Directeur·trice administratif·ive
Relève de : Directrice de l’école
Statut d’emploi : Temps plein
Fonction : Membre de l’équipe de direction
Lieu : École internationale allemande de Montréal; Baie-D’Urfé, Québec, Canada
Résumé du poste
La personne titulaire du poste est responsable des initiatives non-pédagogiques prioritaires de l’école : assurer une croissance stable et saine des inscriptions et superviser l’infrastructure administrative et opérationnelle de l’école. La direction de l’école conserve l’autorité totale sur toutes les questions pédagogiques; le titulaire du poste sera responsable de tout ce qui ne relève pas de ce domaine.
Travaillant en étroite collaboration avec la directrice de l’école et le conseil d’administration, le/la directeur/trice administratif/ive joue un rôle essentiel au sein du comité stratégique, traduit les objectifs de croissance de l’école en un processus d’admission clair et efficace, et veille à ce que les services financiers et d’entretien, ainsi que l’équipe administrative opèrent de manière fiable, en faisant preuve d’un leadership fort et responsable. Il lui incombe également de représenter l’école à travers ses relations clés avec les organismes gouvernementaux et professionnels allemands, québécois et canadiens pour tout sujet non-pédagogique tel que le financement et les exigences réglementaires.
Principales responsabilités
1. Inscriptions et croissance
La priorité de l’école est d’assurer une croissance stable, grâce à des inscriptions soutenues, à un fort taux de rétention et à un parcours d’admission clairement défini.
- Agir à titre de membre clé du comité stratégique, conjointement avec la directrice de l’école ainsi que la personne responsable de la stratégie au sein du conseil d’administration, pour élaborer et mettre en œuvre la stratégie d’inscription.
- Assumer la responsabilité et améliorer continuellement le parcours d’admission : demande initiale → visite de l’école/journée portes ouvertes → interaction directe avec la division concernée (maternelle, primaire, programme intensif, secondaire) → inscription.
- Gérer et superviser directement l’équipe en charge des admissions - coordinatrice marketing, directrice des événements et secrétaire en charge des admissions - et veiller à ce que les stratégies mandatées par le comité stratégique soient mises en œuvre efficacement.
- Collaborer étroitement avec les départements de la maternelle, du primaire, du programme intensif (IC) et du secondaire afin de garantir que les familles intéressées bénéficient d’un accompagnement cohérent et opportun tout au long des processus d’admission et de suivi.
- Suivre les indicateurs d’inscription et de rétention et rendre compte des progrès réalisés à la direction de l’école et au comité stratégique.
2. Supervision des opérations
Toutes les fonctions non-pédagogiques de l’école relèvent de ce poste; comme ces équipes sont expérimentées et fonctionnent avec un haut degré d’autonomie, il s’agit d’un rôle de supervision stratégique, de responsabilisation et d’affectation des ressources - et non de gestion des tâches quotidiennes.
- Ressources humaines : Assurer la gestion directe de la personne responsable des finances et de la comptabilité, de la personne responsable de l’entretien et de l’équipe administrative. Cela comprend les manuels de politiques RH, l’établissement et le suivi des objectifs de rendement pour tous les postes subordonnés, ainsi que les processus d’évaluation du rendement. Superviser l’administration des ressources humaines pour le personnel non-enseignant (contrats, avantages sociaux, conformité) et soutenir la directrice de l’école en ce qui concerne les aspects administratifs liés à l’embauche des enseignants.
- Finances : Assurer une saine gestion budgétaire, la production de rapports financiers à l’intention de la directrice de l’école et du conseil d’administration, la coordination des audits et la viabilité financière, par l’intermédiaire de la comptabilité et du trésorier du conseil d’administration.
- Approvisionnement : Superviser les activités d’approvisionnement conformément aux politiques de l’école, en veillant au respect des règles, à la mise en place de contrôles appropriés, à un approvisionnement concurrentiel et à l’optimisation des ressources.
- Installations et sécurité : Veiller à ce que le campus soit bien entretenu et sécuritaire, et à ce que la planification des investissements et des rénovations soit rigoureuse, par l’intermédiaire de la personne responsable de l’entretien. Maintenir des contrôles internes rigoureux, une gestion des risques efficace et des préparatifs d’urgence à travers l’ensemble des opérations.
- Administration : Veiller à ce que les fonctions administratives quotidiennes à l’appui des élèves et de leurs familles se déroulent sans heurts et de manière professionnelle.
- TI et systèmes : Superviser les systèmes administratifs de l’école, les TI et les efforts de numérisation, en collaboration avec le responsable des TI.
3. Relations externes et gouvernementales
- Agir à titre de point de contact primaire de l’école pour les questions administratives auprès des organismes gouvernementaux allemands, québécois et canadiens, ainsi que d’autres autorités gouvernementales, en veillant au respect des exigences réglementaires et à la production des rapports en temps opportun.
- Entretenir les relations administratives de l’école avec la QAIS (Association des écoles privées du Québec) et la GISNA (Écoles internationales allemandes d’Amérique du Nord), ainsi qu’avec d’autres réseaux institutionnels pertinents.
- Appuyer le conseil d’administration et ses comités en leur fournissant rapports, analyses et des recommandations.
- Veiller au respect des règlements municipaux, provinciaux, fédéraux et allemands applicables relativement au système de formation en alternance et au statut trilingue de l’école.
- Appuyer les efforts de collecte de fonds, de commandites et d’engagement communautaire en collaboration avec la fondation « Les Amis d’AvH ».
Qualifications
- Diplôme pertinent, tel qu’un baccalauréat en administration des affaires ou en finance, ou expérience équivalente; un diplôme d’études supérieures constitue un atout.
- Expérience progressive en leadership couvrant les domaines des inscriptions/de la croissance, des finances et des opérations - idéalement dans un milieu scolaire ou au sein d’un organisme sans but lucratif.
- Expérience pertinente démontrant des compétences en communication et de solides aptitudes analytiques.
- Expérience avérée dans la mise en place ou l’amélioration d’un processus d’admission ou d’inscription.
- Aisance à gérer à la fois une petite équipe chargée des opérations courantes (inscriptions et croissance) et du personnel cadre expérimenté et autonome (opérations).
- Solides connaissances financières et aisance à présenter des rapports et à interagir avec un conseil d’administration.
- Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral; la maîtrise de l’allemand constitue un atout supplémentaire.
- Maîtrise de l’anglais requise pour soutenir la clientèle majoritairement non francophone de l’école ainsi que les parties prenantes internes et externes, y compris les autorités diplomatiques et consulaires allemandes, et pour produire et gérer adéquatement la documentation pertinente.
Caractéristiques personnelles
La personne idéale :
- Fait preuve d’assurance et de crédibilité dans ses interactions avec toutes les parties prenantes, qu’il s’agisse des familles actuelles et potentielles ou des membres du conseil d’administration.
- Dirige une équipe expérimentée et autonome en misant sur la confiance, la responsabilisation et la collaboration plutôt que sur la microgestion.
- A une vision stratégique de la croissance tout en gardant une perspective opérationnelle.
- Communique clairement dans les contextes institutionnels allemands, canadiens et québécois (ministères et associations).
- Gère efficacement plusieurs priorités et projets complexes en portant une attention particulière aux détails, en collaboration avec la directrice de l’école et le personnel.
- Instaure la confiance grâce à la transparence, à la fiabilité et à un solide esprit de service.
- Allie une vision stratégique à une approche pratique axée sur les solutions.
