Titre du poste : Coordonnateur ou Coordonnatrice, Opérations de l’équipe, Division du Québec
Temps plein, contrat à durée déterminée
Lieu de travail : Montréal (Québec)
Relève de : Directeur général ou Directrice générale, Opérations, Québec et Accessibilité
I. Portée et sommaire des principales responsabilités
La personne titulaire du poste de coordonnateur ou coordonnatrice, Opérations de l’équipe, Division du Québec, assure le bon fonctionnement administratif, logistique et programmatique de la Division du Québec d’INCA. Relevant de la direction générale, elle constitue un soutien de premier plan pour la direction générale et le personnel du Québec, tout en contribuant à faire du Hub communautaire d’INCA un lieu accueillant pour les personnes participantes, les bénévoles et le personnel. Elle aide à promouvoir une culture inclusive, défend des normes élevées de service à la clientèle et soutient la mobilisation des bénévoles dans l’ensemble des activités au Québec.
Ce poste exige un niveau supérieur d’expertise en service à la clientèle, d’exactitude, de confidentialité, de jugement éclairé et de diplomatie dans les relations avec le personnel, les bénévoles et les personnes participantes, à tous les échelons de l’organisme.
II. Fonctions essentielles
Le poste comprend les responsabilités générales suivantes, sans toutefois s’y limiter :
Opérations et administration
- Exécuter et coordonner les responsabilités programmatiques, opérationnelles, administratives et logistiques de la Division du Québec et de son Hub communautaire.
- Contribuer à faire du Hub communautaire un lieu accueillant pour les personnes participantes, les bénévoles et le personnel, en participant régulièrement à la rotation des horaires du personnel du Hub local.
- Offrir un soutien au personnel des programmes, aux bénévoles et aux personnes participantes dans la prestation des programmes communautaires d’INCA.
- Fournir un soutien administratif à la direction générale, aux gestionnaires et aux chefs de programme, notamment en rédigeant, triant, distribuant et expédiant la correspondance et le matériel courants à l’interne, à l’équipe nationale et à l’externe, y compris le courrier sortant et les envois par messagerie.
- Préparer des rapports, traiter des données et rédiger et distribuer les ordres du jour et procès-verbaux des réunions, au besoin.
- Coordonner la logistique des réunions d’équipe, en mode virtuel ou en personne, notamment la planification en fonction des disponibilités, l’envoi des ordres du jour et la préparation de la salle ou de la plateforme.
- Saisir et coder les factures et préparer les rapports de dépenses dans le système prévu à cet effet.
- Traiter et déposer les sommes liées aux comptes clients et à la gestion des dons.
- Commander et gérer l’inventaire des fournitures de bureau, de la papeterie et du matériel promotionnel, et effectuer les achats courants du bureau.
- Coordonner les demandes d’entretien des locaux et du matériel informatique, et remettre au personnel et aux locataires les clés et les codes de sécurité au besoin, en remplissant et en classant électroniquement les documents nécessaires.
- Agir comme intermédiaire entre les fournisseurs et l’équipe de direction.
- Assurer le suivi des absences et des remplacements des membres de l’équipe, afin de tenir à jour le centre d’appel.
- Assurer la gestion efficace de la base de données Salesforce et des répertoires de contacts, y compris les listes d’envoi ; les dossiers des membres, des partenaires, des ressources, des personnes participantes et des bénévoles ; les inscriptions aux programmes ; les heures de service des bénévoles ; la présence aux programmes ; ainsi que les rapports et sondages destinés à la direction, aux bailleurs de fonds et aux responsables de programme, sur demande.
- Accompagner l’équipe lors de certains déplacements professionnels, au besoin
Service à la clientèle et à la communauté
- Offrir un point de contact constant et facilement reconnaissable avec INCA pour les personnes participantes, nouvelles et actuelles, leurs proches, les organismes de référence et les membres de la communauté.
- Répondre aux demandes en personne, par téléphone et par voie électronique concernant les programmes d’INCA et d’autres sujets, et trier la boîte de réception générale en acheminant les demandes à la personne appropriée.
- Promouvoir les normes élevées d’INCA en matière de service à la clientèle, en veillant à ce qu’elles soient comprises par le personnel et les bénévoles et respectées dans tous les aspects des activités locales.
- Améliorer la qualité et la cohérence globales de l’expérience des personnes participantes, et personnaliser le jumelage des personnes participantes aux programmes au moyen d’un processus normalisé d’évaluation des besoins et d’orientation.
- Soutenir la logistique des événements destinés aux personnes participantes et à leurs proches.
- Représenter INCA lors d’événements communautaires, notamment en offrant des présentations sur les services d’INCA et en tenant des kiosques d’information.
