We are seeking an Internal Customer Service Support to provide critical administrative and data management support to the Customer Excellence team. This role is highly data-driven and focused on maintaining the accuracy of customer orders, item, pricing, and order information within SAPB1.
Approximately 80% of the role is dedicated to data management, order processing, and customer administration activities, while 20% serves as ongoing support for the sample coordination process to ensure continuity during absences, peak periods, or increased business demands.
This position is ideal for a detail-oriented individual who enjoys working with systems, managing data integrity, solving discrepancies, and supporting operational excellence across multiple functions.
Key Responsibilities
Customer Data & Administrative Support - 80%
- Maintain customer master data within SAPB1, ensuring accuracy and completeness.
- Create and maintain item codes, customer records, and related system information.
- Process customer purchase orders, including EDI orders.
- Process master sales order and purchase order contracts.
- Process order cancellations, revisions, and related documentation.
- Attach and maintain supporting documentation within SAPB1.
- Process pricing updates and maintain pricing accuracy within company systems.
- Process item code updates and monitor data integrity.
- Review SAPB1 dashboards and reports and take appropriate follow-up action.
- Assist with customer platform administration, including document uploads, schedules, specifications, and related requirements.
- Validate information accuracy, identify discrepancies, investigate and resolve data inconsistencies in a timely manner.
- Support reporting and data maintenance activities for the Customer Excellence team.
- Handle administrative and clerical requests from Customer Excellence team members.
- Perform ad hoc administrative and operational support tasks as required.
Samples Process Backup Support - 20% ongoing support
- Provide backup coverage for sample coordination activities when required.
- Receive, unpack, organize, and store frozen food samples safely and efficiently.
- Maintain sample inventory and freezer organization to ensure accurate tracking and accessibility.
- Notify internal teams of sample arrivals and manage related communications.
- Coordinate the preparation, packaging, and shipment of samples to customers.
- Order and manage dry ice and other shipping materials required for sample shipments.
- Prepare and maintain documentation for domestic and international shipments.
- Scan, file, and distribute records related to LATAM and export shipments.
- Follow up proactively with suppliers, couriers, and service providers to ensure timely deliveries.
- Support urgent sample deliveries, including occasional airport pickups or drop-offs as required (expenses reimbursed).
- Manage courier shipments, incoming deliveries, and shipment tracking.
Qualifications & Skills
- Fluent in English, both written and spoken.
- Intermediate French proficiency is considered an asset.
- Ability to safely lift and handle sample boxes and materials weighing up to 40 pounds as part of regular job duties.
- Exceptional attention to detail and commitment to data accuracy.
- Troubleshooting and problem-solving skills.
- Proactive in managing highly time-sensitive shipments.
- Strong analytical skills.
- Ability to prioritize multiple tasks and meet deadlines in a fast-paced environment.
- High level of focus and accuracy when performing repetitive or detailed tasks.
- Comfortable performing both operational and admin repetitive tasks.
- Ability to identify discrepancies and proactively resolve issues.
- Advanced organizational and time-management skills.
- Ability to work under pressure and manage multiple priorities while meeting deadlines.
- Strong written and verbal communication skills.
- Ability to work independently and collaboratively within a team environment.
- Experience in business software systems (SAP, SAGE300, QuickBooks) considered a strong asset
Benefits
- Part of the annual discretionary bonus plan
- 2 weeks paid vacation per year
- Health/Dental insurance coverage (100% premiums paid by employer) after 3 months of employment
- TELUS Virtual Health Care Telemedicine after 3 months of employment
- Employee Assistance Program EAP
- 5 personal/sick days per calendar year
- 50% subsidized gym membership to Fit Forme Sources
- 2 days per week Work from Home, 3 days in the office (expected full time in office during the first 8-10 weeks training period)
- Half a day off on your birthday
- Flex Friday working hours (1 pm during summer, 3 pm other months)
- Casual professional work environment
- Weekly fresh fruit program
Only candidates that are considered for the position will be contacted.
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Nous recherchons un(e) assistant(e) au service client interne chargé(e) d’apporter un soutien administratif et de gestion des données essentiel à l’équipe Customer Excellence. Ce poste s’appuie fortement sur les données et vise à garantir l’exactitude des commandes clients, des articles, des tarifs et des informations relatives aux commandes dans SAPB1.
