Relevant de la Directrice de la philanthropie, la personne travaillera en étroite collaboration avec l’équipe afin d’assurer la qualité, l’exactitude et l’intégrité des données philanthropiques. Ses principales responsabilités comprendront la gestion de la base de données des donateurs, le traitement et le suivi des dons, la recherche de donateurs potentiels ainsi que la production de rapports et d’outils de suivi. Elle contribuera également à la coordination du plan annuel de collecte de fonds, à la préparation des propositions de financement et à l’amélioration des processus administratifs.
Principales responsabilités du poste
Gestion de bases de données et opérations philanthropiques
- Supervise les fonctions philanthropiques de Daytoday au sein de la base de données des donateurs, assurant l'exactitude, la cohérence et l'intégrité de tous les dossiers des donateurs.
- Gère la saisie de données, le traitement des dons, les accusés de réception et les reçus fiscaux, assurant un suivi rapide et centré sur les donateurs.
- Crée, maintient et met à jour des listes d'envoi, des fichiers de segmentation et des collectes de données pour soutenir les campagnes et les initiatives de collecte de fonds.
- Accueil et triage des appels téléphoniques et des boîtes courriel partagées liées aux services aux donateurs et aux opérations philanthropiques.
Plan annuel de collecte de fonds et surveillance du calendrier
- Soutient l'élaboration et la maintenance du plan annuel de collecte de fonds, en s'assurant que les tâches, échéances et livrables sont capturés et surveillés.
- Il supervise les calendriers des campagnes, les points de contact de gestion, les rapports, les propositions et les cycles de subventions, aidant à coordonner les échéances entre les équipes.
Recherche prospective et soutien au pipeline
- Mène des recherches prospectives auprès des individus, des fondations, des entreprises et des programmes de financement gouvernementaux afin d'identifier de nouveaux soutiens potentiels.
- Maintient des résumés de recherche, des profils et des systèmes de suivi pour orienter les stratégies de cultivation et de sollicitation au sein de l'équipe philanthropique.
Soutien à la proposition et au rapport
- Fournit un soutien administratif et de recherche à l'équipe dans la préparation de propositions, de rapports d'avancement et de documents de gestion.
- Coordonne avec le conseiller – Partenariats gouvernementaux et fondations et le conseiller principal – Dons majeurs pour recueillir des données et des informations de contexte pour les soumissions.
Rapports et suivi des données
- Développe et maintient des mécanismes internes de rapports, des tableaux de bord et des outils de suivi pour soutenir l'analyse et la prise de décision en collecte de fonds.
- Maintient à jour le dépôt des engagements, des accords de donation et des sauvegardes nécessaires pour les audits.
- Prépare régulièrement des rapports sur l'activité des donateurs, le mouvement du pipeline, la performance des campagnes et les indicateurs clés de performance pour le personnel de direction et de collecte de fonds.
Collaboration et soutien d'équipe
- Travaille en étroite collaboration avec les équipes philanthropie, financières et communications pour assurer l'alignement des données, des rapports et des documents destinés aux donateurs.
- Soutient le fonctionnement global du département de philanthropie par l'aide administrative, l'amélioration des processus et la coordination inter-équipes.
Qualifications recherchées
- Diplôme collégial ou universitaire en gestion, administration, philanthropie ou tout autre diplôme pertinent;
- Un à trois ans d’expérience pertinente;
- Expérience dans un poste similaire, un atout;
- Bonne connaissance de l’informatique (MS Office) et facilité avec les outils informatiques;
- Connaissance du milieu philanthropique (un atout);
- Connaissance des plateformes CRM (Raiser’s Edge, un atout);
- Habilités en communications et rédactions;
- Bilinguisme: la maitrise de l’anglais et du français est requise, car nous sommes une organisation bilingue, offrant nos services dans les deux langues officielles afin de répondre aux besoins variés de notre clientèle;
- Compétence en gestion de projets.
