience au sein d’un organisme à but non lucratif, communautaire, associatif ou ecclésial, un atout;
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook, Teams et PowerPoint;
- Aisance avec les outils informatiques et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels;
- Maîtrise des bonnes pratiques d’utilisation de l’intelligence artificielle;
