We are seeking an Internal Customer Service Support professional to manage and coordinate our samples process while providing administrative support to the Customer Excellence team. This role is heavily focused on the end-to-end management of frozen food samples, ensuring accurate handling, storage, documentation, and shipment to customers.
Approximately 80% of the role is dedicated to sample coordination, while the remaining 20% supports the Customer Excellence team through customer data management, order processing, and other administrative functions. This position is ideal for a highly organized and detail-oriented individual who enjoys balancing hands-on operational responsibilities with administrative support in a fast-paced environment.
Key Responsibilities
Samples Coordination - 80%
- Receive, unpack, organize, and store frozen food samples safely and efficiently.
- Maintain sample inventory and freezer organization to ensure accurate tracking and accessibility.
- Notify internal teams of sample arrivals and manage related communications.
- Coordinate the preparation, packaging, and shipment of samples to customers.
- Order and manage dry ice and other shipping materials required for sample shipments.
- Prepare and maintain documentation for domestic and international shipments.
- Scan, file, and distribute records related to LATAM and export shipments.
- Follow up proactively with suppliers, couriers, and service providers to ensure timely deliveries.
- Support urgent sample deliveries, including occasional airport pickups or drop-offs as required (expenses reimbursed).
- Manage courier shipments, incoming deliveries, and shipment tracking.
Internal Customer Service Support - 20%
- Handle administrative and clerical requests from the Customer Excellence team.
- Maintain customer master data in SAPB1
- Process customer purchase orders, including EDI orders.
- Process sales order and purchase order contracts.
- Process cancelled order requests and related documentation.
- Process pricing updates and item code updates.
- Create new item codes in SAPB1.
- Review SAPB1 dashboards and take appropriate action.
- Assist with customer platform administration, including document uploads and schedule maintenance.
- Provide ad hoc administrative support to the Customer Excellence team.
Qualifications & Skills
- Fluent in English, both written and spoken.
- Intermediate working proficiency in French is considered an asset.
- Ability to safely lift and handle sample boxes and materials weighing up to 40 pounds as part of regular job duties.
- Exceptional attention to detail and commitment to accuracy.
- Troubleshooting and problem-solving skills.
- Proactive in managing highly time-sensitive shipments.
- Strong organizational and time management skills.
- Ability to prioritize multiple tasks and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Strong written and verbal communication skills.
- Customer-focused mindset with excellent interpersonal skills.
- Ability to work independently while collaborating effectively with cross-functional teams.
- Comfortable performing both operational and admin repetitive tasks.
- Proficiency in Microsoft Office applications, including Excel, Word, and Outlook.
- Experience in business software systems (SAP, SAGE300, QuickBooks) considered a strong asset.
Benefits
- Part of the annual discretionary bonus plan
- 2 weeks paid vacation per year
- Health/Dental insurance coverage (100% premiums paid by employer) after 3 months of employment
- TELUS Virtual Health Care Telemedicine after 3 months of employment
- Employee Assistance Program EAP
- 5 personal/sick days per calendar year
- 50% subsidized gym membership to Fit Forme Sources
- 2 days per week Work from Home, 3 days in the office (expected full time in office during the first 8-10 weeks training period)
- Half a day off on your birthday
- Flex Friday working hours (1 pm during summer, 3 pm other months)
- Casual professional work environment
- Weekly fresh fruit program
Only candidates that are considered for the position will be contacted.
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Nous recherchons un(e) chargé(e) du service client interne pour gérer et coordonner notre processus de gestion des échantillons, tout en apportant un soutien administratif à l’équipe « Customer Excellence ». Ce poste est principalement axé sur la gestion de bout en bout des échantillons de produits surgelés, afin de garantir leur manipulation, leur stockage, leur documentation et leur expédition aux clients dans les règles de l’art.
Environ 80 % du temps de travail est consacré à la coordination des échantillons, tandis que les 20 % restants consistent à assister l’équipe « Excellence client » dans la gestion des données clients, le traitement des commandes et d’autres tâches administratives. Ce poste convient parfaitement à une personne très organisée et soucieuse du détail, qui apprécie de concilier des responsabilités opérationnelles concrètes et un soutien administratif dans un environnement dynamique.
