Titre du poste: Spécialiste en collections / Coordonnateur(trice) des comptes clients
Description Du Poste
Le ou la coordonnateur(trice) des comptes clients et des collections est responsable de la gestion des comptes clients, de la perception des paiements en souffrance, de la résolution des questions de facturation et du maintien de dossiers de comptes clients exacts. Le rôle implique une collaboration étroite avec les clients, les équipes de vente et les départements internes afin dassurer la rapidité des encaissements, de réduire les soldes en retard et de soutenir les objectifs de flux de trésorerie de lorganisation. Le poste combine les activités de collection, le service à la clientèle, la conciliation de comptes, la production de rapports et le soutien administratif.
Responsabilités
- Communiquer de façon proactive avec les clients au sujet des factures impayées et des soldes en souffrance.
- Consulter quotidiennement les rapports dancienneté et prioriser les activités de collection afin de maximiser la récupération des comptes clients.
- Effectuer le suivi des factures impayées par téléphone, par courriel et par correspondance écrite.
- Analyser les retards de paiement et collaborer avec les clients pour résoudre les écarts de facturation.
- Fournir aux clients des copies de factures, des relevés de compte, des preuves de livraison et toute autre documentation de soutien requise.
- Maintenir des dossiers détaillés des activités de collection et des communications avec les clients.
- Surveiller les tendances de paiement des clients et escalader les comptes à risque élevé au besoin.
- Collaborer avec les départements internes pour résoudre les enjeux qui nuisent au recouvrement des soldes en souffrance.
- Soutenir les initiatives visant à réduire les comptes en retard et à améliorer le délai moyen de recouvrement (DSO).
- Gérer les appels entrants planifiés des clients et offrir le soutien nécessaire.
- Effectuer les conciliations de comptes et maintenir des dossiers de comptes clients exacts.
- Traiter la correspondance par courriel et mettre à jour les informations des comptes clients.
- Préparer et soumettre les rapports hebdomadaires de comptes clients et de collections à la direction.
- Effectuer des tâches administratives générales, incluant le classement de documents, la photocopie, la tenue de dossiers et la saisie de données.
- Accomplir toute autre tâche connexe et participer à des projets spéciaux selon les demandes de la direction.
- Agir comme principal point de contact pour les demandes des clients liées aux comptes clients et à la facturation, tout en maintenant des relations positives et en atteignant les objectifs de collection.
- Répondre rapidement et professionnellement aux questions des clients concernant les factures, les crédits, les paiements et les soldes de compte.
- Travailler en étroite collaboration avec les représentants des ventes, les directions de district, les directions de magasin et les autres départements pour faciliter les collections et résoudre les enjeux clients.
- Coordonner avec le personnel des finances et de la comptabilité pour régler les écarts de paiement et les conciliations de comptes.
- Appuyer les demandes liées au crédit et soutenir les initiatives de gestion de comptes.
Compétences Essentielles
- Minimum de 1+ an dexpérience en collections de comptes clients dans un environnement entreprise à entreprise (B2B).
- 1+ an dexpérience en comptes clients, collections, crédit, facturation ou dans une fonction comptable connexe.
- Expérience en communication avec les clients concernant les soldes impayés et la résolution de paiements.
- Solide compréhension des processus de comptes clients, des rapports dancienneté et des pratiques de recouvrement.
- Maîtrise de Microsoft Excel et Outlook.
- Expérience avec des systèmes ERP ou de comptabilité.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en gestion de la relation client.
- Excellentes compétences en communication, autant à loral quà lécrit.
- Capacité à gérer plusieurs priorités tout en maintenant une grande attention aux détails dans un environnement dynamique.
- Solides compétences en organisation et en gestion du temps.
- Compétences démontrées en conciliation, en négociation, en tâches administratives et en appels de collection.
Compétences Supplémentaires & Qualifications
- Expérience de soutien à une clientèle répartie sur plusieurs régions ou territoires.
- Expérience dans la préparation et la présentation de rapports de comptes clients et de collections.
- Aisance à travailler dans un environnement de bureau principalement francophone.
- Capacité à collaborer efficacement avec des équipes multidisciplinaires, incluant les ventes, les finances et les opérations.
- Capacité à traiter linformation client de façon professionnelle et confidentielle.
Environnement De Travail
Il sagit dun poste à temps plein de 37,5 heures par semaine. De novembre à mars, la présence au bureau est requise environ 10 jours par mois. À compter de mars 2027, le poste suivra un modèle hybride avec une présence au bureau de 3 jours par semaine. Le milieu de travail au bureau est principalement francophone, tandis que le portefeuille de collections couvre des clients de lEst de lOntario jusquaux Maritimes. Le rôle implique lutilisation régulière de Microsoft Excel, Outlook et de systèmes ERP/comptables, ainsi que des communications fréquentes par téléphone et par courriel avec les clients et les équipes internes dans un environnement de bureau professionnel.
Type de poste & Emplacement
Ce poste Contract to Hire est basé à Montreal, QC.
Taux de rémunération & Avantages
La fourchette salariale associée à ce poste est de $23.00 - $28.00/hr.
La rémunération individuelle offerte pour ce poste, à lintérieur de cette fourchette, dépendra de nombreux facteurs, notamment les qualifications, les compétences, lexpérience pertinente, la connaissance du poste, la localisation géographique, léquité interne ainsi que dautres facteurs pertinents liés au poste.
Type de milieu de travail
Il s'agit d'un poste hybrid, situé à Montreal,QC.
