Relevant de la Gestionnaire de l’administration, vous ferez partie d’une équipe de 4 adjointes. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la conformité des comptes de dépenses pour l'ensemble de nos bureaux. Vous collaborerez avec les employés et diverses équipes afin d'assurer un traitement rigoureux des remboursements et l'amélioration continue des processus.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Recevoir et traiter les demandes de remboursement de dépenses des employés.
- Vérifier l'exactitude des informations et pièces justificatives soumises (montants, taxes, dates, centres de coûts, approbations).
- Veiller à la conformité des comptes de dépenses soumis par les employés en vérifiant l'application des politiques, des procédures et des exigences de documentation de l'organisation.
- Effectuer des suivis auprès des employés lorsque de l'information est manquante.
- Répondre aux questions des employés.
- Assurer le suivi des remboursements.
- Produire des rapports sur les dépenses et les remboursements.
- Analyser les données relatives aux dépenses afin d'identifier les tendances, anomalies et opportunités d'amélioration des processus.
- Former et accompagner les employés dans l'utilisation de SAP Concur.
EXIGENCES PROFESSIONNELLES
- Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) ou Attestation d’études collégiales (A.E.C.) dans un domaine pertinent.
- Minimum deux (2) ans d’expérience dans un poste administratif, comptable ou similaire.
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
- Excellentes aptitudes à analyser et valider l'exactitude des données.
- Rigueur, constance et souci du détail.
- Autonomie et discrétion.
- Discernement.
- Sens de l'organisation, gestion des priorités et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle et approche collaborative.
- Maitrise des applications Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint).
- Connaissance de SAP Concur et/ou de Rippling, un atout.
- Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais) afin d’être en mesure de transiger quotidiennement avec nos collègues des bureaux à l'extérieur du Québec ainsi qu’avec nos partenaires externes répartis à travers le Canada, les États-Unis et à l’international.