Environ 80 % du poste est consacré à la gestion des données, au traitement des commandes et aux activités d’administration client, tandis que les 20 % restants consistent à apporter un soutien continu au processus de coordination des échantillons afin d’assurer la continuité des opérations en cas d’absences, de périodes de pointe ou d’augmentation de la charge de travail.
Ce poste est idéal pour une personne soucieuse du détail qui aime travailler avec des systèmes, gérer l’intégrité des données, résoudre les divergences et contribuer à l’excellence opérationnelle dans plusieurs fonctions.
Principales responsabilités
Données clients et soutien administratif - 80 %
- Gérer les données de base clients dans SAPB1, en veillant à leur exactitude et à leur exhaustivité.
- Créer et mettre à jour les codes articles, les fiches clients et les informations système associées.
- Traiter les bons de commande des clients, y compris les commandes EDI.
- Traiter les contrats-cadres de commande client et d’achat.
- Traiter les annulations et modifications de commandes, ainsi que la documentation associée.
- Joindre et gérer les pièces justificatives dans SAPB1.
- Traiter les mises à jour tarifaires et veiller à l’exactitude des prix dans les systèmes de l’entreprise.
- Traiter les mises à jour des codes d’articles et contrôler l’intégrité des données.
- Analyser les tableaux de bord et les rapports SAPB1 et prendre les mesures de suivi appropriées.
- Participer à l’administration de la plateforme client, notamment en ce qui concerne les téléchargements de documents, les calendriers, les spécifications et les exigences associées.
- Valider l’exactitude des informations, identifier les divergences, analyser et résoudre les incohérences de données dans les meilleurs délais.
- Apporter un soutien aux activités de reporting et de gestion des données pour l’équipe Customer Excellence.
- Traiter les demandes administratives et de secrétariat émanant des membres de l’équipe Customer Excellence.
- Effectuer des tâches ponctuelles de soutien administratif et opérationnel selon les besoins.
Assistance à la gestion des échantillons – 20 % de soutien continue
- Assurer la relève pour les activités de coordination des échantillons lorsque cela est nécessaire.
- Réceptionner, déballer, organiser et stocker les échantillons alimentaires congelés de manière sûre et efficace.
- Gérer l’inventaire des échantillons et l’organisation des congélateurs afin de garantir un suivi précis et une bonne accessibilité.
- Informer les équipes internes de l’arrivée des échantillons et gérer les communications associées.
- Coordonner la préparation, le conditionnement et l’expédition des échantillons aux clients.
- Commander et gérer la glace carbonique et les autres matériaux d’expédition nécessaires à l’envoi des échantillons.
- Préparer et tenir à jour la documentation relative aux expéditions nationales et internationales.
- Numériser, classer et diffuser les documents relatifs aux expéditions vers l’Amérique latine et aux exportations.
- Assurer un suivi proactif auprès des fournisseurs, des transporteurs et des prestataires de services afin de garantir des livraisons dans les délais.
- Assister aux livraisons urgentes d’échantillons, y compris, le cas échéant, des enlèvements ou des dépôts ponctuels à l’aéroport (frais remboursés).
- Gérer les envois par transporteur, les livraisons entrantes et le suivi des expéditions.
Qualifications et compétences
- Maîtrise parfaite de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- Une maîtrise intermédiaire du français est considérée comme un atout.
- Capacité à soulever et à manipuler en toute sécurité des boîtes d'échantillons et du matériel pesant jusqu'à 40 livres dans le cadre des tâches habituelles.
- Sens aigu du détail et souci de l'exactitude des données.
- Compétences en matière de dépannage et de résolution de problèmes.
- Esprit d'initiative dans la gestion d'expéditions soumises à des délais très serrés.
- Solides compétences analytiques.
- Capacité à hiérarchiser plusieurs tâches et à respecter les délais dans un environnement au rythme soutenu.
- Grande concentration et grande précision lors de l’exécution de tâches répétitives ou minutieuses.
- A l’aise avec l’exécution de tâches répétitives, tant opérationnelles qu’administratives.
- Capacité à identifier les divergences et à résoudre les problèmes de manière proactive.
- Compétences avancées en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs priorités tout en respectant les délais.
- Solides compétences en communication écrite et orale.
- Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration au sein d’une équipe.
- Une expérience des logiciels de gestion d’entreprise (SAP, SAGE300, QuickBooks) est considérée comme un atout majeur.
Seuls les candidats retenus pour le poste seront contactés