Job Title: Collections Specialist / Accounts Receivable Coordinator
Job Description
The Accounts Receivable & Collections Coordinator manages customer accounts, collects outstanding payments, resolves billing inquiries, and maintains accurate accounts receivable records. This role works closely with customers, sales teams, and internal departments to ensure timely collections, reduce aging balances, and support the organizations cash flow objectives. The position combines collection activities, customer service, account reconciliation, reporting, and administrative support responsibilities.
Responsibilities
- Proactively contact customers regarding outstanding invoices and overdue balances.
- Review aging reports daily and prioritize collection activities to maximize recovery of receivables.
- Follow up on unpaid invoices through phone calls, emails, and written correspondence.
- Investigate payment delays and work with customers to resolve billing discrepancies.
- Provide customers with copies of invoices, statements of account, proof of delivery, and other supporting documentation as required.
- Maintain detailed records of collection activities and customer communications.
- Monitor customer payment trends and escalate high-risk accounts when necessary.
- Partner with internal departments to resolve issues impacting the collection of outstanding balances.
- Support initiatives aimed at reducing past-due accounts and improving Days Sales Outstanding (DSO).
- Manage scheduled incoming customer calls and provide support as required.
- Complete account reconciliations and maintain accurate customer account records.
- Process email correspondence and update customer account information.
- Prepare and submit weekly accounts receivable and collections reports to management.
- Perform general administrative duties, including document filing, photocopying, record maintenance, and data entry.
- Complete other related duties and special projects as assigned by management.
- Serve as a primary point of contact for customer inquiries related to accounts receivable and billing, while maintaining positive customer relationships and meeting collection objectives.
- Respond promptly and professionally to customer questions regarding invoices, credits, payments, and account balances.
- Work closely with sales representatives, district leaders, store leaders, and other departments to facilitate collections and resolve customer issues.
- Coordinate with finance and accounting personnel regarding payment discrepancies and account reconciliations.
- Assist with credit-related inquiries and support account management initiatives.
Essential Skills
- Minimum 1+ years of experience in accounts receivable collections in a business-to-business (B2B) environment.
- 1+ years of experience in Accounts Receivable, Collections, Credit, Billing, or a related accounting function.
- Experience contacting customers regarding outstanding balances and payment resolutions.
- Strong understanding of accounts receivable processes, aging reports, and collection practices.
- Proficiency in Microsoft Excel and Outlook.
- Experience working with ERP or accounting systems.
- Strong customer service and relationship management skills.
- Strong verbal and written communication skills.
- Ability to manage multiple priorities and maintain attention to detail in a fast-paced environment.
- Strong organizational and time-management skills.
- Demonstrated skills in reconciliation, negotiation, administration, and conducting collection calls.
Additional Skills And Qualifications
- Experience supporting customers across multiple regions or territories.
- Experience preparing and delivering accounts receivable and collections reports.
- Comfort working in a bilingual or French-speaking office environment.
- Ability to collaborate effectively with cross-functional teams, including sales, finance, and operations.
- Ability to handle sensitive customer information with professionalism and discretion.
Work Environment
This is a full-time position of 37.5 hours per week. From November to March, the role requires working in the office approximately 10 days per month. Starting in March 2027, the position will follow a hybrid model with 3 days per week in the office. The office environment operates primarily in French, while the collections portfolio covers customers from Eastern Ontario to the Maritimes. The role involves regular use of Microsoft Excel, Outlook, and ERP/accounting systems, as well as frequent phone and email communication with customers and internal teams in a professional office setting.
Job Type & Location
This is a Contract to Hire position based out of Montreal, QC.
Pay And Benefits
The pay range for this position is $23.00 - $28.00/hr.
Individual compensation offered for this position within this range will depend on many factors, including qualifications, skills, relevant experience, job knowledge, geographic location, internal equity, and other pertinent job-related factors.
Workplace Type
This is a hybrid position in Montreal,QC.
À propos d'Aston Carter
Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, lacquisition de talents, les achats, la chaine dapprovisionnement, et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de lindustrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre vaste réseau pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Aston Carter est au service dun grand nombre dentreprises du classement Fortune 500. Nous sommes fiers davoir remporté la désignation « Prix Platine » dans le cadre des prix Best of Staffing® Client et Talent décernés par ClearlyRated.
Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de légalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de lâge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut dancien combattant, dun handicap, de lorientation sexuelle, de lidentité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.
Si vous souhaitez faire une demande daccommodement raisonnable, tel que la modification ou lajustement du processus de demande demploi ou dentrevue à cause dun handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com pour connaître dautres options daccommodement.
Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada Québec)
Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada Québec)
Ordonnance sur légalité des chances de San Francisco: Conformément à lOrdonnance sur légalité des chances de San Francisco, pour tous les postes situés dans la ville et le comté de San Francisco, nous examinerons les candidatures des personnes qualifiées ayant un casier judiciaire ou des antécédents criminels.
Utilisation de lintelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser lintelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus dembauche, notamment la recherche, la présélection et lévaluation des candidatures. LIA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle-ci puisse être examinée à laide doutils dIA.
About Aston Carter
Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® Platinum Award winner for both client and talent service.
The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.
If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com for other accommodation options.
Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada Quebec)
Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada Quebec)
San Francisco Fair Chance Ordinance: Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, for all positions located in the city and county of San Francisco, we will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.
Use of Artificial Intelligence (AI): We may use Artificial Intelligence (AI) to support parts of our hiring process, including sourcing, screening, and evaluating candidates. AI helps assess applications and qualifications, but final decisions are made by our hiring team. By applying, you acknowledge and agree that your application may be reviewed using AI tools.
