Position Description
The Executive Assistant brings extensive experience supporting senior executives, demonstrates exceptional discretion, and can manage shifting priorities with professionalism and composure.
Your future duties and responsibilities
- Onsite presence required: Minimum 3 days per week at the Montreal office
- Provide comprehensive executive support including proactive calendar and priority management, acting as the first line of defense.
- Coordinate and manage internal and external meetings, ensuring alignment of schedules and preparation of required materials.
- Oversee administrative processes, including travel arrangements, expense reporting, approvals, authorizations, and CRM tool management.
- Collaborate with the Operations Director and BU Planner to coordinate and organize annual business planning and events.
- Approve time sheets and review expense reports for the BU Leader's direct reports to ensure compliance with CGI policies and standards.
- Liaise with internal administrative teams and client executive assistants to coordinate meetings, visits, and business engagements.
- Provide executive-level administrative support to one Senior Vice President Delivery including calendar management, expense administration, timesheet approvals, and participation in and facilitation of team meetings.
Required Qualifications To Be Successful In This Role
- Minimum of 8 years of relevant experience in a similar executive support role.
- Exceptional verbal and written communication skills in English and French.
- Advanced writing, editing, and formatting abilities for executive presentations and communications.
- Excellent interpersonal and listening skills with the ability to anticipate executive needs.
- Highly intuitive, self-directed, and proactive.
- Sound judgment and ability to make timely, well-informed decisions.
- Exceptional organizational and time-management skills, with the ability to manage multiple priorities simultaneously
- High level of professionalism, discretion, and integrity when handling sensitive and confidential information.
CGI is providing a reasonable estimate of the pay range for this role. The determination of this range includes factors such as skill set level, geographic market, experience and training, and licenses and certifications. Compensation decisions depend on the facts and circumstances of each case. A reasonable estimate of the current range is $50,000–$100,000. This role is an existing vacancy.
Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.
Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because…
You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction.
Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise.
You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons.
At CGI, we value the strength that diversity brings and are committed to fostering a workplace where everyone belongs. We collaborate with our clients to build more inclusive communities and empower all CGI partners to thrive. As an equal-opportunity employer, being able to perform your best during the recruitment process is important to us. If you require an accommodation, please inform your recruiter.
That same commitment to fairness extends to how we use technology. To support our recruitment team, AI tools may be used to help assess applications though they never replace human judgement. All hiring decisions remain entirely in the hands of our recruitment professionals.
To learn more about accessibility at CGI, contact us via email. Please note that this email is strictly for accessibility requests and cannot be used for application status inquiries.
Come join our team - one of the largest IT and business consulting services firms in the world.
Adjoint(e) exécutif(ve) à la direction de l’unité d’affaires
Job Description
L'adjoint(e) exécutif(ve) idéal(e) possède une vaste expérience dans l'assistance aux cadres supérieurs, fait preuve d'une discrétion exceptionnelle et est capable de gérer des priorités changeantes avec professionnalisme et sang-froid.
Your future duties and responsibilities
- Présence sur site requise : un minimum de 3 jours par semaine au bureau de Montréal.
- Fournir un soutien exécutif complet au responsable de notamment en assurant une gestion proactive de l'agenda et des priorités, et en agissant comme première ligne de défense.
- Coordonner et gérer les réunions internes et externes, en veillant à l'harmonisation des plannings et à la préparation des documents requis.
- Superviser les processus administratifs, y compris l'organisation des déplacements, la déclaration des dépenses, les approbations, les autorisations et la gestion des outils CRM.
- Collaborer avec le directeur des opérations et le planificateur de l'unité d'affaires pour coordonner et organiser la planification annuelle des activités et les événements.
- Approuver les feuilles de temps et examiner les notes de frais des subordonnés directs du chef de l'unité d'affaires afin de garantir le respect des politiques et des normes de CGI.
- Assurer la liaison avec les équipes administratives internes et les assistants de direction des clients pour coordonner les réunions, les visites et les engagements commerciaux.
- Fournir un soutien administratif de haut niveau à un vice-président principal chargé de la prestation, notamment la gestion de l'agenda, l'administration des dépenses, l'approbation des feuilles de temps, ainsi que la participation et l'animation des réunions d'équipe.
Required Qualifications To Be Successful In This Role
- Au moins 8 ans d'expérience pertinente dans un poste similaire de soutien de la direction.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français.
- Compétences avancées en rédaction, révision et mise en forme pour les présentations et les communications de la direction.
- Excellentes aptitudes relationnelles et capacité d'écoute, avec la capacité d'anticiper les besoins des cadres.
- Très intuitif, autonome et proactif.
- Bon jugement et capacité à prendre des décisions opportunes et éclairées.
- Compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer simultanément plusieurs priorités.
- Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d'intégrité dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles.
CGI offre une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Le calcul de cette fourchette dépend de divers facteurs, notamment le niveau de compétence, le marché géographique, l’expérience, la formation ainsi que les licences et certifications professionnelles. Les décisions en matière de rémunération dépendent des particularités de chaque cas. Une estimation raisonnable de cette fourchette salariale se situe entre 50,000 $ et 100,000 $. Ce poste est vacant.
Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.
La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…
Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.
Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.
Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.
Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur.
Ce même engagement envers l’équité s’étend à notre utilisation des technologies. Afin de soutenir notre équipe de recrutement, des outils d’IA peuvent être utilisés pour aider à l’évaluation des candidatures, sans jamais remplacer le jugement humain. Toutes les décisions d’embauche demeurent entièrement entre les mains de nos professionnels du recrutement.
Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature.
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