Le Carrefour de l’Isle-Saint-Jean est un centre scolaire-communautaire qui rassemble les ressources des francophones et des acadiens de la grande région de Charlottetown dans le but de développer leur culture et leur langue
Tâches et responsabilités / Fonctions principales
Sous la supervision de la direction générale du Carrefour, et en collaboration avec l’ensemble de l’équipe du Carrefour, l’Adjoint.e administratif.ve et à la logistique doit:
- Soutenir la direction dans ses tâches administratives quotidiennes.
- Assurer le service à la clientèle pour les locataires actuels et potentiels du Carrefour ;
- Rédiger, émettre et suivre les factures pour les réservations et les locataires;
- Assurer le lien avec ServiceFinances ÎPÉ pour la gestion de la facturation;
- Coordonner la préparation et l’aménagement des salles en fonction des besoins des réservations et des activités;
- Préparer et effectuer les dépôts, tenue des dossiers de l’organisme et gestion des petites caisses;
- Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du logiciel de gestion des repas, incluant le traitement et le suivi des commandes;
- Organiser la logistique des rencontres et réunions d’équipe et du CA de l’organisme ;
- Rédiger les avis de convocation et les documents relatifs aux rencontres ;
- Rédiger les rapports, les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions ;
- Assurer la propreté, l’aspect visuel et la décoration selon la saison du local de la réception et l’espace d’accueil du Carrefour (corridor d’entrée) ;
- Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes d’informations par courriel ou téléphone, communiquer des informations d’ordre général et acheminer les appels en anglais et en français ;
- Maintenir le registre des clés dans le cartable et le fichier informatique ;
- Faire l’inventaire et les commandes de produits et fournitures ; et
- Participer à l’organisation logistique des événements au besoin y compris les soirs et les weekends
Cette liste de tâches est non exhaustive et pourra être ajustée selon les besoins du Carrefour.
Profil recherché
- Posséder un diplôme ou une formation pertinente dans le domaine de l’administration ;
- Expérience dans un poste similaire en tant qu’adjoint·e administratif·ve, de préférence dans un milieu associatif, avec une connaissance de la région desservie par le Carrefour de l’Île-Saint-Jean;
- Excellentes habiletés orales et écrites dans les deux langues officielles ;
- Une maîtrise des outils informatiques Microsoft est essentielle ;
- Excellente capacité d’analyse ;
- Capacité de respecter des échéanciers à court terme ;
- Capacité de travailler de façon autonome et en équipe ;
- Sens poussé de l’organisation et souci du travail bien fait ;
- Avoir un permis de conduire valide puisque le poste peut exiger des déplacements.
- Posséder un permis de travail valide au Canada.
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Essential Skills:
Computer UseWorking with OthersSoft Skills:
Attention to DetailEffective CommunicationOrganizationHard Skills:
Administrative ServicesAdministrative SupportDigital Skills:
Microsoft OutlookLanguages:
French