Nous sommes à la recherche d’un
gestionnaire immobilier d’expérience à qui nous souhaitons confier la gestion du
Bayside Lakeshore, un immeuble de
127 logements locatifs situés à Pointe-Claire.
Le rôle est appelé à prendre de l’ampleur en 2027, avec l’ajout d’un
nouvel immeuble de 110 condos locatifs situé à Deux-Montagnes.
Sommaire du poste
La personne en poste assurera le bon fonctionnement des
opérations quotidiennes, tout en exécutant elle-même
certaines tâches administratives. Il supervise une petite équipe sur place, coordonne les travaux et les fournisseurs, prend en charge les différents enjeux opérationnels et locatifs, et collabore avec l’équipe de comptabilité du siège social en veillant à ce que les dossiers et informations financières soient maintenus avec rigueur. Il agit avec
autonomie,
jugement et
efficacité afin d’assurer le maintien et la valorisation de l’actif immobilier.
Principales responsabilités
Opération et coordination
- Assurer le bon fonctionnement quotidien de l’immeuble et veiller à la qualité générale des lieux;
- Coordonner et superviser le travail de l’équipe sur place (administrateur adjoint, surintendant, concierge externe et portier de fin de semaine);
- Établir les priorités, répartir les tâches et assurer le suivi de leur réalisation;
- Effectuer un suivi auprès des locataires afin de s'assurer de la satisfaction des travaux exécutés;
- Assurer le bon état des logements avant l'emménagement des nouveaux locataires;
- Veiller au respect des normes d’entretien et de sécurité de l’immeuble;
- Participer à la planification et au suivi des travaux d’entretien préventif afin d’assurer le maintien de l’immeuble en bon état;
- Coordonner les interventions des fournisseurs et entrepreneurs externes, assurer le suivi des travaux et vérifier la qualité des services rendus.
Administration
- Répondre aux appels, courriels et autres communications des locataires;
- Préparer les baux, renouvellements, avis et ententes, et mener au besoin les discussions ou négociations afférentes;
- Tenir à jour les dossiers des locataires et en assurer l’exactitude;
- Maintenir une organisation rigoureuse de l’ensemble des documents administratifs;
- Assurer la gestion et le réapprovisionnement des fournitures administratives nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l'immeuble.
Comptabilité
- Effectuer le suivi des loyers (encaissements, retards et relances);
- Effectuer les dépôts bancaires et assurer le suivi des encaissements selon les procédures établies;
- Valider les factures, numériser et consigner les factures au serveur, assurer la codification des factures selon le type de dépenses, vérifier l’exactitude des factures ainsi que leurs pièces justificatives avant de les soumettre à la direction pour approbation;
- Soumettre à la direction pour approbation tout paiement destiné à un fournisseur avant son exécution;
- Préparer les rapports administratifs et financiers de premier niveau demandés par la direction;
- Numériser et consigner au serveur des documents importants identifiés par le contrôleur comptable;
- Effectuer un suivi des dépenses d’exploitation et contribuer au respect du budget annuel de l’immeuble.
Gestion locative
- Agir à titre de personne-ressource auprès des locataires et entretenir des relations professionnelles et courtoises;
- Recevoir, documenter, assurer le suivi et contribuer à la résolution des plaintes des locataires dans des délais raisonnables;
- Gérer les renouvellements de baux ainsi que les discussions relatives aux ajustements de loyer;
- Assurer un suivi rigoureux du taux d’occupation de l’immeuble et contribuer aux efforts de location afin de minimiser les logements vacants;
- Veiller à ce que le processus de visites, mené par l’administrateur adjoint et le portier de fin de semaine, soit exécuté de façon rigoureuse et complète;
- Acheminer à la direction les dossiers de location, l’approbation finale des candidatures lui étant réservée;
- Préparer les dossiers destinés au Tribunal administratif du logement et représenter la Société lors des audiences lorsque requis.
Soutien à la direction
- Fournir un soutien administratif direct à la direction;
- Produire, au besoin, différents rapports administratifs, statistiques ou opérationnels demandés par la direction;
- Signaler sans délai à la direction toute situation susceptible d'entraîner un risque financier, juridique, opérationnel ou de réputation pour la Société ou l'immeuble.
Profil recherché
Nous recherchons un gestionnaire d’
expérience,
autonome et
imputable, capable d’assurer une
prise en charge complète de l’immeuble, tant sur le plan
opérationnel qu’administratif.
- Bilinguisme;
- Expérience significative en gestion d’immeubles résidentiels;
- Expérience en supervision et en gestion d’une petite équipe;
- Bonne connaissance de la mécanique, des systèmes et de l’entretien général d’un immeuble;
- Solides aptitudes administratives et capacité à prendre en charge ces fonctions de façon autonome;
- Compétences comptables;
- Connaissance et expérience avec HOPEM;
- Excellent sens des responsabilités et grande autonomie;
- Capacité à identifier les enjeux, établir les priorités et mettre en place des solutions.
