Coordonnateur(trice) Administration et Opérations
Bis Solutions, 3920 Sir Wilfrid-Laurier, Saint Hubert (Qc)
SOMMAIRE DU POSTE
Le ou la Coordonnateur(trice) Administration et Opérations joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de Bis Solutions. Cette personne assure la fiabilité des données administratives et financières, la facturation, le soutien aux ventes, la gestion et l’optimisation des outils de suivi ainsi que la coordination de certaines activités opérationnelles. Très à l’aise avec les chiffres, Excel et les systèmes, elle contribue à structurer les processus, à améliorer la qualité de l’information et à soutenir efficacement l’ensemble de l’équipe.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
1. Facturation, administration financière et administration des achats
Créer et émettre les factures clients avec exactitude et dans les délais requis.
· Effectuer les recherches, validations et suivis nécessaires dans Quick Books.
· Préparer les bons de commandes (PO) approuvés, maintenir les bons de commandes ouverts : mettre à jour les coûts et dates, assurer la documentation, réconciliation bons de commandes (PO)/réception/facture et produire les rapports nécessaires.
· Vérifier les données liées aux prix, quantités, coûts et informations nécessaires à la facturation.
· Préparer différents rapports administratifs et financiers pour soutenir la direction et les opérations.
· Maintenir une documentation structurée et assurer le classement adéquat des informations.
2. Données, Excel et outils de gestion
· Créer, maintenir et optimiser les fichiers Excel utilisés par l’entreprise.
· Développer des tableaux de suivi, tableaux de bord et indicateurs de performance (KPI).
· Assurer l’intégrité, l’exactitude et la mise à jour régulière des données.
· Structurer l’information afin de faciliter les analyses et la prise de décision.
· Participer à l’amélioration et à l’automatisation des outils administratifs lorsque possible.
3. Support aux ventes et à l’équipe
· Fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe des ventes.
· Préparer ou mettre à jour les soumissions, listes de prix, fiches techniques, présentations et documents clients.
· Effectuer les recherches et extractions de données nécessaires aux suivis commerciaux.
· Collaborer avec les ventes, la logistique, les opérations et la direction afin d’assurer une information fiable et accessible.
· Répondre aux besoins administratifs ponctuels de l’équipe selon les priorités de l’entreprise.
4. Inventaires et données produits
· Maintenir à jour les données produits, SKU, prix et informations administratives reliées aux inventaires.
· Participer à la validation et à la réconciliation des données d’inventaire.
· Produire les rapports et analyses nécessaires au suivi des stocks.
· Collaborer avec la Coordonnatrice Logistique et Opérations afin d’assurer la cohérence entre les données systèmes et les réalités opérationnelles.
5. Processus et amélioration continue
· Documenter, standardiser et améliorer les processus administratifs et opérationnels.
· Créer et maintenir les procédures (SOP), formulaires, modèles et outils de travail.
· Identifier les tâches répétitives ou inefficaces et proposer des solutions d’amélioration.
· Contribuer à l’implantation de nouveaux systèmes, CRM, outils numériques ou technologies de gestion.
6. Coordination de projets – soutien et relève
· Soutenir le suivi quotidien de certains projets en collaboration avec les responsables.
· Mettre à jour les échéanciers, tableaux de suivi, actions, responsabilités et dates clés.
· Effectuer les suivis nécessaires auprès des intervenants afin de maintenir l’avancement des projets.
· Préparer les comptes rendus et rapports d’avancement lorsque requis.
· Agir comme relève pour la coordination quotidienne de projets lors d’absences ou pour des projets de moindre envergure.
7. Soutien numérique – rôle de relève
· Agir comme personne de relève pour certaines mises à jour du site web lorsque requis.
· Soutenir ponctuellement l’ajout ou le retrait de produits, la mise à jour d’informations ou d’événements en l’absence du responsable principal.
· Cette responsabilité demeure secondaire et ne constitue pas la fonction principale du poste.
8. Collaboration opérationnelle
· Participer aux rencontres d’équipe pertinentes et assurer les suivis découlant des décisions.
· Communiquer rapidement les écarts, risques ou informations nécessitant l’attention de l’équipe ou de la direction.
· Contribuer à une collaboration efficace entre l’administration, les ventes, la logistique et les opérations.
· Faire preuve de polyvalence et soutenir les priorités de l’entreprise dans un environnement dynamique.
Effectuer tout autre tâche connexe requise afin de soutenir les opérations et les priorités de Bis Solutions, incluant, lorsque nécessaire, un soutien ponctuel aux activités de l’entrepôt et aux autres membres de l’équipe.
INDICATEURS DE PERFORMANCE (KPI)
· Exactitude et rapidité de la facturation.
· Fiabilité et qualité des données.
· Exactitude des rapports et outils de suivi.
· Qualité et efficacité des fichiers Excel et tableaux de bord.
· Respect des échéanciers et qualité des suivis.
· Exactitude des données produits et inventaires.
· Réactivité et qualité du soutien offert aux équipes.
· Contribution à l’amélioration continue et à la documentation des processus.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
· Excellente maîtrise d’Excel et grande aisance avec les chiffres.
· Expérience dans la facturation, devis et des achats auprès de fournisseurs.
· Rigueur exceptionnelle, souci du détail et sens de l’organisation (suivis de projets).
· Capacité à structurer, analyser et valider des données.
· Très bonne gestion des priorités et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
· Autonomie, initiative, curiosité et approche orientée solutions.
· Capacité à créer et améliorer des processus et outils de travail.
· Très bonnes aptitudes de communication et de collaboration.
· Connaissance de Quick Books constitue un atout important.
· Connaissance de Google Workspace, CRM, ERP ou Power BI constitue un atout.
QUALIFICATIONS
DEC ou formation pertinente en administration, comptabilité, finance, gestion des opérations, logistique ou domaine connexe. Le poste est ouvert à un profil junior à fort potentiel. Une expérience en facturation, administration, analyse de données ou coordination des opérations constitue un atout. Aucune expérience dans l’industrie du cannabis n’est requise.
RELATIONS DE TRAVAIL
Interne : Directeur des ventes & Team Leader, Coordonnatrice Logistique et Opérations, responsable des systèmes/site web, direction, ventes et comptabilité.
Externe : clients, fournisseurs et partenaires lorsque requis dans le cadre des suivis administratifs ou de projets.
CONDITIONS DE TRAVAIL
· Poste permanent à temps plein.
· Poste exercé à 100 % à partir des bureaux de Bis Solutions.
· Horaire de jour, du lundi au vendredi.
· La présence au bureau est essentielle en raison de la collaboration quotidienne avec les ventes, la logistique, les opérations et la direction.