- Fournir à la direction des observations sur la mesure dans laquelle l’éventail actuel de programmes répond aux besoins des personnes participantes ou sur les lacunes qui pourraient être comblées dans le cadre du mandat d’INCA.
- Soutenir la direction générale dans l’élaboration et l’intendance de partenariats efficaces avec les organismes communautaires, les organismes de financement, les donateurs et donatrices, les bénévoles et d’autres organismes œuvrant en accessibilité et en situation de handicap, afin de faire progresser la mission d’INCA au Québec.
Mobilisation des bénévoles
- Contribuer à faire d’INCA l’organisme de choix pour les bénévoles, en promouvant l’engagement d’INCA envers la mobilisation des bénévoles à chaque occasion.
- Coordonner le processus de recrutement des bénévoles dans les différents programmes, y compris les entrevues, l’accueil et le soutien des bénévoles, des étudiants et des étudiantes, ainsi que des personnes candidates au programme Emplois d’été Canada, en collaboration avec l’équipe de direction et les chefs de programme.
- Mettre à jour le système de base de données concernant les programmes bénévoles et leurs statuts.
- Coordonner les communications avec les bénévoles et participer à l’élaboration des événements de reconnaissance des bénévoles.
Soutien à la direction générale et au Conseil consultatif stratégique
- Fournir un soutien administratif et logistique à la direction générale, notamment en coordonnant le calendrier d’activités externes et en rédigeant la correspondance au besoin.
- Coordonner les communications, la planification et la logistique des réunions du Conseil consultatif stratégique du Québec, y compris la préparation et la distribution des ordres du jour et des documents de réunion.
- Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions du Conseil consultatif stratégique, avec le suivi approprié.
- Soutenir une culture de philanthropie en offrant un soutien logistique aux événements communautaires et aux initiatives de collecte de fonds déterminés par la direction générale.
III. Qualifications
Connaissances et compétences requises
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
- Approche axée sur la clientèle et souci du détail.
- Maîtrise de Microsoft Office et d’Office 365, et expérience de travail dans un environnement de base de données ou de gestion de la relation client (CRM), y compris les requêtes.
- Solides compétences en organisation et en planification, avec la capacité de coordonner de grands volumes de documents et de respecter des échéances simultanées ou conflictuelles.
- Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie dans les situations difficiles ou avec les personnes difficiles, et de travailler sous pression.
- Bonnes aptitudes pour l’établissement de relations et le réseautage avec une variété de parties prenantes.
- La connaissance des normes et des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité constitue un atout.
Expérience et scolarité
- Certificat, diplôme ou grade d’études postsecondaires dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
- Deux années ou plus d’expérience en administration, en soutien à la direction, en service à la clientèle ou en prestation de services, de préférence au sein d’un organisme caritatif ou sans but lucratif.
- Une expérience en mobilisation des bénévoles constitue un atout.
- Une expérience personnelle ou professionnelle liée à la cécité et à la perte de vision est considérée comme un atout.
Langues
- Le bilinguisme en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit, est requis.
Environnement de travail
- Le lieu de travail quotidien est situé sur place au Hub communautaire de Montréal.
- Disposition à travailler selon des horaires flexibles, y compris une présence occasionnelle lors de programmes ou d’événements en soirée ou la fin de semaine.
- Capacité de se déplacer de façon autonome vers les communautés du Québec, avec des déplacements à l’intérieur de la province et, à l’occasion, à l’extérieur, selon les besoins.
- L’accès à un véhicule et la capacité de conduire constituent un atout important.
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Position Title: Coordinator, Team Operations, Québec Division
Full time, Contract
Location: Montréal, Québec
Reports To: Executive Director, Operations, Québec, and Accessibility
I. Scope and Summary of Primary Responsibilities
The Coordinator, Team Operations, Québec Division, ensures the smooth administrative, logistical, and programmatic operation of CNIB’s Québec Division. Reporting to the Executive Director, the Coordinator is a primary point of support to the Executive Director and to Québec staff, while contributing to making CNIB’s Community Hub a welcoming place for participants, volunteers, and staff. The Coordinator helps foster an inclusive culture, champions high standards of client and customer service, and supports volunteer engagement across Québec operations.
This position requires a superior level of customer service expertise, accuracy, confidentiality, sound judgment, and diplomacy in working with staff, volunteers, and participants at all levels of the organization.
II. Essential Functions
The position entails, but is not limited to, the following general responsibilities:
Operations and Administration
- Perform and coordinate programmatic, operational, administrative, and logistical responsibilities for the Québec Division and its Community Hub.
- Contribute to making the Community Hub a welcoming place for participants, volunteers, and staff, regularly participating in the local Hub’s staff schedule rotation.
