ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(-IVE) DE DIRECTION
Lieu : Boisbriand, Québec
Type d’emploi : Temps plein
Relève de : Président et chef de la direction (CEO)
Collaboration principale : Partenaire exécutive d’affaires auprès du président et chef de la direction et équipe clinique
À propos du Groupe Santé Devonian
Groupe Santé Devonian inc. est une société biopharmaceutique innovante cotée en bourse qui se consacre au développement de solutions thérapeutiques visant à répondre à d’importants besoins médicaux non satisfaits. Ses activités combinent innovation scientifique, développement clinique, partenariats stratégiques et excellence opérationnelle.
Le poste
Groupe Santé Devonian est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(-ive) de direction organisé(e), débrouillard(e), bilingue et professionnel(le) afin d’offrir un soutien administratif de haut niveau au président et chef de la direction et d’appuyer les activités cliniques, scientifiques et corporatives de la Société.
Relevant directement du président et chef de la direction, la personne travaillera en étroite collaboration avec la partenaire exécutive d’affaires et l’équipe clinique. Le poste exige discrétion, rigueur, initiative, adaptabilité et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et hautement réglementé.
Principales responsabilités
Soutien à la haute direction
- Gérer et prioriser l’agenda, les réunions, les rendez-vous et les déplacements du président et chef de la direction.
- Coordonner les réunions de la haute direction et du conseil d’administration, les rencontres avec les investisseurs, analystes et partenaires stratégiques.
- Préparer et réviser la correspondance, les présentations, rapports et documents confidentiels en français et en anglais.
- Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux au besoin et assurer le suivi des décisions et mesures à prendre.
- Anticiper les besoins administratifs et logistiques et assurer une liaison professionnelle avec les parties prenantes internes et externes.
Collaboration avec la partenaire exécutive d’affaires
- Coordonner les priorités de la direction, les réunions, les suivis, les initiatives corporatives et les échéanciers.
- Soutenir les activités liées à la gouvernance, aux relations avec les investisseurs, aux communications corporatives et aux ressources humaines.
- Tenir à jour les calendriers, outils de suivi, dossiers corporatifs et listes de mesures à prendre.
Soutien aux équipes clinique et scientifique
- Fournir un soutien administratif aux activités cliniques et, au besoin, aux équipes scientifiques, réglementaires et de qualité.
- Coordonner les réunions avec les CRO, investigateurs, consultants, laboratoires et autres partenaires.
- Soutenir la préparation, le suivi, le classement et l’acheminement de la documentation relative aux études cliniques.
- Tenir à jour les outils de suivi des études, dossiers de formation, calendriers et listes de contacts.
- Participer à l’organisation des réunions d’investigateurs, comités consultatifs, conférences et formations.
- Assurer le suivi des livrables, approbations, signatures et documents requis.
- Fournir un soutien administratif lors d’audits, d’inspections et d’activités réglementaires.
Administration et gestion documentaire
- Maintenir des systèmes de classement électronique et physique organisés et confidentiels.
- Soutenir les processus de révision, d’approbation, de signature et d’archivage des documents.
- Participer au traitement des rapports de dépenses, bons de commande, factures et suivis budgétaires.
- Traiter avec la plus grande discrétion les renseignements scientifiques, cliniques, financiers, corporatifs et liés aux employés.
- Soutenir l’accueil et l’intégration administrative des nouveaux employés et collaborateurs.
Profil recherché
La personne idéale est fiable, proactive, minutieuse et professionnelle. Elle possède un excellent jugement, sait anticiper les besoins et gérer efficacement plusieurs priorités tout en maintenant un haut niveau de confidentialité et de qualité.
Qualifications requises
- Formation collégiale, professionnelle ou équivalente en administration ou dans un domaine connexe.
- Environ cinq années ou plus d’expérience administrative pertinente, idéalement en soutien à la haute direction.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Excellentes compétences en organisation, planification, communication et gestion du temps.
- Grande rigueur, autonomie, discrétion et capacité à travailler avec des renseignements confidentiels.
- Maîtrise de Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams.
- Expérience avec les systèmes électroniques de classement et de gestion documentaire.
Atouts
- Expérience dans une société cotée en bourse ou en soutien au conseil d’administration, à la gouvernance ou aux relations avec les investisseurs.
- Expérience dans les secteurs pharmaceutique, biotechnologique, clinique ou des sciences de la vie.
- Connaissance des essais cliniques, des BPC, des PON et des environnements réglementés.
- Expérience avec des systèmes tels qu’un CTMS, un eTMF ou un système de gestion documentaire ou de la qualité.
Pourquoi vous joindre au Groupe Santé Devonian?
Vous aurez l’occasion de travailler directement avec le président et chef de la direction et des équipes multidisciplinaires au sein d’une société biopharmaceutique en croissance, tout en contribuant aux activités de la haute direction, au développement clinique et à l’efficacité opérationnelle de l’organisation.
Voir la description complète du poste sur notre site Web : ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(-IVE) DE DIRECTION - DEVONIAN HEALTH GROUP INC.