Principales responsabilités
Coordination des échantillons - 80 %
- Réceptionner, déballer, organiser et stocker les échantillons alimentaires congelés de manière sûre et efficace.
- Gérer l’inventaire des échantillons et l’organisation des congélateurs afin de garantir un suivi précis et une bonne accessibilité.
- Informer les équipes internes de l’arrivée des échantillons et gérer les communications associées.
- Coordonner la préparation, le conditionnement et l’expédition des échantillons aux clients.
- Commander et gérer la glace carbonique et les autres matériaux d’expédition nécessaires à l’envoi des échantillons.
- Préparer et tenir à jour la documentation relative aux expéditions nationales et internationales Numériser, classer et diffuser les documents relatifs aux expéditions vers l’Amérique latine et à l’exportation.
- Assurer un suivi proactif auprès des fournisseurs, des transporteurs et des prestataires de services afin de garantir des livraisons dans les délais.
- Assurer les livraisons urgentes d’échantillons, y compris, le cas échéant, des enlèvements ou des dépôts ponctuels à l’aéroport (frais remboursés).
- Gérer les envois par transporteur, les livraisons entrantes et le suivi des expéditions.
Assistance au service client interne - 20 %
- Traiter les demandes administratives et de secrétariat émanant de l’équipe Customer Excellence.
- Tenir à jour les données de base clients dans SAPB1.
- Traiter les bons de commande des clients, y compris les commandes EDI.
- Traiter les contrats relatifs aux commandes client et aux bons de commande.
- Traiter les demandes d’annulation de commande et la documentation associée
- Traiter les mises à jour des tarifs et des codes article.
- Créer de nouveaux codes d’articles dans SAPB1.
- Consulter les tableaux de bord SAPB1 et prendre les mesures appropriées.
- Participer à l'administration de la plateforme client, notamment en chargeant des documents et en assurant la maintenance programmée.
- Apporter un soutien administratif ponctuel à l'équipe Customer Excellence.
Qualifications et compétences
- Maîtrise parfaite de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- Une maîtrise intermédiaire du français est considérée comme un atout.
- Capacité à soulever et à manipuler en toute sécurité des boîtes d'échantillons et du matériel pesant jusqu'à 40 livres dans le cadre des tâches habituelles.
- Sens aigu du détail et souci de la précision.
- Capacité à identifier et à résoudre les problèmes.
- Esprit d'initiative dans la gestion d'expéditions soumises à des délais très serrés.
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Capacité à hiérarchiser plusieurs tâches et à respecter les délais dans un environnement au rythme soutenu.
- Solides compétences en communication écrite et orale.
- Esprit orienté client et excellentes compétences interpersonnelles.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des équipes interfonctionnelles.
- Aisance dans l’exécution de tâches répétitives, tant opérationnelles qu’administratives.
- Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook.
- Une expérience des progiciels de gestion d’entreprise (SAP, SAGE300, QuickBooks) est considérée comme un atout majeur.
Avantages
- Participation au plan annuel de primes discrétionnaires
- 2 semaines de vacances payées par an
- Couverture d'assurance santé/dentaire (100% des primes payées par l'employeur) après 3 mois de travail
- Télémédecine Telus Virtual Health Care après 3 mois de travail
- Programme d'aide aux employés (PAE) après 3 mois de travail
- 5 jours de congé personnel/maladie par année civile
- Abonnement au centre de conditionnement physique Fit Forme Sources subventionné à 50 %.
- 2 jours par semaine de travail à domicile, 3 jours au bureau (présence à temps plein requise pendant les 8 à 10 premières semaines de formation)
- Une demi-journée de congé le jour de votre anniversaire
- Horaires de travail flexibles le vendredi (1 pm pendant l'été, 3 pm les autres mois)
- Environnement de travail décontracté
- Programme hebdomadaire de fruits frais
Seuls les candidats retenus pour le poste seront contactés