- Provide assistance to program staff, volunteers, and participants in delivering CNIB community programming.
- Provide administrative support to the Executive Director, managers, and program leads, including drafting, sorting, distributing, and sending routine correspondence and materials internally, to the national team, and externally, including outgoing mail and courier packages.
- Prepare reports, process data, and draft and distribute meeting agendas and minutes as required.
- Coordinate the logistics of team meetings, whether virtual or in person, including scheduling around availability, circulating agendas, and preparing the room or platform.
- Process and code invoices and prepare expense reports in the relevant system.
- Process and deposit monies for accounts receivable and gift management.
- Order and maintain an inventory of office supplies, stationery, and promotional materials, and make routine day-to-day purchases for the office.
- Coordinate maintenance requests for the premises and IT equipment, and provide staff and tenants with building keys and security codes as required, completing and filing the necessary paperwork electronically.
- Act as a liaison between suppliers and the management team.
- Track team member absences and coverage, and keep the call centre updated.
- Ensure the effective management of the Salesforce database and contact directories, including mailing lists; member, partner, resource, participant, and volunteer records; program registrations; volunteer service hours; program attendance; and reports and surveys for management, funders, and program leads as requested.
- Accompany the team during certain work-related travel, as needed.
Client and Community Service
- Provide a consistent and easily identified point of contact with CNIB for new and existing participants, their family members, referring agencies, and community members.
- Respond to in-person, telephone, and electronic inquiries about CNIB’s programs and other matters, and monitor and triage the general inbox, directing inquiries to the appropriate person.
- Champion CNIB’s high standards of client and customer service, ensuring they are understood by staff and volunteers and upheld across all aspects of local operations.
- Improve the overall quality and consistency of the participant experience, and personalize the matching of participants to programs through a standardized needs assessment and orientation process.
- Support the logistics of events for participants and their families.
- Represent CNIB at community events, including delivering presentations on CNIB’s services and staffing information booths.
- Provide insights to management on whether the current range of program options meets participants’ needs, or whether there are gaps that could be addressed within CNIB’s mandate.
- Support the Executive Director in developing and stewarding effective partnerships with community organizations, funding agencies, donors, volunteers, and other accessibility and disability organizations to help advance CNIB’s mission in Québec.
Volunteer Engagement
- Help make CNIB the organization of choice for volunteers, promoting CNIB’s commitment to volunteer engagement at every opportunity.
- Coordinate the volunteer recruitment process across the various programs, including interviewing, onboarding, and supporting volunteers, students, and Canada Summer Jobs candidates, in collaboration with the management team and program leads.
- Update the database to reflect volunteer programs and their status.
- Coordinate volunteer communications, and participate in developing volunteer recognition events.
Support to the Executive Director and Strategic Advisory Council
- Provide administrative and logistical support to the Executive Director, including coordinating the external agenda and drafting correspondence as required.
- Coordinate communications, scheduling, and meeting logistics for the Québec Strategic Advisory Council, including the preparation and distribution of agendas and meeting materials.
- Record and distribute minutes for Strategic Advisory Council meetings, with appropriate follow-up.
- Support a culture of philanthropy by providing logistical support to community events and fundraising initiatives as determined by the Executive Director.
III. Qualifications
Knowledge and Skill Requirements
- Excellent verbal and written communication skills.
- A customer-oriented and detail-oriented approach.
- Proficiency with Microsoft Office and Office 365, and experience working in a database or CRM environment, including queries.
- Strong organizational and planning skills, with the ability to coordinate large volumes of materials and work to concurrent or conflicting deadlines.
- Ability to deal tactfully and diplomatically with difficult situations or individuals, and to work under pressure.
- Good relationship-building and networking skills with a variety of stakeholders.
- Knowledge of accessibility standards and best practices is an asset.
Experience and Education
- Post-secondary certificate, diploma, or degree in a related field, or equivalent job-related experience.
- Two or more years of experience in administration, executive support, customer service, or service delivery, preferably within a charitable or not-for-profit organization.
- Volunteer engagement experience is an asset.
- Personal or professional experience relating to blindness and vision loss is considered an asset.
Language
- Bilingualism in French and English, spoken and written, is required.
Work Environment
- The daily workplace is based on-site at the Montréal Community Hub.
- Willingness to work flexible hours, including occasional attendance at weekend or evening programming or events.
- Ability to travel independently to communities across Québec, with some travel within the province and, occasionally, beyond, as needed.
- Access to a vehicle and the ability to drive is considered a strong asset.
CNIB is committed to accommodating applicants with disabilities and will work with applicants requesting accommodations at any stage of the hiring process.
